راهنمای مدیریت زمان برای فری لنسرها

برای همه ما مدیریت زمان همیشه یک چالش بوده است، اما فری لنسرها با مجموعه ای از مشکلات منحصر به فرد در استفاده از زمان خود مواجه هستند. ویکی پدیا فری لنسر را اینطور تعریف می کند:

«فریلنسر کسی است که سرویس ها یا خدمات خود را بدون تعهد درازمدت به کارفرما ارائه می کند. آنها معمولا ساعتی، روزانه یا پروژه ای دستمزد می گیرند. [فریلنسینگ] اساسا یک کسب و کار یک نفره است.»

فری لنسرها پروژه های مختلف را بررسی می کنند، و به طور همزمان با چند کارفرما در ارتباط هستند تا در نهایت کار مورد نظرشان را پیدا کنند. اما در این مطلب قصد داریم به برخی استراتژی های مدیریت زمان که فری لنسرها و صاحبان کسب و کارهای کوچک می توانند اتخاذ کنند را، بپردازیم.

همانطور که برای کارمندان اداره ها و کسانی که از راه دور کار می کنند، تکنیک های قدیمی مدیریت زمان مانند استفاده از زمان سنج های Pomodoro و Nixing distractions ضروری است. برای فری لنسرها نیز اینگونه است. با این حال فری لنسیگ مانند اینست که شما چندین شغل، با چندین کارفرما، با اولیت ها، و روش های کار مختلف داشته باشید. مواردی که ذکر کردیم، باعث می شوند مدیریت زمان سخت تر شود. چرا که هر روز و حتی هر ساعت از روز نباید مانند لحظه ی قبل باشد. اگرچه یافتن یک کار سازگار با شرایط خاص هر یک از فری لنسرها سخت است، اما غیر ممکن هم نیست.

در ادامه مطلب با دیجیاتو همراه باشید تا راهکارهای مخلتفی که برای مدیریت زمان فری لنسرها، توصیه شده است را با هم مرور کنیم.

کارفرمایان خود را با دقت انتخاب کنید

هنگامی که فری لنسینگ را آغاز می کنید، نگرانی اصلی شما احتمالا یافتن مشتری ها خواهد بود. با گذشت زمان شما کارهای بیشتری را حتی بیشتر از توانی که دارید، خواهید یافت، و در این شرایط شما باید پروژه ها را به بهترین شکل ممکن به پایان برسانید. البته انجام درست و به موقع همه پروژه هایی که به عهده گرفته اید ممکن است کمی سخت باشد ولی اینکار برای موفقیت شما در آینده بسیار مهم است. پروژه های کوچک نیز به اندازی پروژه های بزرگ، به کارهای اداری، ,وضع قانون، صورتحساب مالی و ارتباطات مختلف نیاز دارند. به همین دلیل برخی فری لنسرها پروژه های کمتری را انجام می دهند. به جای انجام کارهای پراکنده در جاهای مختلف، فری لنسرها باید بر روی کارفرمایانی که جریان کاری ثابتی داشته و کار را در محدوده زمانی معینی می خواهند، تمرکز داشته باشند. اگر با کاری که انجام می دهید آشنایی داشته باشید قطعا مدیریت زمان آسان تر بوده و نیازی به کارهای اداری مختلف نخواهید داشت.

همچنین کارفرمایانی وجود دارند که کار کردن با آنها زحمت و رنج بیشتری دارد. حتی اگر اینگونه مشتری ها پتانسیل زیادی در درآمد زایی شما داشته باشند، زمان زیادی که برای کارهای بی ارزش مشتریان هدر می دهید را باید در نظر بگیرید. ممکن است شما مشتری خوبی را بیابید ولی برای دریافت کارمزد نیاز دارید تا در مورد برخی کارفرمایان بارها صورتحساب را برایشان ارسال نمایید یا ممکن است کارفرما، از شما بخواهد تغییراتی را در پروژه اعمال کنید که از ابتدا آنها را در قرارداد ذکر نکرده است (هرچند که می توان برای جلوگیری از این مشکل در قرارداد اعلام کنید در صورتی که نیاز به تغییرات جدیدی در پروژه باشد کارفرما ملزم به پرداخت هزینه ی اضافی، برای هر یک ازین تغییرات خواهد بود، ولی حتی در این حالت نیز شما از برنامه زمانی خود برای انجام پروژه های جانبی عقب می مانید).

همزمان ممکن است شما به پروژه های هیجان انگیزی که ممکن است در حین انجام پروژه ی در دست انجام برایتان محیا شود فکر کنید. ولی باید در نظر داشته باشید که آیا این پروژه ها سوابق و نمونه کارهای شما را بهبود می بخشد؟ یا فرصتی برای به چالش کشیدن توانایی هایتان در انجام کاری، بیش از حد توانایی های شماست؟

نرخ دستمزد خود را به اندازه کافی تعیین کنید

زمان یعنی پول. اما هرآنچه شما می سازید می تواند زمان شما را محدود کند. اگر در ازای خدماتی که انجام می دهید به اندازه کافی دستمزد نگیرید، ممکن است فقط برای به اتمام رساندن پروژه تمام طول روز و شب را کار کنید.

