نگاهی به مایکروسافت آفیس ۲۰۲۱؛ هرآنچه باید درباره قابلیت‌ها و تغییرات آن بدانید

آفیس ۲۰۲۱ همزمان با انتشار نسخه عمومی ویندوز ۱۱ در اختیار کاربران قرار گرفت. همچنین نسخه‌ای مخصوص از مجموعه نرم افزارهای آفیس تحت عنوان LTSC هم در گذشته عرضه شده بود که بیشتر بهبودها و به‌روزرسانی‌های آفیس ۲۰۲۱ را در خود جای داده است.

طبق گفته‌های مدیر ارشد سرویس مایکروسافت ۳۶۵، نسخه LTSC برای کسب و کارهای خاصی در نظر گرفته شده است که امکان دریافت آپدیت‌ها در آینده نزدیک را نداشته‌اند و چنین نسخه‌ای مناسب کاربران عادی نیست. برای یافتن اطلاعات بیشتر پیرامون Office 2021 LTSC می‌توانید به صفحه رسمی آن در وب سایت مایکروسافت مراجعه کنید. در ادامه نگاه کاملی به آفیس 2021 مایکروسافت داریم.

حداقل سخت افزار مورد نیاز برای آفیس ۲۰۲۱

مایکروسافت به صورت رسمی حداقل سخت افزار مورد نیاز برای اجرای جدیدترین نسخه از مجموعه آفیس را منتشر نکرده است؛ در نتیجه به نظر نمی‌رسد که تفاوت چندانی میان پیش نیازهای آفیس ۲۰۱۹ و ۲۰۲۱ وجود داشته باشد. اگر از دستگاهی بهره می‌برید که آفیس ۲۰۱۹ روی آن اجرا می‌شود، به احتمال بسیار زیادی می‌توانید آفیس ۲۰۲۱ را نیز بدون مشکل روی آن نصب کنید. حداقل سخت افزار مورد نیاز احتمالی برای اجرای نرم افزارهای آفیس جدید مطابق لیست زیر خواهد بود.

• پردازنده دو هسته‌ای با فرکانس ۱ گیگاهرتز
• واحد گرافیکی با پشتیبانی از دایرکت ایکس ۹ در کنار WDDM 2.0
• ۴ گیگابایت رم
• ۴ گیگابایت حافظه داخلی آزاد
• نمایشگر با حداقل رزولوشن ۱۲۸۰ در ۷۶۸ پیکسل
• نسخه ۴.۶ برنامه دات نت فریم‌ورک برای دسترسی به برخی قابلیت‌ها
• برخی از ویژگی‌های اوت لوک نیازمند Edge WebView2 خواهد بود

تغییرات عمومی در نرم افزارهای آفیس ۲۰۲۱

بیشتر قابلیت‌های جدید و تغییرات صورت گرفته در آفیس ۲۰۲۱ به صورت عمومی در برنامه‌های اکسل، ورد و پاورپوینت دیده می‌شوند؛ درحالی که برخی دیگر شامل وان نوت، اوت لوک، اکسس، ویزیو، پابلیشر، پراجکت و اکسس نیز می‌شوند. در ادامه نگاهی به ویژگی‌های تازه که به شکل عمومی در بیشتر نرم افزارهای نسخه ۲۰۲۱ دیده می‌شوند، خواهیم داشت.

ویرایش همزمان اسناد

به لطف قابلیت Co-author در آفیس ۲۰۲۱، کاربران می‌توانند به صورت همزمان و همراه با دیگر افراد اقدام به ساخت و ویرایش اسناد در برنامه‌های ورد، اکسل و پاورپوینت کنند. همچنین دیگر نیازی به ثبت یادداشت‌ها یا ارسال ایمیل جهت یادآوری تغییرات صورت گرفته در اسناد نخواهد بود زیرا تمامی کاربران مشترک یک سند از ویرایش‌های انجام شده در آن مطلع خواهند شد. اگر دو یا چند کاربر در یک زمان در حال ویرایش سندی باشند، می‌توانند از حضور یکدیگر اطلاع پیدا کنند. البته خبری از ویژگی گفته شده در نسخه LTSC نیست. 

