در چهارمین رویداد گراف دی چه گذشت؟ روابط عمومی و مدیریت در یک مسیر

کارشناسان بر این باورند که ارتباط بین روابط عمومی معتمد و مدیریت مقتدر در شرایطی ثمر بخش خواهد بود که در یک راستا باشند. این روند نتیجه مطلوبی برای سازمان خواهد داشت و موجب می‌شود که تعاملی پویا بین این دو بخش برقرار شود. در چهارمین رویداد گراف‌دی، البته تاکید شد که روابط عمومی نهادی نمایشی یا صرفا مسئول برگزاری گردهمایی‌ها نیست بلکه وظایفی کلان‌تر بر عهده دارد.

چهارمین رویداد گراف دی با شعار «روابط عمومی معتمد و مدیریت مقتدر» با معرفی مدیران عامل ارتباط گرا به میزبانی صندوق نوآوری و شکوفایی ریاست جمهوری و حضور مدیران روابط عمومی بخش‌های دولتی و استارتاپ‌ها برگزار شد.

این رویداد برای چهارمین مرحله با هدف تحلیل و بررسی چالش‌ها و امکانات روابط‌عمومی‌ها برگزار شد. بررسی جریان ارتباط بین مدیران ارشد سازمانی و همچنین مدیران روابط‌عمومی یکی از مهم‌ترین خطوط فکری این رویداد بود.

همچنین در بخش پنل این رویداد که با حضور افراد خبره و با سابقه حوزه روابط عمومی کشور برگزار شد؛ چالش مورد توجه بیش از هر نکته دیگری چگونگی برقراری ارتباط بین مدیر ارشد و مدیر روابط عمومی بود. چطور می‌توان یک مقام ارشد از وزیر تا حتی رئیس‌جمهور را با رویکردها و روش‌های روابط عمومی نوین، وارد مسیری موفقیت آمیزتر کرد.

دعوت از روابط‌عمومی‌ها برای تبلیغ زیست‌بوم فناوری

سیاوش ملکی‌فر، معاون صندوق نوآوری و شکوفایی ریاست جمهوری در بخش ابتدایی این رویداد با اشاره به اهمیت زیست‌بود فناوری‌های نوآورانه گفت: « از دوستان روابط عمومی‌ می‌خواهیم ‌در کل زیست بوم فناوری، اقتصاد دانش بنیان را تبلیغ کنند؛ چرا که راه فراری از آن نداریم و در آینده قرار است در اقتصاد دانش بنیان زندگی کنیم.»

معاون صندوق نوآوری و شکوفایی ریاست جمهوری با بیان اینکه اقتصاد دانش بنیان مفهوم‌ پیچیده‌ای است، گفت: «ما در مسیرهای مختلف درباره این مفهوم دچار کژفهمی‌ شدیم. شرکت‌های دانش بنیان در صنعت نفت، حمل و نقل و دیگر صنایع با سایر شرکت‌ها همکاری دارند و‌ از دوش شرکت‌ها باری برمی‌دارند.»

روابط‌عمومی و نقش آن در توسعه سازمان

بخش پنل این نشست با حضور محمد خوانساری، معاون وزیر ارتباطات، داوود زارعیان رئیس شورای سیاست گذاری گراف دی، قاسم بی‌نیاز مدیر روابط عمومی انرژی اتمی، صدیقه ببران مدیر پیشین روابط عمومی وزارت نیرو و استاد دانشگاه و همچنین امیر لعلی مدیر سابق روابط عمومی بانک دی برگزار شد. همچنین دکتر شکری مدیریت این پنل را بر عهد داشت.

محمد خوانساری، معاون وزیر ارتباطات و رییس سازمان فناوری اطلاعات در بخش ابتدایی این پنل که با عنوان «مدیران ارشد، روابط عمومی و استراتژی تعامل این دو بازوی مهم» برگزار شد با اشاره به اینکه حضور شایسته افراد در رویداد گراف‌ دی به معنای دغدغه داشتن در مسیر ارتباطات است، گفت: «چهره یک‌ سازمان در دید مخاطبان بر مبنای عملکرد روابط عمومی‌ شکل می‌گیرد. هر سازمانی اگر بخواهد برای مخاطبان خود مفید واقع شود، باید به روابط عمومی توجه کند.»

