تکنیک هایی برای جلوگیری از پشت گوش انداختن کارها

به تعویق انداختن کارها یکی از عادات ناپسندی است که خیلی از افراد به آن دچار هستند. امروز و فردا کردن نه تنها هیچ دردی را از ما دوا نمی کند، بلکه باعث تلمبار شدن انواع و اقسام کارها می شود و در نهایت، جملات معروف با پیشوند "ای کاش..." را به خود می گوییم.

اما با تکنیک های ساده ای می توان جلوی پشت گوش انداختن کارها را گرفت و به سادگی خود را مجاب به انجام امور در سریع ترین زمان ممکن کرد. در این مطلب قصد داریم به این موضوع بپردازیم و سادگی می توانید عادت طفره رفتن از کارها" را به فراموشی بسپارید.

این مطلب از زبان یکی از کاربران وب سایت Quora در رابطه "ترک عادت پشت گوش انداختن کارها و بالا بردن بهره وری" نوشته شده است.

در ادامه مطلب با دیجیاتو همراه باشید.

۱ - زیر نظر داشتن تمامی فعالیت های روزانه

اولین قدم نوشتن فعالیت های روزانه است، یعنی هر کاری که طی روز انجام می دهید را لیست کنید. زمانی که من شروع به نوشتن لیست کارهای روزانه کردم، حس بد اتلاف وقت و انرژی داشتم. اما کمی بعد، وقتی نگاهی به آنالیز اطلاعات و کارهای انجام شده طی یک ماه انداختم، متوجه این نکته شدم که چقدر از زمان خود را در کجا تلف می کردم و چرا وقت کافی برای انجام امور مهم را نداشتم. این موضوع به من کمک کرد تا عادات بد خود را شناسایی کرده و در جهت رفع آنها قدم بردارم.

به طور مثال، من خودم بیشتر زمانم را صرف وب گردی و جستجو در شبکه های اجتماعی و مشاهده ویدیوهای آنلاین می کردم و از همین طریق متوجه شدم بیشتر زمان مفید من در این کار به هدر می رفت.

۲ - درک دلیل پشت گوش انداختن کارها

به طور کلی ما کارها را به دلیل عاداتی که طی زمان ساخته ایم، به تعویق می اندازیم.

زمانی که ما در محل کار هستیم، انواع و اقسام افکار به ذهن خطور می کند. به طور مثال برای خود من این سوال ایجاد می شد:‌ "این آخر هفته را چگونه بگذرانم؟"

سپس در اینترنت محل های احتمالی برای سفر را جستجو می کردم و به فیسبوک می رفتم تا ببینم دوستانم به کجا رفته اند و چنین کارها و سپس متوجه می شدم بیش از یک ساعت کاری است که من مشغول "کلیک کردن های بیهوده" هستم!

۳ - ساخت عادات خوب

این عادت روزانه من که در مورد قبل گفته شد، منجر به اضافه کاری های بسیار زیاد من شده بود و عملا هیچ زمانی برای انجام امور شخصی نمی رسید. تمام این موضوع زمانی برای من روشن شد که کتاب "قدرت عادت" نوشته چارلز دوهگ را مطالعه کردم. با جایگزین کردن عادت های خوب با موارد ناپسند، به خوبی می توانید امور خود را با سرعت و کیفیت بهتری به انجام برسانید. اما در ابتدا باید روش ساخت عادات را بدانید.

• اول از همه با Cue یا نشانه آغاز می شود: در مورد من باید بگویم شخصا به یادگیری مطالب در اینترنت علاقه بسیاری دارم.
• سپس جریان یا Routine وارد کار می شود و من را مجاب به جستجو در اینترنت می کند و ناخودآگاه وارد پروسه کلیک های بدون انتها می شدم.
• در پایان این "پاداش" است که این چرخه را ثابت می کند و برای من، خروج موقت از استرس محیط کار و پاسخ دادن به سوالات همیشگی من بود.

حالا با یک ترفند کوچک می توان این چرخه را به یک روال مثبت تبدیل کرد و آن، تغییر جریان (Routine) است. با این کار بهره وری بسیار بالا رفته و به خوبی می توانید مدیریت کارهای خود را به عهده بگیرید.

اما مورد اول (Cue) مثل کفشی برای دویدن است و جریان خوب یا بد را به حرکت می اندازد و آن را به "پاداش" می رساند. حال انتهای این چرخه می تواند به شما حس رضایت بخشی بدهد یا نارضایتی؛ تنها کافیست در انتخاب نشانه و جریان کمی بیشتر دقت داشته باشید.

۴ - نحوه درمان خود با تغییر جریان

من توانستم با انجام این کارها، "جریان" ذکر شده در مورد قبلی را بهبود ببخشم و به نوعی خود را از عادت پشت گوش انداختن درمان کنم:

قطع کردن اینترنت: بیشتر امور کاری من نیازی به اینترنت نداشت، پس در اولین قدم راه اتصال خود به دنیای صفر و یک را مسدود کردم.

دفترچه یادداشت: هر زمان که افکار و سوالات غیر کاری به ذهنم می رسید که من را مجاب به مرور در اینترنت می کرد، بلافاصله آنها را در دفترچه یادداشت خود می نوشتم تا در زمانی دیگر به آنها بپردازم.

قرار دادن محدودیت زمانی: من برای خودم مهلت معین برای به پایان رساندن کارها مشخص کردم و این کار باعث بالا رفتن تمرکزم شد. من حتی برای انجام امور شخصی مثل صحبت با دوستان هم محدودیت قائل شدم و بیشتر از ۵ دقیقه زمان خودم را صرف امور غیر کاری نکردم.

کلا برای تثبیت یک عادت خوب سه کار است که باید انجام داد:

زیر نظر داشتن فعالیت ها: شب به شب قبل خواب نیم ساعت از زمان خود را صرف یادداشت برداری از امور انجام شده در طول روز و آنالیز بگذرانید تا بدین صورت فعالیت های خود را زیر نظر داشته باشید.

اولیویت بندی کردن فعالیت های روز آینده: چکیده کارهای انجام شده و برنامه روز آینده به ما کمک می کند تا به فعالیت های روز آینده متمرکز شویم و بتوانیم آنها را اولویت بندی کنیم. برای شروع من فقط سه کار بسیار مهم خود را که حتما باید روز آینده به اتمام می رساندم را می نوشتم.

دوباره بررسی کردن ماهانه و فصلی: با بازرسی کردن مجدد اطلاعاتی که طی ماه و در یک فصل از خود به دست آورده اید می توانید عادات کاری خوب و بهره وری خود را تا حد بسیار زیادی تحت نظر بگیرید و آنها را بهبود ببخشید.

این تکنیک ها به من کمک بسیار زیادی کرد تا بتوانم به خودم کمک کنم تا هم در کارها موفق تر ظاهر شوم و هم به زندگی شخصی خود بپردازم.