۵ توصیه برای برقراری ارتباط مؤثر با کارکنان درطول بحران

هیچ رهبر شرکتی نیست که از اهمیت ارتباطات طی بحران اطلاع نداشته باشد. برقراری ارتباطات شفاف، ضروری و همدلانه به کارکنان کمک می‌کند تا هرچه سریعتر خود را با شرایط متغیر و غیر قابل پیش بینی حاصل از بحران تطبیق دهند. صداقت مدیران رده بالا در چنین شرایطی باعث افزایش سطح اعتماد به آنها شده و نشان دهنده احترام به کارکنان است. ایجاد چنین جوی در هر شرکتی باعث همدلی عمومی شده و پایه‌ای مستحکم را برای عبور از تلاطم‌های ناشی از بحران شکل می‌دهد.

مجله مدیریتی HBR اخیرا یک نظرسنجی را بین شرکت‌های دولتی، غیرانتفاعی و خصوصی انجام داده که چکیده آن در قالب ۵ راهکار اثرگذار برای ایجاد ارتباط موثر با کارکنان در طول بحران ارائه شده است. برای اطلاع از این راهکارها با دیجیاتو همراه باشید.

۱. با پرسنل ارتباط مکرر داشته باشید

برقراری مکرر ارتباط به کاهش ترس و عدم اطمینان کارکنان کمک کرده و آنها را خاطر جمع می‌کند که صدایشان شنیده می‌شود. شاید تکرار برخی پیام‌ها باعث خستگی رهبران شود اما افراد مختلف در شرکت باید پیام‌ها را از کانال‌ها و به طرف مختلف دریافت کنند تا خاطرشان آسوده شود.

در زمانی که سراسر سازمان را خبرهای ناخوشایندی فراگرفته که پرسنل در آن تقصیری ندارند، رهبران باید تنها کورسوهای امید را یافته و آنرا پیش چشم همه برجسته کنند. حتی اگر هیچ کورسویی هم نبود می‌توان با یادآوری مشکلات گذشته و نحوه عبور موفق به آنها اطمینان داد که شرکت این بار هم جان سالم به در خواهد برد. برخی شرکت‌ها برای نمایش قدرت خود در مقابله با بحران حتی در این دوران دست به استخدام نیروهای جدید هم می‌زنند.

۲.کانال‌های مطمئنی برای دریافت بازخورد ایجاد کنید

کارکنان باید قادر به ارائه بازخوردها و بیان دغدغه‌هایشان باشند، بدون اینکه ذره‌ای نگرانی درباره عواقب آن در میان باشد. مدیران در کنار رساندن پیام خود به گوش پرسنل باید روی اهمیت دریافت بازخورد و اطلاع از دیدگاه آنها هم تاکید کرده و روش‌‌های مختلفی را برای دریافت این پیام‌ها در اختیار آنها قرار دهند.

برای مثال ارتباط با بخش منابع انسانی، ارائه دیدگاه طی جلسات روزمره با مدیر، گفتگو با رهبر ارشد و ارائه پیشنهاد به صورت ناشناس از راه‌های متداول برقراری ارتباط است. اهمیت وجود کانال‌های متعدد در این است که احتمالا  کارکنان درباره اثر بخش بودن ارائه دیدگاه به مدیر مستقیم، HR یا مدیران ارشد دیدگاه یکسانی ندارد اما همه آنها نسبت به یکی از این روش‌ها اعتماد بیشتری خواهند داشت.

در نهایت رهبران باید با بازگو کردن خلاصه‌ای از پیام‌ها و دغدغه‌هایی دریافتی اقدامات متعاقب را اعلام کنند تا سطح اعتماد به آنها طی بحران و حتی پس از آن میان کارکنان افزایش پیدا کند.

۳. به افزایش بازدهی کارکنان دورکار کمک کنید

کارکنانی که حس کنند حتی در دوران دورکاری هم شرکت پشتشان را خالی نکرده و در کنارشان ایستاده، قطعا بازدهی و کارایی بالاتری خواهند داشت. با توجه به قیمت های فعلی تهیه تجهیزاتی مثل کامپیوتر، مانیتور دوم، صند‌‌لی‌های استاندارد و حتی هدست برای بسیاری از کارکنان آسان نیست. شاید برخی پرسنل امکان استفاده از ابزارهای شخصی را داشته باشند اما اگر شرکت به دنبال خروج سربلند از بحران است، باید به فکر سرمایه گذاری برای تهیه ابزارهای دورکاری برای کارکنانش باشد.

یکی از شرکت کنندگان در نظر سنجی «هاروارد» تاکید کرده به خاطر ناممکن بودن استفاده از تجهیزات در سطح شرکت، طی دورکاری بازدهی آنها کاهش یافته است. برای بسیاری از کارکنان دسترسی به ابزارهای مشابه با تجهیزات دفتر می‌تواند تغییرات شگرفی در عملکردشان داشته باشد.

بطور مشابه، شمار بالایی از کارمندان برای تنظیم زمان جلسات با توجه به شرایط خانوادگی و همچنین نگهداری از کودکان به کمک نیاز دارند. با توجه به مشکلاتی که جلسات تصویری با برنامه‌هایی مانند زوم در پی دارند، مدیران می‌توانند از تماس‌های تلفنی استفاده کنند.

۴. نگرانی‌ها پیرامون امنیت شغلی را برطرف کنید

مردم همیشه نگران شغل خود هستند و به همین علت، مدیران در زمان دورکاری باید امنیت شغلی آن‌ها را تضمین کنند. اگر امنیت شغلی یک کارمند در خطر باشد، باید هرچه سریع‌تر به وی اطلاع داده شود تا بتواند برای زندگی خود برنامه‌ریزی کند. در حقیقت اگر تعدیل نیرو در کار باشد، کارکنان باید از آن اطلاع پیدا کنند.

۵. برنامه‌ای برای آینده ارائه کنید

این بخش مربوط به نگرانی‌های کارکنان درباره شغلشان می‌شود. با توجه به بحران کنونی و همچنین شرایطی که همه ما با آن‌ها دست و پنجه نرم می‌کنیم، نگرانی مردم درباره آینده کسب و کارها طبیعی است و آن‌ها بدنبال اطلاع از  راه حل مدیران خود هستند. مدیران در ارتباطات خود باید تا جایی که می‌توانند اطلاعات پیرامون استراتژی‌های آینده را با کارکنان در میان بگذارند. در این میان شناسایی کارکنانی که در رسیدن به هدف بیشتر تلاش کرده یا به همکاران خود کمک می‌کنند، یک موج مثبت به راه می‌اندازد.

با توجه به تغییرات سریع و شگرفی که شیوع ویروس کرونا روی زندگی شخصی و کاری کارکنان داشته و همچنین شک و تردید درباره آینده، مردم بیش از گذشته بدنبال راهنمایی و پشتیبانی از سوی مدیران خود هستند. به عنوان یک مدیر و رهبر، آنچه می‌گویید و همچنین نحوه انتقال آن به کارکنان، نقش اساسی در تعیین نحوه عملکرد سازمان شما در دوران سخت کنونی و پس از آن دارد.