5 نکته مهم برای خرید نرم افزار مالی و حسابداری مناسب

اگر کمی با کسبه و صاحبین کسب و کارهای محلی یا غیر محلی در مورد انجام امور مالی یک کسب و کار صحبت کرده باشید احتمالا جملاتی مثل این موارد را زیاد شنیده اید.

• نرم افزار حسابداری خوب چه ویژگی هایی داره؟
• چه نوع نرم افزار مالی تهیه کنم؟
• اصلا معیاری برای انتخاب نرم افزار حسابداری مناسب وجود داره؟

اینکه چنین سوالاتی توسط صاحبین کسب و کارها پرسیده می شود چندان عجیب نیست، اما اینکه پاسخ مشخص و دقیقی برای آن وجود نداشته باشد به نظر کمی عجیب است.

قبل از اینکه نکاتی در مورد خرید یک نرم افزار مالی حسابداری مطمئن ارائه کنیم، باید یک قضیه را برای همیشه مشخص کنیم.

به دنبال بهترین نرم افزار نباشید!

خرید یک نرم افزار حسابداری همه چیز تمام غیر ممکن است، به این دلیل که وجود خارجی ندارد. عموم صاحبین کسب و کار تصور می کنند باید به دنبال بهترین یا شناخته شده ترین برند باشند در صورتی که این رویکرد کاملا اشتباه است.

یک نرم افزار حسابداری حتی اگر با عنوان بهترین نرم افزار حسابداری شناخته شود نمی تواند نیازهای همه کسب و کار را برطرف کند. اما بهترین راه برای خرید یک نرم افزار حسابداری چیست؟ بهتر است این سوال را بپرسیم که در خرید یک نرم افزار حسابداری باید به چه مسائلی توجه کنیم؟

1 - رابط کاربری نرم افزار – نرم افزار مالی حسابداری ساده و روان را انتخاب کنید!

اولین اصلی که در خرید یک نرم افزار مالی حسابداری باید به آن توجه کنید سادگی و راحتی کار با نرم افزار است. رابط کاربری اولین چیزی است که با آن رو به رو می شوید و همیشه با آن در ارتباط خواهید بود، بنابراین اگر اولین اصل را در نظر نگیرید احتمالا با مشکلات زیادی برخورد می کنید.

رابط کاربری یک برنامه حسابداری باید به قدری برای استفاده آسان باشد که هر شخصی بدون هیچگونه دانش تخصصی قادر به استفاده از آن باشد. بنابراین به جای اینکه گوگل را باز کنید و سوال آیا رشته حسابداری سخت است را در گوگل جستجو کنید در خرید نرم افزار حسابداری ساده و آسان دقت کنید تا نیازی به یادگیری کامل حسابداری نداشته باشید.

2 - مقایس پذیری و قابلیت توسعه نرم افزار خیلی مهم است

ممکن است در ابتدای راه اندازی کسب و کار خود به امکانات زیادی در نرم افزار حسابداری نیاز نداشته باشید اما به مرور زمان و با گسترش کسب و کار، احتمالا به امکانات بیشتری در یک نرم افزار مالی حسابداری احتیاج پیدا می کنید.

خوشبختانه در حال حاضر برخی نرم افزارهای حسابداری این امکان را فراهم کرده اند که در ابتدای کار می توانید تنها هزینه امکانات اولیه نرم افزار را پرداخت کنید و در صورت نیاز بعدا می توانید با پرداخت هزینه جداگانه سیستم های بیشتری به نرم افزار خود اضافه کنید.

3 - پشتیبانی واقعی و خدمات پس از فروش را فراموش نکنید

شاید این مورد را بتوانیم از مقایس پذیری یک نرم افزار حسابداری مهمتر فرض کنیم، چرا که واقعا تجربه استفاده از پشتیبانی ضعیف می تواند شما را نسبت به همه نرم افزارهای حسابداری دلزده کند. متاسفانه خیلی از صاحبین کسب و کار این موضوع را نادیده می گیرند و در نتیجه با مشکلات زیادی رو به رو می شوند که در برخی موارد آن ها را مجبور به تعویض نرم افزار مالی می کند.

البته در حال حاضر برخی از شرکت هایی که نرم افزارهای حسابداری ارائه می کنند از پشتیبانی رایگان برخوردار هستند و با پرداخت اضافی امکان افزایش خدمات پشتیبانی نیز وجود دارد.

4 - تناسب نرم افزار با نوع و نیاز کسب و کار نیز بسیار مهم است

نرم افزارهای حسابداری انواع مختلفی دارند و در بسیاری از موارد نرم افزارهای حسابداری با توجه به نوع کسب و کار به صورت اختصاصی طراحی می شوند و امکانات مورد نیاز این حسابدارها نیز به صورت تخصصی در آنها توسعه داده می شود. توصیه می کنیم از نرم افزارهای حسابداری به صورت عمومی برای همه کسب و کارها ساخته شده اند استفاده نکنید.

برای مثال یک شرکت بازرگانی بهتر است از نرم افزار حسابداری شرکت های بازرگانی استفاده کند و استفاده از نرم افزارهای حسابداری شرکتی عمومی برای چنین مجموعه ای مناسب نیست. حتی نرم افزار سوپرمارکت ها و واحدهای معاملات املاک نیز باید بر اساس نیاز آن ها طراحی شده باشد.

5 – آخرین نکته، عدم نیاز به پرداخت هزینه های اضافی

یکی از مشکلاتی که برای بسیاری از خریداران نرم افزارهای حسابداری به وجود می آید نیاز به هزینه های جانبی فراوان بعد از خرید نرم افزار است. البته هزینه های دوره ای مربوط به پشتیبانی نرم افزار از دسته هزینه های اضافی نیست، اما در برخی موارد نسخه پایه نرم افزار با قیمت اندک فروخته می شود و سپس برای نصب و راه اندازی، افزونه های ضروری نرم افزار، نگهداری سیستم و غیره هزینه های غیر متعارف دریافت می شود.

بهتر است قبل از خرید این موارد را با پشتیبانی فروش هماهنگ کنید و سپس نسبت به انتخاب نرم افزار مورد نظر خود اقدام کنید.

در نهایت پیشنهاد می کنیم با در نظر گرفتن این موارد نسبت به خرید نرم افزار حسابداری اقدام کنید، چرا که این موارد نکات اساسی و بسیار مهمی هستند که نادیده گرفتن آن می تواند به قیمت هدر رفتن زمان و هزینه های انجام شده تمام شود.