برای دسترسی به قابلیت گفته شده، اسناد آفیس باید در سرویس‌های وان درایو، SharePoint یا تیمز ذخیره‌سازی شوند. قابل ذکر است که ویژگی مذکور به صورت همزمان از طریق نسخه دسکتاپ یا تحت وب برنامه‌های آفیس قابل دسترسی خواهد بود. برای فعال‌سازی آن ابتدا گزینه Share را از منوی گوشه راست انتخاب کنید و سپس آدرس ایمیل افرادی که قصد اشتراک گذاری فایل با آن‌ها را دارید، وارد نمایید. اگر اطلاعات آن‌ها از قبل در آدرس بوک شما ذخیره شده باشد، تنها انتخاب نام آن‌ها کافی خواهد بود. در ادامه پیامی کوتاه را برای مشترکین بنویسید و در نهایت کلید Send را بزنید. 

همکاری بهتر با سیستم مدرن کامنت

مایکروسافت سعی داشته است تا تجربه‌ای جدید از فرایند نظر دادن را برای کاربران آفیس ۲۰۲۱ فراهم کند که در نسخه موبایل و دسکتاپ برنامه‌های ورد، اکسل و پاورپوینت قابل دسترس خواهد بود. برای مثال از این پس امکان چسباندن نظرات به المان‌های مختلف در فایل‌ها وجود دارد و با جابه‌جا کردن آن‌ها، نظر نوشته نیز به محل جدید منتقل خواهد شد. حتی می‌توان از ویژگی گفته شده برای متصل کردن نظرات به بخش خاصی از یک متن نیز بهره برد.

در نسخه‌های Business و Enterprise قابلیت منشن‌دهی در بخش نظرها به دیگر کاربران پدید آمده است تا بتوان توجه فرد یا افراد خاصی را به یک موضوع جلب کرد. افراد منشن شده در نظرات، یک ایمیل اطلاع‌رسانی از سوی مایکروسافت دریافت خواهند کرد. همچنین پس از حل مشکل مشخص شده در یک نظر خاص می‌توان از گزینه Resolve thread برای نشان‌گذاری آن استفاده کرد. شایان ذکر است که کاربران می‌توانند در هر زمانی اقدام به غیرفعال‌سازی سیستم مدرن کامنت کنند و ویژگی گفته شده در نسخه LTSC قابل دسترس نخواهد بود.

رابط کاربری جدید با طراحی مونولاین

مایکروسافت تنها به فکر افزودن و بهبود قابلیت‌های عملکردی در مجموعه نرم افزارهای آفیس ۲۰۲۱ نبوده و سعی داشته است تا تجربه بصری مدرن‌تری نیز برای کاربران خود فراهم کند. اکنون تب‌های بازطراحی شده در نوار ابزار بالایی برنامه‌ها قابل دسترس خواهند بود و آیکن‌های مونولاین با طراحی ساده و تمیزتر مشاهده می‌شوند که از ترکیب رنگ‌های خنثی بهره می‌برند. حاشیه‌های پنجره‌ها هم خمیدگی بیشتری نسبت به گذشته دارد و شمایلی مدرن را تداعی می‌کند. البته نسخه LTSC همچنان با ظاهر قدیمی‌تر ارائه می‌شود.

دسترسی به تصاویر و‌ آیکن‌های بیشتر

کاربران آفیس ۳۶۵ اکنون می‌توانند از محتوای پرمیوم بیشتری از جمله تصاویر و آیکن‌ها در اسناد خود استفاده کنند. مجموعه Creative Content آفیس دربرگیرنده کتابخانه‌های عظیمی از فایل‌های چندرسانه‌ای است که می‌توانند جهت افزایش جذابیت بصری ارائه‌ها، ایمیل‌ها و سایر اسناد ساخته شده با برنامه‌های آفیس مورد استفاده قرار گیرند. ورد، اکسل، پاورپوینت، اوت لوک، ویزیو و شیرپوینت از ویژگی گفته شده پشتیبانی می‌کنند.

