اهمیت مهارت برقراری ارتباط و چهار روش برای بهبود آن

مدیران موفق معمولا به توسعه فردی و یادگیری مهارت های مختلف اهمیت نشان می‌دهند. اما گاهی اوقات شرایطی پیش می‌آید که خطری جدی مجموعه را تهدید می‌کند و مدیران مجموعه اصلا متوجه آن نیستند.

ممکن است صاحبان کسب و کار، چنین شرایطی را تجربه کرده باشند. شرایطی که همه کارها به خوبی و منظم پیش می‌روند، نیروها، مسئولیت‌ها و وظایف خود را دقیق و کامل به انجام می‌رسانند و شرایط اصطلاحا گل و بلبل است. اما آیا این وضعیت ظاهرا عالی، اوج و نهایت شرایطی است که یک مدیر موفق به دنبال آن باشد؟ آیا ممکن است در پس ظاهر زیبای امور، مشکلاتی زیرپوستی مجموعه را تهدید کند؟

یکی از تهدیدهایی که برخی مدیران کسب و کار با آن دست و پنجه نرم می‌کنند و در پس شرایط ظاهرا خوب اصلا متوجه آن نیستند، فقدان و کمبود ارتباطات خوب با نیروهای کاری است. موضوع مهمی که گاهی در پس حجم کارها نادیده گرفته می‌شود.

در برخی مجموعه‌های کاری، در ظاهر همه همکاران و کارمندان از مدیر حرف شنوی دارند و مسئولیت‌ها را به خوبی انجام می‌دهند. اما آیا چنین شرایطی تایید می‌کند که مدیر مجموعه، ارتباط خوبی با نیروهای کاری برقرار کرده است؟

برخی بر این باورند که اگر کارها خوب پیش می‌رود و مسئولیت‌ها تمام و کمال به انجام می‌رسد، دیگر چه مشکل جدی می‌تواند وجود داشته باشد و چرا اصلا باید به موضوعات دیگر توجه نشان داد.

اما نکته مهم این است که اگر می‌خواهید در نقش مدیر، به عنوان رهبری فوق‌العاده و قدرتمند در مجموعه حضور داشته باشید، باید برای ارتباط خود با دیگران و خصوصا نیروهای کاری اهمیت و ارزش خاصی قایل شوید.

نوع و سبک ارتباط مدیران با زیرمجموعه‌های کاری، نقش مهمی در موفقیت طولانی مدت شرکت دارد و می‌تواند روحیه بهره وری را تقویت کند.

به نوع ارتباط خود با افراد زیر مجموعه و همکارانتان دقت کنید:

• آیا جزو آن دسته مدیرانی هستید که فقط دستور می‌دهند و شرح وظایف را مشخص می کنند؟
• آیا جزو آن دسته مدیرانی هستید که تنها نکات منفی و کاستی‌های پرسنل را گوشزد می‌کنند؟
• چقدر به احساسات و عواطف نیروهای خود اهمیت می‌دهید؟
• اصلا توجهی به نیازهای روانی و احساسات پرسنل خود می‌کنید؟
• ...

ارتباطات ضعیف در کار می‌تواند تبعات بسیار بدی برای امتداد فعالیت‌های کاری داشته باشد. ممکن است در کوتاه مدت با مشکلی روبرو نشوید ولی قطعا در دراز مدت، مجبور می‌شوید مشکلات بسیاری را حل و فصل کنید.

عدم ارتباط مناسب مدیران با کارمندان، منجر به ایجاد فشار روانی روی نیروها خواهد شد. کارمندان مجموعه نیز همین فشار را به مشتریان و مخاطبان کسب و کار منتقل می‌کنند. اگر به عنوان یک مدیر موفق، رونق کسب و کار برایتان اهمیت دارد، برقراری ارتباط درست و مناسب را در سرلوحه کارهای خود قرار دهید.

مهارت‌ های برقراری ارتباط خوب، آموختنی است و هر کسی می‌تواند این مهارت‌ ها را بیاموزد و در خود تقویت کند. در این مقاله قصد داریم چهار راهکار موثر و کاربردی برای بهبود مهارت‌ های ارتباطی را با شما درمیان بگذاریم:

اول: ارتباطات غیرکلامی اهمیت بسیار زیادی دارند

ارتباط ما با دیگران، تنها به ارتباطات کلامی ختم نمی‌شود و ما از طریق زبان بدن و حالات چهره نیز با دیگران ارتباط برقرار می‌کنیم. مطالعات نشان می دهد در هرارتباطی، ۵۵٪ پیام از طریق زبان بدن، ۳۸٪ از طریق لحن بیان و فقط ۷٪ از طریق کلمات به طرف مقابل منتقل می‌شود.