خوانساری در ادامه توضیحات خود گفت: «در دستگاه‌‌هایی که سابقه فنی دارند، مثل سازمان‌هایی تخصصی و دانش بنیان که در حال فعالیت هستند، شاهد هستیم که برقراری ارتباط با مخاطب عام و حتی مدیریتی و خاص، پیچیده‌تر از سازمان‌های معمولی است.»

به گفته او در سازمان‌های تخصصی افراد به سختی با رسانه‌ها ارتباط می‌گیرند ‌و به همین دلیل با مخاطب عام ارتباط مناسبی برقرار نمی‌کنند.

رئیس سازمان فناوری اطلاعات ایران با اشاره به اینکه روابط عمومی جایگاه نزدیکی به مدیر دارد، گفت: «شرکت پست، پژوهشگاه ‌سازمان تنظیم‌ مقررات، مدیر کل حوزه ریاست ما به عنوان روابط عمومی ما بوده است. زمانی می‌خواستم‌ مدیرکل حوزه‌ دفتر را انتخاب کنم، باید مهندسی می‌آوردم که در حوزه‌های‌ مختلف فعال باشد. اما این امر اتفاق نیفتاد.»

حمید شکری، دکترای جامعه شناسی ارتباطات که مدیریت این پنل را بر عهده داشت نیز با اشاره به شعار این دوره از رویداد گراف‌ دی گفت: « شعار گراف دی امسال روابط عمومی معتمد، مدیریت مقتدر است که انتخاب شایسته‌ای است؛ چرا که یک روابط عمومی ‌معتمد، می‌تواند مدیریت مقتدر داشته باشد.»

او همچنین با اشاره به اینکه اگر روابط عمومی نتواند مشکلات شرکت را حل کند، موفق عمل نکرده است، بر سه ضلعی سازمان، جامعه و‌ روابط عمومی تاکید کرد و گفت: «استراتژی تشخیص دغدغه و جواب برای حل آن، تدبیر و اتخاذ راه حل مشکلات و همچنین تخصیص منابع و اعتبار و در نهایت اجرا از نکات مهم در روابط عمومی است که در دوره کنونی به آن بی‌توجهی می‌شود.»

به باور او همین بی‌توجهی به امور موجب شده تا شاهد روابط عمومی عملگرا نباشیم.

شکری با اشاره به اینکه اگر به نظام اطلاع‌رسانی اشرافی نداشته باشیم، نمی‌توانیم شرکت مفیدی داشته باشیم، گفت: «ما هنوز نگاه درستی از روابط عمومی‌ نداریم. البته پیوست رسانه‌ای و‌دغدغه‌هایی در این‌مورد را داشتیم، اما هر پروژه در هر سازمانی نیازمند پیوست رسانه‌ای است که باید مورد توجه قرارگیرد.»

روابط عمومی یک جایگاه نمایشی نیست

صدیقه ببران، در این پنل به تجربه خود در مدیریت روابط عمومی وزارت نیرو اشاره کرد و گفت: « سوال اصلی این است که چه تعاملی بین مدیران ارشد و‌ روابط عمومی‌ها باید باشد؟»

به گفته ببران اگر پستی را در نظر بگیریم، باید حتما مجموعه جایگاهی نیز برای آن پیش‌بینی کرد. از سال‌های گذشته تاکنون تحولات به ما نشان می‌دهد که قبلا روابط عمومی صرفا تبلیغات‌چی و مدافع سازمان بوده است که اکنون تغییر رویکرد داده است.

او همچنین در بخش دیگری از توضیحات خود با تاکید بر اینکه اگر قرار است این پست تشریفاتی نباشد، تصویرسازی هم در آن شکل می‌گیرد، گفت: «به همان اندازه که حوزه مدیریت ما از مدیریت کلاسیک خارج و به عرصه نوین وارد شده‌، نگاه جدیدی هم به مدیریت مشارکتی داشته است.»

این استاد ارتباطات تعامل بین روابط عمومی و بخش مدیریتی را موضوعی بسیار مهم و اثرگذار ارزیابی کرد و گفت: «در صورتی که روابط عمومی برنامه داشته باشد، می‌تواند اقدامات موثری داشته باشد.»

ببران همچنین گفت: «به هر حال از وظایف روابط عمومی‌ این است که مورد اعتماد رئیس باشد. ایجاد شهرت، ‌اعتبار سازمانی و‌حرفه‌ای ‌گری لازمه یک روابط عمومی است که پیشرفت بدون آن میسر نیست.»