با مراجعه به تب Insert و انتخاب گزینه Pictures و سپس Stock Images می‌توان به موارد گفته شده دسترسی داشت. توجه داشته باشید که این قابلیت تنها مختص به مشترکین آفیس ۳۶۵ خواهد بود و کاربران نسخه تحت وب که وارد حساب کاربری خود نشده باشند، تنها به قسمت محدودی از محتوا دسترسی پیدا می‌کنند. مایکروسافت وعده داده است که به صورت ماهانه اقدام به افزودن محتوای جدید به کتابخانه‌های خود می‌کند.

دسترسی آسان با نوار جستجو

در قسمت بالایی نرم افزارهای آفیس ۲۰۲۱ (شامل ورد، اکسل، پاورپوینت، اوت لوک و وان نوت) نوار جستجوی جدیدی قرار گرفته است که امکان دسترسی به موارد مختلف از جمله متون، راهنماها، تنظیمات و دستورات را فراهم می‌کند. این قابلیت در حال حاضر برای کاربران سرویس آفیس ۳۶۵ عرضه شده است که در طرح آفیس اینسایدر ثبت نام کرده‌اند و انتظار می‌رود در آینده‌ای نزدیک، امکان دسترسی عموم به آن فراهم شد.

اگر از نسخه Business آفیس ۳۶۵ بهره می‌برید، می‌توانید نام افرادی که با آن‌ها بیشترین تعامل را داشته‌اید نیز در هنگام کلیک روی نوار جستجو مشاهده نمایید. قابلیت گفته شده از طریق کلید میانبر Alt + Q قابل دسترس خواهد بود. مایکروسافت براساس عملکرد اخیر کاربر اقدام به نمایش پیشنهادهای جستجو می‌کند. از سایر امکانات نوار جستجوی جدید می‌توان به یافتن فایل‌ها در کنار نمایش معنی کلمات و اطلاعات تکمیلی به کمک موتور جستجوی بینگ اشاره کرد.

بهبود ابزارهای طراحی و رسم شکل

ابزارهای مرتبط با طراحی و نقاشی در ورد، اکسل و پاورپوینت نیز دستخوش تغییراتی شده‌اند و کاربران آفیس ۳۶۵ در کنار دارندگان دستگاه‌های مبتنی بر iOS می‌توانند بهبودهای صورت گرفته دسترسی داشته باشند. ابزار Lasso که در گذشته محدود به اکسل و پاورپوینت شده بود، اکنون از طریق برنامه ورد نیز قابل استفاده خواهد بود و برای انتخاب دست نوشته‌ها کاربرد دارد.

ابزار Point Eraser نیز قابلیت جدیدی است در برنامه آفیس ۲۰۲۱ است که جهت پاک کردن سریع‌تر و آسان‌تر موارد مختلف قابل استفاده است. البته ویژگی گفته شده هنوز برای برنامه اکسل عرضه نشده است. همچنین تغییرات صورت گرفته توسط کاربران از جمله شخصی‌سازی رنگ قلم‌ها، به صورت ابری ذخیره‌سازی می‌شوند و قابلیت دسترسی به تنظیمات مشابه از طریق دستگاه‌های مختلف امکان‌پذیر شده است.

گزینه Sketched نیز ویژگی جدیدی است که در میان موارد قابل انتخاب برای حاشیه المان‌های مختلف دیده می‌شود و از طریق تب Shape Format و بخش Shape Outline قابل دسترس خواهد بود. کاربران با مراجعه به قسمت Weight نیز می‌توانند ضخامت حاشیه‌ المان‌ها را به صورت دلخواه تنظیم کنند.

