چهار راهکار عالی برای مدیریت بهتر تیم فروش و بازرگانی

راهکارهایی برای بهبود عملکرد تیم فروش و بازرگانی

شرکت‌های فروش و بازرگانی، شرکت‌هایی با فرآیندها و مسئولیت‌های گسترده هستند. برای مثال از فرآیندهای این شرکت‌ها می‌توان به جذب مشتری، منبع‌یابی محصولات در کشورهای خارجی یا تامین در داخل کشور، فرآیندهای صادراتی و وارداتی و کمک به ترخیص، برنامه‌ریزی حمل‌ونقل داخلی و بین‌المللی و ارائه خدمات مشاوره اشاره کرد. بسیاری از این شرکت‌ها همچنین به‌طور مستقیم اقدام به عرضه کالاهای وارداتی در داخل یا فروش کالاهای صادراتی در کشورهای دیگر می‌کنند. این شرکت‌ها عموما دارای تیم‌های کاری مختلف در زمینه فروش، بازرگانی و زمینه‌های دیگر مانند بازاریابی هستند. در این مطلب بهترین راهکارها برای مدیریت تیم فروش و بازرگانی در این شرکت‌ها را به شما معرفی می‌کنیم.

تعیین اهداف و انتظارات روشن برای مدیریت تیم‌ها

شما پیش از اقدام به تشکیل تیم‌های کاری باید هدف از تشکیل این تیم‌ها را بدانید. زیرا زمانی که اعضای تیم بدانند در چه مسیری قدم برمی‌دارند، اشتباهات آن‌ها کاهش می‌یابد. کارشناسان اعتقاد دارند، هدف‌گذاری دقیق می‌توانید عملکرد اعضای تیم را بین 11 تا 25 درصد افزایش دهد.

تعیین اهداف ملموس و قابل اندازه‌گیری معمولا کاری دشوار است. برای عملکرد بهتر توجه داشته باشید که این اهداف باید کاملا واقع‌بینانه و متناسب با پتانسیل تیم و مهلت‌های زمانی تعیین شده باشند. برای مثال به‌جای "افزایش فروش" می‌توانید هدفی مانند "افزایش 5 درصدی فروش در مدت یک ماه" را تعیین کنید. برای تیم بازرگانی نیز می‌توانید "انتخاب یک راهکار حمل‌ونقل ارزان‌تر جایگزین و بررسی دقیق هزینه‌ها و شرایط این روش در مدتی مشخص" را به‌عنوان هدف در نظر بگیرید.

بهترین ساختار را برای تیم فروش و بازرگانی در نظر بگیرید

یکی دیگر از راهکارهای مدیریت تیم فروش و بازرگانی، تعیین یک ساختار مناسب برای تیم است. تعیین ساختار به اهداف تیم، فرآیندهای کاری، توانایی‌های اعضای تیم و... بستگی دارد. در هر صورت ایجاد ساختار مناسب برای تیم همچنین به تسهیل در همکاری اعضای تیم کمک می‌کند. زیرا اعضای تیم به دقت می‌دانند چه نقشی دارند و مناسبات آن‌ها با اعضای دیگر چگونه است.

برخی از ساختار متداول در تیم‌های فروش و بازرگانی را بررسی می‌کنیم:

• ساختار جزیره‌ای: در این نوع از ساختار، هر یک از اعضای تیم مانند عناصری کاملا مستقل و دارای مهارت‌های جامع هستند و تمامی آن‌ها به‌طور مستقیم و مجزا با رهبر تیم در ارتباط می‌باشند. برای مثال گزارش کاری را برای مدیر تیم ارسال می‌کنند. بنابراین در این مدل، هر عضو می‌تواند صفر تا صد مراحل کار را به‌تنهایی انجام دهد
• ساختار خط مونتاژ: این ساختار مانند خط مونتاژ یک کارخانه است. این یعنی، فرآیندها به چند بخش تقسیم می‌شوند و هر عضو از تیم، مسئولیت انجام یک بخش از فرآیند فروش یا بازرگانی را برعهده دارد. برای مثال در تیم بازرگانی با این مدل، فردی مسئول ارتباط با مشتری، فردی مسئول ارتباط با تامین‌کننده خارجی، فردی مسئول برنامه‌‍ریزی حمل‌ونقل و فرد دیگری مسئول خدمات مشاوره است
• ساختار Pod: این ساختار ترکیبی از ساختار جزیره‌ای و خط مونتاژ را ارائه می‌دهد. برای مثال در یک تیم فروش با این ساختار، گروه‌های کوچکی (متشکل از پادها) تشکیل می‌شوند. اعضای هر کدام از این گروه‌ها شامل متخصصانی در زمینه‌های فروش، بازاریابی، خدمات مشتری و... هستند. هر گروه (پاد) یک هدف مشترک دارد و مدیر آن به یک مدیر بالاتر پاسخگو است