اثرگذاری شبکه‌های اجتماعی در توسعه روابط عمومی

قاسم بی‌نیاز مدیرکل دیپلماسی عمومی و اطلاع‌رسانی سازمان انرژی اتمی ایران نیز در بخش دیگر این پنل به تفاوت نگاه روابط عمومی در عصر کنونی با گذشته اشاره کرد و گفت: «تصور اینکه سازمانی در عصر حاضر بتواند بدون استفاده از ابزارهای رسانه‌ای، ارتباط خوبی با مخاطب برقرار کند، تصور اشتباهی است.»

او با تاکید بر اینکه شرایط روابط عمومی اخیرا بهتر از گذشته است، به تجربه خود در سال‌های قبل از رواج شبکه‌های اجتماعی اشاره کرد و گفت: «در گذشته بریده جراید را روی بُرد قرار می‌دادیم یا نکات مهم که در رسانه‌ها مطرح می‌شد برای مدیر ایمیل می‌کردیم و با روش‌های مختلف نقطه نظرات در رسانه‌ها را به اطلاع مدیر می‌رساندیم.»

به باور بی‌نیاز در حال حاضر با ابزارهای مختلف امکان ارسال مطالب در کوتاه‌ترین زمان وجود دارد و در نهایت مدیران به سادگی با نظرات و رویکرد جامعه روبرو می‌شوند.

بی‌نیاز همچنین در بخش دیگری از توضیحات خود با انتقاد از مدیرانی که در عصر حاضر حتی موبایل ندارند و به این بهانه راه را برای ارتباط می‌بندند، گفت: «متاسفانه هنوز هم مدیرانی هستند که به بهانه‌های شخصی از پاسخگویی طفره می‌روند و عنوان می‌کنند به هیچ پلتفرمی دسترسی ندارند.»

او تاکید کرد که در این شرایط مدیر روابط عمومی هم روند سخت‌تری دارد و در روابط و پاسخگویی با جامعه دچار چالش می‌شود.

مدیرکل دیپلماسی عمومی و اطلاع‌رسانی سازمان انرژی اتمی ایران در ادامه به وجود کمیته انتصابات در دولت‌ها اشاره کرد و گفت: «در این کمیته که وزیر و معاون رئیس جمهوری و … حضور دارند و در دولت سیزدهم‌ نیز این کمیته فعال است، افراد را ارزیابی می‌کنند و برای مسئولیت‌های مختلف پیشنهاد می‌کنند.»

او با تاکید بر اینکه در این کمیته به همه امور توجه می‌شود، جز حوزه ارتباطی، گفت: «مگر می‌شود مدیری راه‌های ارتباطی‌اش نه تنها با مردم بلکه با مدیرانش هم بسته باشد؟ اما متأسفانه در همه دولت‌ها شاهد بوده و هستیم که برخی مدیران ارشد بویی از ارتباطات نبرده‌اند.»

نقش موثر روابط عمومی در سازمان

امیر لعلی مدیر سابق روابط عمومی بانک دی در این پنل به تحلیل نقش مهم و اثرگذاری یک روابط عمومی در سازمان پرداخت و گفت: «زمانی که مدیر روابط عمومی بله قربان‌گوی مدیر است، اما کار خود را انجام می‌دهد، خدشه زیادی به روابط عمومی وارد می‌کند.»

او در توضیح این موضوع گفت: «به روابط عمومی‌ها توصیه می‌کنم که پیگیری را فراموش نکنند و از اعتقادات خود دفاع کنند. مشورت پذیر باشند؛ چرا که به عقیده من هیچ روابط عمومی نمی‌تواند ادعا کند که بی‌نیاز از مشورت است. با مشورت می‌توان از بحران درون سازمانی رها شد.»

مدیرسابق روابط عمومی‌ بانک ‌دی با طرح این سوال که «شما اگر مدیریت را درباره اهمیت کارخود نتوانی مجاب کنی، چطور می‌خواهی مشکلات و گره‌های مخاطب را باز کنی؟» گفت: «همه مدیران تعاملی نیستند و حتی مدیران برخی روابط عمومی هم چنین ویژگی را ندارند.»

او به تجربه خود اشاره کرد و گفت: «من مدیری داشتم که به او گفتم به من اختیار بده و‌پاسخ بخواه. او ‌گفت  که همه شما فکر می‌کنید حرفه‌ای هستید، در حالی همچنان نیاز به انتقال تجربه دارید.»