بر اساس طرح نویسنده LifeHacker آقای David Kadavy باید این نکته را در نظر داشته باشیم که زمانمان را مفت نفروشیم. (وی همچنین روشی برای دوبرابر کردن نرخ دستمزد فریلسنرها را بیان کرده است.). بخش از نوشته ی ایشان را با هم مرور می کنیم:

اگر شما یک فری لنسر هستید، همه زمان هایی که کار نمی کنید یعنی همه ی زمان هایی که پولی در نمی آورید. دقیقا زمانی که فکر می کنید به اندازه کافی مشتری دارید، یکی به دلیل رقابت در قیمت انجام پروژه شما را ترک می کند، دیگری انرژی شما را برای تغییرات مداوم درست در لحظه ی پایان کار پروژه، می گیرد و...
فری لنسینگ، یک کار پرزحمت است و هنگامی که مشغول کار هستید، در واقع زمان را از دست می دهید، ولی هیچ گاه و هیچ کجا نمی توانید زمان از دست رفته را باز گردانید.
به جای اینکه از خود بپرسید : «در ازای هر ساعت کار چقدر باید دستمزد بگیرم؟» باید از خود سوال کنید : «کاری که من برای این مشتری انجام می دهم چقدر ارزش دارد؟»

تعیین نرخ دستمزد ممکن است به تا حدی تهدید آمیز باشد (تهدید آمیز برای اینکه امکان دارد با تعیین مبلغی نادرست یک مشتری خوب را از دست بدهید یا برای انجام کاری سخت دستمزدی بسیار کم دریافت کنید)، اما مذاکره با مشتری، آزادی بیشتری را برای تعیین دستمزد بیشتر برایتان به دنبال خواهد داشت. بدیت ترتیب برای به اتمام رساندن پروژه ها به شما انعطاف بیشتری می دهد و می توانید زمان بیشتری را برای تکمیل پروژه داشته باشید.

زمان خود را آزادانه تعیین کنید

پروژه های خوب را انتخاب کنید و دستمزد را بر پایه زندگی خود به عنوان یک فری لنسر تعیین کنید. بخش مهم دیگر اما، برنامه ریزی است.

ممکن است شما به بهترین شکل ممکن زمان انجام پروژه را تخمین بزنید، اما وقتی وارد کار می شوید امکان دارد دو برابر نسبت به مهلت تعیین شده برای انجام پروژه، زمان نیاز داشته باشید. در آخر ممکن است زمان های اضافه را طلب کنید. این زمان اضافه بخصوص وقتی با بخش جدیدی که قبلا پیش بینی نکرده اید مواجه می شوید یا وقتی که قانون مورفی به شدت شامل حالتان شود، ارزش پیدا می کند.

برای تعیین مهلت های زمانی برای انجام بخش های مختلف یک پروژه می توان با کارفرما مذاکره نمود. این می تواند برای شما الهام بخش باشد پس همیشه این مهلت های زمانی را در ذهن خود داشته باشید.

برای اینکه بتوانید زمان انجام پروژه ها را بهتر تخمین بزنید، بهتر است از قانون راه طلایی کسب و کار پیروی کنید : تحویل به موقع بر اساس توافق.

زمان خود را به بخش های کوچک تر تقسیم کنید

با تقسیم کردن زمان خود به بخش های کوچک تر شما در طول روز یا هفته هنگام کار بر روی یک پروژه به پروژه ای دیگر سوئیچ نخواهید کرد، چند وظیفه گی، فعالیت مغز ما را مختل خواهد نمود. در عوض هنگامی تا می توانید بر روی یک پروژه ی خاص تمرکز کنید، زیرا در این شرایط میتوان از هدر رفتن زمان جلوگیری نمود. ممکن است شما ۵ تا ۹ ساعت فعالیت اداری کامل را انجام ندهید، اما حتی اگر تعداد انگشت شماری مشتری و یک برنامه ی کاری پر هرج و مرج دارید، می توانید روزهای کاریتان را بر اساس یک روال عادی و روتین تنظیم کنید که با این عمل، در انرژی و زمان شما صرفه جویی خواهد شد.

از ابزارهای دیجیتال برای جلوگیری از هدر رفتن زمان و جلو گیری از حواس پرتی استفاده کنید

تصویر بالا یک برنامه ی کاری هفتگی را نشان می دهد، که در آن هر پروژه بر اساس نوعش با رنگی خاص مشخص شده است. همچنین با استفاده از یک تقویم می توان از هدر رفتن زمان جلوگیری نمود.