مدیریت تیم فروش و بازرگانی با رویکردهای مدیریت چابک

احتمالا شما هم مطالعاتی در مورد رویکردهای مدیریت چابک یا اجایل داشته‌اید. این رویکردها ابتدا توسط تیم‌های شرکت‌های فناوری و توسعه نرم‌افزار برای مدیریت کارآمد پروژه و افزایش انعطاف‌پذیری در عملیات مورد استفاده قرار می‌گرفتند. ولی امروزه از این رویکردها در تمامی زمینه‌های صنعت و خدمات استفاده می‌شود. از متدولوژی‌های مشهور مدیریت چابک نیز می‌توان از اسکرام، کانبان و اسکرامبان نام برد.

در حال حاضر بسیاری از تیم‌های فروش در شرکت‌های گوناگون و همچنین تیم‌های کاری در شرکت‌های واردات و صادرات از همین رویکردها برای پاسخ‌دهی بهینه به درخواست‌های مشتری و افزایش سازگاری با تغییرات مورد درخواست مشتریان استفاده می‌کنند.

در ساده‌ترین حالت شما در جلسات استندآپ روزانه باید به این پرسش‌ها پاسخ دهید:

• دیروز چه کارهایی انجام شده‌اند؟
• امروز چه کارهایی باید انجام شوند؟
• چه چیزهایی مانع از پیشرفت کار هستند؟

ایجاد انگیزه و الهام بخشیدن به اعضای تیم

موفقیت در فرآیندهای فروش و بازرگانی نیاز به انرژی و انگیزه بالایی دارد. برای مثال هر عضو از تیم فروش ممکن است بارها در طول روز برای مذاکرات مشتری وقت بگذارد اما هر بار به دلایل مختلفی نتواند مشتری را به اقدام مورد نظر خود مانند خرید ترغیب کند. دقیقا در همین زمان است که یک مدیر حرفه‌ای تیم فروش می‌تواند از کاهش انرژی و انگیزه اعضای تیم جلوگیری کند.

برخی از راهکارهای مناسب در این زمینه را با هم مرور می‌کنیم:

• در هر روز وظائف روزانه را به اهداف اساسی تیم مرتبط کنید
• از برنامه‌های تشویقی و پاداش‌های ملموس استفاده کنید
• از نوآوری در روش‌های کاری استقبال کنید
• دستاوردهای تیم را جشن بگیرید

راه حل میزیتو برای تیم فروش و بازرگانی چیست؟

میزیتو به‌عنوان یک پلتفرم ابری مدیریتی، شامل مجموعه‌ای از راه حل‌ها برای مدیریت بهینه تیم‌های کاری است. برای مثال برای شما از راهکارهای مدیریت تیم چابک گفتیم؛ میزیتو این امکان را برای شما فراهم کرده است که بتوانید تیم‌های کاری را با دو روش اسکرام و کانبان مدیریت کنید. این یعنی می‌توانید ستون‌های مختلفی در بورد ایجاد کرده و وظائف را در داخل آن‌ها قرار دهید. هر وظیفه نیز می‌توانید شامل یادآوری‌های متنوع باشد.

راه حل‌های دیگر میزیتو برای مدیریت بهینه تیم های فروش و بازرگانی عبارتند از:

• برخورداری از ابزار نمودار گانت برای بررسی وظائف روی بردار زمان
• امکان برگزاری جلسات آنلاین درون‌تیمی
• تعیین وابستگی‌های وظائف در گانت چارت فارسی
• مدیریت کارها با استفاده از لیست وظائف
• برخورداری از تقویم پروژه
• ارتباط آنلاین آسان همکاران در بخش‌های مختلف سازمان
• ثبت سرنخ‌ها و فرصت‌های فروش مرتبط با مشتری
• ایجاد و نگهداری اسناد مالی

افزایش سودآوری شرکت فروش و بازرگانی با امکانات مدیریتی میزیتو

میزیتو یک پلتفرم آنلاین ایرانی برای مدیریت تیم‌های کاری است. با استفاده از این پلتفرم می‌توانید تمامی کارها را برنامه‌ریزی کنید، باعث بهبود تعامل بین اعضای تیم شوید، بستری برای دورکاری ایجاد کنید و بهره‌وری تیم‌های کاری را افزایش دهید. برای بهره‌مندی از تمامی این امکانات کافی است در وبسایت میزیتو به آدرس www.mizito.ir ثبت نام کنید.