لعلی همچنین با اشاره به اهمیت نگاه مدیران به روابط عمومی، گفت: «یک‌ مدیر بانک ‌به امور‌ مختلف بانک‌ تسلط دارد، جز بخش روابط عمومی. اما دچار این تصور است که حضورش در شبکه‌های اجتماعی به معنای شناخت و درک او از روابط عمومی است.»

او با بیان اینکه روابط عمومی‌ها خیلی اوقات درباره حل چالش‌های مدیر ناتوان هستند، گفت: «در همه سازمان‌ها‌ شاهدیم که مدیر به جای بهره‌گیری از روابط عمومی، مشاور امور رسانه‌ای دارد. اگر مدیر نخواهد که روابط عمومی فعالی داشته باشد، به طور حتم در حوزه ارتباطی کار موفقی انجام نمی‌شود.»

داوود زارعیان، رئیس شورای سیاست گذاری گراف دی هم در بخشی از این پنل با اشاره به اینکه چهره سازمان‌ها بر اساس عملکرد روابط عمومی آنها شناخته می‌شود، گفت: «معمولاً سازمان‌های دانش‌محور توجه ویژه‌ای به روابط عمومی دارند.»

زارعیان روابط عمومی را پل ارتباطی سازمان‌ها عنوان کرد و گفت:«تیم روابط عمومی، تیم تولید محتوا و صرفاً تولید خبر و عکس نیست و آنها در تصمیم‌گیری‌های سازمان باید نقش داشته باشند. او همچنین عنوان کرد که روابط عمومی‌ها باید در مقابل مدیرانی که پاسخگو نیستند و همیشه موضع سکوت در برابر رسانه‌ها را انتخاب می‌کنند، راهکاری هوشمندانه اتخاذ کنند و آنها را به تغییر موضع دعوت کنند و منفعل نباشند.»

نگاهی به تجربه یک مدیر

شهاب جوانمردی مدیرعامل هلدینگ فناپ نیز در بخش اشتراک گذاری تجربه در این رویداد گفت: «هر فردی که در سمت روابط عمومی قرار می‌گیرد باید به خوبی با آن صنعت و کسب‌وکار آشنا شود و به تصمیم‌سازی در سازمان کمک کند.»

او شرط اصلی موفقیت روابط عمومی‌ها را انعطاف و تصمیم‌گیری هوشمندانه دانست و گفت: «روابط عمومی‌ها در کنار شفافیت باید به عرصه‌های جدید فناوری و رسانه آگاه باشند تا در فهم مشکلات به‌روز جامعه و تطبیق آن با بحران‌های سازمان درک کافی داشته باشند و برای تصمیم‌گیری مثل یک استراتژیست، هوشمندانه رفتار کنند.»

مدیر عامل شرکت فناپ با اشاره به اینکه روابط عمومی خوب کمک ‌می‌کند ‌یک‌ «سازمان» دیده شود، نه «روابط عمومی»، گفت: «روابط عمومی باید در کنار انعطاف‌پذیری سیاسیتی، در بحران‌ها آمادگی سیبل‌ شدن را داشته باشد.»

جوانمردی با بیان اینکه وقتی فضای کسب و ‌کار در حال تغییر است سازماندهی هم جدید شده و‌ابزار و‌ رسانه هم‌ به روز‌ می‌شود، دیگر باید ابزارهای لازم در این زمینه را بشناسیم، گفت: «برای تأثیرگذاری بر افراد، مخاطب جدید را چقدر شناسایی کرده‌ایم‌؟ روابط عمومی که به این امور توجه نکند، قابل اتکا نیست.»

به گفته او روابط عمومی باید در بحران‌ها آمادگی سیبل‌ شدن را داشته باشد. اما اکنون در دوره حاضر روابط عمومی‌‌ها چقدر انعطاف‌پذیری سیاستی دارند؟

در این رویداد، برگزار کنندگان گراف دی چهارم با برقراری ارتباط با مدیران روابط عمومی شرکت‌های بین‌المللی تجربه این افراد را با مدیران روابط عمومی داخلی به اشتراک گذاشتند. از سویی دیگر روابط عمومی بخش‌های مختلف خصوصی و دولتی در تعامل با یکدیگر به تحلیل مسائل و شبکه سازی نیز پرداختند.

همان طور که پیش از این هم اشاره شد این رویداد برای چهارمین دوره برگزار شده است. برای مطالعه روند برگزاری گراف دی سوم هم می‌توانید به این لینک در سایت دیجیاتو مراجعه کنید.