درنتیجه اگر بخواهیم روی بهبود ارتباطات خود کار کنیم، ناگزیر هستیم مهارت‌ های ارتباطات غیرکلامی را جدی بگیریم. حالت نشستن، فراز و فرود صدا و تماس چشمی از اهمیت بسیار بالایی در ارتباط برخوردار هستند. افرادی که تسلط بیشتری روی مهارت ‌های غیرکلامی دارند، افرادی بازتر و محبوب‌تر به نظرمی‌رسند. تسلط بر مهارت‌های ارتباط غیرکلامی باعث جذابیت بیشتر و افزایش کاریزمای شخصی نیز خواهد شد.

دوم: نحوه صحبت کردن خودتان را ضبط کرده و تماشا کنید

اگر به دنبال راهکاری عالی برای بهبود مهارت های ارتباطی هستید، ارتباطات خودتان را مستند سازی کرده و آن را با دقت مورد بررسی قرار دهید. به راحتی می‌توانید مکالمات خود را در یک جلسه کاری ضبط کنید و بعد از جلسه به لحن بیان  و گفتار خودتان توجه کنید.

مدیران موفقی همین رویکرد را در پیش گرفته و به نتایج جالبی رسیده‌اند. مثلا برخی مدیران متوجه شدند که نحوه توضیح دادن کار به پرسنل اصلا مناسب نبوده و بسیاری اوقات اصلا کارمندان متوجه صورت مساله و تعریف درست کار نمی‌شوند. درنتیجه مهارت‌ های ارتباطی می‌تواند روی بهبود کارها نیز تاثیر به‌سزایی داشته باشد.

با مرور و بررسی دیالوگ‌های خود با افراد مختلف می‌تواند به نقاط قوت و ضعف احتمالی در ارتباطات ‌تان پی ببرید. ببینید به سوالات طرف مقابل چگونه پاسخ می‌دهید؟ آیا درک درستی از طرف مقابل دارید یا خیر؟ آیا پاسخی شفاف و مناسب ارائه می‌دهید یا خیر؟

سوم: بیشتر شنونده باشید تا گوینده

اگردر ارتباط با دیگران بیشتر شمادر حال صحبت کردن هستید و اصلا گوش شنوا برای شنیدن صحبت‌های طرف مقابل ندارید، باید برای بهبود این وضعیت کار جدی انجام دهید. شنونده فعال بودن یکی از بهترین روش‌ها بری برقراری ارتباط خوب است. در نقش یک مدیر، وقتی کارمندان بدانند که شما واقعاً به آنها گوش می‌دهید ، در صورت نیاز به صحبت درباره یک موضوع ، حتما مشکلات را با شما درمیان می‌گذارند.

یک مدیر موفق، با دقت و تمرکز به صحبت‌های طرف مقابل گوش می‌دهد، سوالات را کاملا می‌شنود و بعد از پاسخ دهی به هر سوال به سراغ پاسخ دهی به سوال بعدی می‌رود. مهارت خوب گوش دادن، با تمرین تقویت می‌شود و می‌تواند روی بهبود ارتباطات نقش مهمی داشته باشد.

چهارم: جلسات تمرینی برای بهبود ارتباطات برگزار کنید

یکی از روش‌های خوبی که می‌تواند به بهبود مهارت‌ های ارتباطی کل مجموعه کمک کند، برگزرای جلسات تمرین مهارت ‌های ارتباطی است که هم مدیران و هم کارمندان می‌توانند همزمان در آن شرکت کنند. برقراری ارتباط تنها به قدرت تکلم خلاصه نمی‌شود. د رجلسات تمرینی، شرکت کنندگان می‌توانند روی یک موضوع مشخص صحبت کنند تا مشکلات احتمالی ارتباطی آنها در این جلسات مشخص شود. این تمرینات باید با برنامه ریزی و به درستی اجرا شود تا بتواند به بهبود ارتباطات کل تیم کمک کند.

برخی شرکت‌ها برای بهبود روابط کاری، بازی‌های آموزشی برای تقویت مهارت‌ های ارتباطی و مذاکره، به صورت گروهی انجام می‌دهند.

برقراری ارتباطات عالی نه تنها به مدیران در نقش رهبر مجموعه و در محیط کار، بلکه در تمام ابعاد زندگی می‌تواند بسیار کمک کند. خواه در جلسه شرکت کنید، با سخنرانی داشته باشید یا در حال پاسخگویی به مشتریان باشید، ارتباط موثر و خوب، موفقیت‌های خوبی برای شما به همراه خواهد آورد.