پشتیبانی از فرمت OpenDocument نسخه ۱.۳

برنامه‌های محبوب آفیس ۲۰۲۱ از جمله ورد، اکسل و پاورپوینت قادر هستند تا از فایل‌هایی با نسخه ۱.۳ فرمت ODF (پسوندهای odt، ods و odp) پشتیبانی به عمل آورند. البته این تغییر موجب شده است تا جهت ذخیره اسناد آفیس با فرمت ODF، نسخه ۱.۳ به تنها گزینه موجود تبدیل شود و دیگر امکان بهره‌گیری از نسخه ۱.۲ وجود نخواهد داشت. نسخه‌های قدیمی‌تر آفیس امکان باز کردن فایل‌های دارای فرمت نسخه ۱.۳ را خواهند داشت اما نمی‌توانند به صورت کامل از قابلیت‌های جدید آن‌ها پشتیبانی کنند. قابلیت گفته شده در هر دو نسخه مایکروسافت ۳۶۵ و LTSC وجود دارد.

سایر تغییرات و بهبودهای عمومی

قابلیت Accessibility Checker می‌تواند به صورت پیوسته و مداوم اقدام به پایش وضعیت اسناد کند و در صورت یافتن مشکلات، از طریق استاتوس بار هشدارهای لازم را برای کاربر صادر نماید. دسترسی به این ابزار از طریق تب Review امکان‌پذیر خواهد بود.

مایکروسافت ادعا دارد که عملکرد چهار نرم افزار ورد، اکسل، پاورپوینت و اوت لوک نسبت به گذشته بهبود یافته است و اکنون از پایداری و سرعت بیشتری بهره می‌برند. افزایش سرعت شامل مواردی مثل دریافت سریع‌تر پاسخ محاسبات از طریق عملکردهای SUMIF و COUNTIF در اکسل می‌شود.

نگهداری فایل‌ها در آفیس ۲۰۲۱ نیز با اطمینان بیشتری نسبت به گذشته صورت می‌گیرد و کاربران پس از آپلود اسناد خود روی سرویس‌های وان درایو و شیرپوینت آنلاین، می‌توانند تغییرات صورت گرفته را به نیز به صورت همزمان در نسخه‌های پشتیبان خودکار به همراه داشته باشند؛ در نتیجه کوچک‌ترین ویرایش‌ها در هر فایل ذخیره‌سازی می‌شود و احتمال از دست رفتن تغییرات اعمال شده را بسیار کاهش می‌دهد.

تغییرات و بهبودهای اختصاصی اکسل ۲۰۲۱

عملکرد XLOOKUP قابلیت جدیدی در اکسل ۲۰۲۱ است که امکان یافتن آسان‌تر موارد مختلف در جداول را فراهم می‌کند. برای مثال به کمک آن می‌توان اقدام به جستجوی عبارتی خاص در یک ستون کرد و نتیجه‌ای از سطری مشابه در ستونی دیگر دریافت نمود. این عملکرد می‌تواند طیف وسیعی از آرایه‌ها را جستجو کند و اولین مورد منطبقی یافت شده را به عنوان نتیجه بازگرداند. اگر هیچ مورد منطبقی یافت نشود، نزدیک‌ترین نتیجه نمایش داده می‌شود.

آرایه‌های داینامیک، ویژگی تازه دیگری در اکسل محسوب می‌شود که به کمک آن می‌توان از یک فرمول، آرایه‌ای از مقادیر را دریافت کرد. همچنین می‌توان مقادیر برگشتی را تحت قابلیت Spilling به سلول‌های هم‌جوار اختصاص داد. عملکرد LET نیز از این پس می‌تواند به نتایج محاسبات، نام اختصاص دهد که دسته‌بندی نتایج نهایی را آسان‌تر می‌کند و امکان ذخیره اطلاعات در مراحل میانی محاسبات و فرمول‌ها را فراهم می‌کند.