هنگامی که بر روی مورد خاصی تمرکز کرده اید، به احتمال زیاد حواس پرتی ها و فکر انجام سایر پروژه ها، از ذهنتان رد می شوند. لیستی از کارها و هرچه که قادر به انجام آن ها بطور همزمان هستید را تهیه کنید و آنگاه کار خود را شروع کنید، می توانید از اپلیکیشن محبوبEvernote ، pen and paper یا برنامه ی مشابه دیگری استفاده کنید. با این اپلیکیشن ها شما می توانید در هر جا از رایانه گرفته تا گوشی هوشمند خود، همیشه برنامه کاریتان را به همراه داشته باشید.

اگر شما دستمزدتان را بر اساس ساعات کاری تعیین کرده اید یا اگر می خواهید بدانید زمانتان را چگونه و صرف چه کاری کرده اید، می توانید از برنامه های ردیابی زمان هم استفاده کنید. ما به شما چند اپلیکیشن برای سیستم عامل های مختلف پیشنهاد می کنیم. ویندوز، مک، آیفون، اندروید.

نکات سنتی مدیریت زمان را همواره در ذهن خود مرور کنید

در زیر می توانید با نکات بیشتری که برای مدیریت زمان توسط افرادی که در این زمینه سر رشته دارند توصیه شده است، آشنا شوید:

- بر اساس اولویت مهلت های زمانی یا مقدار کاری که برای اتمام یک پروژه نیاز است، تعیین نمایید که همزمان بر روی چه بخش های مختلفی می توانید کار کنید - @samdunsiger

- برای خوراک و استراحت خود حین کار، زمان بندی تعیین کنید و مطمئن شوید بدون این موارد کاری را انجام نمی دهید - @NerdHusbandr

- هیچ گاه خود را در انجام کاری که حتی در طول زمان ۱۵ دقیقه می توانید انجام دهید، دست کم نگیرید. و صد البته در مورد کاری که در طول یک روز یا یک هفته می توانید انجام دهید. این مورد واقعا یک امتیاز مثبت است - @creditinfocentr .

آکادمی بین المللی فری لنسرها این زمان های کوتاه ۱۵ دقیقه ای را تایید کرده است: اگر شما کاری را در ۱۵ دقیقه با آمادگی قبلی و تمرکز بر روی آن انجام دهید، نتیجه به مراتب بهتری از کار بدون آمادگی در طول یک ساعت فعالیت بر روی همان کار را خواهید گرفت.

- انرژی خود را مدیریت کنید: ابتدا، کار را از بخش های کوچک و ساده شروع کنید و هنگامی که انرژی بیشتری داشتید کارهای مهم تر و سنگین تر را انجام دهید، هرگاه نتوانستید بر روی انجام کاری تمرکز کنید، به خود استراحت دهید - @sarithayat

- برای تمرکز بیشتر وای فای کامپیوتر یا تبلت خود را خاموش کنید! (در واقع اگر برای انجام کار نیاز به اتصال به اینترنت ندارید ارتباط خود را با اینترنت قطع کنید) - @sarithayat

- از تعویق های ساختار یافته استفاده کنید - کارهایی که باید انجام دهید را از آسان ها به سخت به ترتیب از بالا تا پایین لیست کاری خود قرار دهید و هرچه سختی کاری بیشتر بود آن را در قسمت پایین تر لیست قرار دهید- @TheParableMan

- مروری بر پروژه های در دست انجام و فعالیت بعدی ای که برای هر پروژه باید انجام شود، داشته باشید.هیچ فعالیتی نباید از قلم بیفتد - @MikeGriswoldATX (تصویر زیر را ببینید)

در خود انگیزه ایجاد کنید

در آخر شاید سخت ترین بخش مدیریت زمان، هنگامیست که شما حتی زمان کافی برای مواجهه با تعویقات و حتی به اتمام رساندن پروژه را ندارید. اما در زیر چند نکته مخصوص فری لنسرها آورده شده که با هم با این نکات آشنا خواهیم شد:

- کمی بیشتر کار کنید - آقای Joshua Rivera نویسنده و کارآموز سابق Lifehacker می گوید : «بجای اینکه به خود راحتی بدهم و ثابت بمانم کار بیشتری انجام میدادم. درست مانند اینکه در زیر پاهایم آتشی روشن باشد که نگذارد در یکجا ثابت بمانم.»

- از گرفتن دستمزد برای ایجاد انگیزه استفاده کنید - آقای Glen Foster-Cooley

در آخر، سعی کنید خیلی زیاد کار نکنید، حتی اگر کاری را برای خود انجام می دهید. ما باید در طول روز چیزهای دیگری نیز یاد بگیریم و در مورد آن ها صحبت کنیم و درآخر به خانه برویم.