عملکرد جستجوی XMATCH قادر است عبارتی خاص را در آرایه یا طیفی از سلول‌ها بیابد و سپس موقعیت نسبی نتایج را نمایش دهد. همچنین امکان بازگرداندن نتیجه جستجو به صورت آرایه هم وجود دارد. همچنین کاربران می‌توانند وضعیت دیداری ورک‌شیت‌ها را به صورت مجزا از یکدیگر تغییر دهند؛ بدون آنکه بر سایرین تاثیرگذار باشد. به کمک Accessibility ribbon نیز می‌توان تمامی ابزارهای دلخواه را به صورت یکجا در دسترس داشت.

تغییرات و بهبودهای اختصاصی پاورپوینت ۲۰۲۱

به گفته مایکروسافت، قابلیت ضبط اسلایدشو در پاورپوینت ۲۰۲۱ نسبت به گذشته بهبود پیدا کرده است و برخی امکانات جزئی جدید به آن افزوده شده است. کاربران می‌توانند گزینه‌های Replay و Rewind را به المان‌های نقاشی شده در اسلایدها اضافه کنند و آن‌ها را به صورت افکت نوشتاری داشته باشند. امکان تغییر زمان‌بندی کشیده شدن المان‌های مختلف هم وجود دارد.

در هنگام ساخت اسلایدها می‌توان ترتیب متون و المان‌های گوناگون را به صورت مجزا جهت استفاده در ابزارهای Screen Reader تعریف کرد تا پیام بهتر و آسان‌تر به مخاطب منتقل شود. همچنین ابزار Accessibility Checker که در قسمت‌های قبلی به آن اشاره کردیم، می‌تواند در چینش صحیح موارد به کاربران کمک کند. ویژگی Link to this Slide نیز جهت دعوت سایر افراد برای کار روی یک اسلاید خاص در نظر گرفته شده است. البته افراد دعوت شده همچنان به سایر اسلایدها دسترسی خواهند شد و تنها در ابتدا و به شکل مستقیم به اسلاید مورد نظر هدایت می‌شوند. امکان کنترل سطح دسترسی سایر کاربران نیز برای ویرایش یا مشاهده اسلایدها وجود دارد.

تغییرات و بهبودهای اختصاصی ورد و اوت لوک ۲۰۲۱

از مهم‌ترین ویژگی‌های افزوده شده به نسخه جدید نرم افزار ورد می‌توان به قابلیت Line Focus اشاره کرد که امکان نمایش تنها چند خط مشخص جهت افزایش تمرکز و جلوگیری از حواس‌پرتی را فراهم می‌کند. کاربران می‌توانند میزان تعداد خطوط را میان اعداد ۱، ۳ و ۵ انتخاب کنند.

برنامه اوت لوک از این پس میزبان مترجم داخلی است که ترجمه ایمیل‌ها به بیش از ۷۰ زبان را امکان‌پذیر می‌کند. نوار جستجوی قرار گرفته در قسمت بالایی نرم افزار هم می‌تواند در میان ایمیل‌های مختلف به دنبال عبارت مورد نظر بگردد. در نهایت کاربران می‌توانند از قابلیت‌های مرتبط با Ink (نقاشی با قلم، انگشتان یا موس) در اوت لوک نیز بهره ببرند.

آیا امکان آپگرید از آفیس ۲۰۱۹ به ۲۰۲۱ وجود دارد؟

متاسفانه دارندگان آفیس ۲۰۱۹ نمی‌توانند به صورت رایگان اقدام به آپگرید کنند و فرایندی مثل به‌روزرسانی رایگان از ویندوز ۱۰ به ۱۱ در دسترس نیست. البته دارندگان اشتراک مایکروسافت ۳۶۵ قادر خواهند بود تا از نسخه جدید تمامی ابزارها و نرم افزارهای آفیس ۲۰۲۱ بهره ببرند و قابلیت‌ها و بهبودهای تازه به صورت آپدیت‌های خودکار در دسترس آن‌ها قرار می‌گیرد.