چگونه یک ارائه خوب را تباه کنیم؟

یک ارائه مفید خصوصیات زیادی دارد. توجه به موضوع و مخاطبین، تمرکز و تسلط کافی در جمله بندی ها، دقت در توضیح و توجیه ها و تاکید بر نقاط قوت محصول، خدمات یا مقاله و نقاط ضعف سیستم های موجود، برخی از این خصوصیات موثر هستند.

اما در کنار این موارد، برخی اشتباهات رایج نیز وجود دارند که می توانند تاثیر منفی روی ارائه شما بگذارند. اگر می خواهید ارائه ای مثبت و موثر داشته باشید، با دانستن این موارد نسبت می توانید نسبت به پیشگیری از اثرات سوء این اشتباهات، بهتر عمل می کنید.

ادامه مطلب را از دست ندهید.

۱- عذرخواهی در ابتدای کار

ممکن است به هر دلیلی -مانند دیر رسیدن، عدم آماده بودن برخی امکانات در جلسه و هر دلیل دیگری- فکر کنید پوزش خواستن از حضار کار درستی است. اما در واقع با این کار روی خود و موفقیت ارائه، تاثیر منفی می‌گذارید. بار منفی عذرخواهی روی همه تاثیر می گذارد و هر چه که ارائه خوبی هم داشته باشید، همه به شما به چشم عامل اشتباهات و کمبودها نگاه می کنند. حتی خودتان!
در صورت لزوم، به جای پوزش خواستن در ابتدای کار، در پایان از مشکلات یا کمبودها عذرخواهید کنید. در این حالت حس تمرکز و قدرت را در طول ارائه القا کرده اید و نهایتا تواضع خود را نیز نشان داده اید.

۲- درخواست وقت اضافه

بسیاری از افراد در ابتدا یا میانه کار ممکن است با این تصور که نتوانند یا نتوانسته اند ارتباط خوبی با مخاطبان برقرار کنند، درخواست وقت بیشتری جهت اتمام کار نمایند. اما این تنها یک اشتباه شایع است. چرا که درخواست وقت اضافه علاوه بر اینکه شما را در معرض پیش قضاوت قرار می دهد، منجر به خسته شدن بحث و طولانی شدن بی دلیل مدت ارائه شما می شود.
به جای درخواست وقت اضافه، سعی کنید بر روی اتمام صحبت های خود در زمان تعیین شده تمرکز کنید. حتی اگر حرفتان تمام نشد در زمان مقرر ارائه را پایان دهید.

۳- گذر سریع از اسلایدها

تصور کنید در میانه یک ارائه ۱۵ دقیقه ای متوجه شوید تنها ۲۰ اسلاید از ۶۰ مورد را نمایش داده و وقت کافی برای بقیه ندارید. در این صورت بدترین کار رد کردن سریع و بدون توضیح اسلایدهای باقیمانده است.
سعی کنید با تمرین روی ارائه خود، زمان را بین اسلایدها تقسیم کرده و اعتدال را رعایت کنید. در این صورت تمرکز بیشتری روی تمام اسلایدها دارید و مخاطبان را هم گیج نخواهید کرد.

۴- عذرخواهی شخصی

بخاطر مسائل شخصی عذرخواهی نکنید. پوزش خواستن برای عملکرد ضعیفتان به بهانه مسائلی همچون خستگی، بی خوابی در شب گذشته و عصبانیت اصلا جایز نیست. چنین پوزش خواستنی برای مخاطبان به این معنی است که شما بخاطر عملکرد بدتان حس بدی دارید و بابت آن است که عذرخواهی می کنید. ضمن اینکه هیچ کس نمی خواهد در یک ارائه رسمی، شکوه های شخصی شما را در قالب معذرت خواهی بشنود.
به جای این کار، اعتماد به نفس داشته و صرفه نظر از احساسات، سعی کنید از خودتان اشتیاق و حرارت نشان دهید.

۵- خواندن متن های درون اسلاید ها

خواندن از روی اسلایدهای به جای اینکه از زبان خود در مورد محتوای آنها حرف بزنید، این حس را در مخاطبان القا می کند که تمرکز یا تسلط کافی بر روی موضوع ندارید. همچنین به احتمال بسیار زیاد مخاطبان می توانند متن اسلایدهای شما را بخوانند، و اگر شما خودتان این مسئولیت را به عهده گیرید، نه تنها از دید آنها خسته کننده هستید، بلکه ممکن است حس بی احترامی به مخاطبان را نیز در آنها ایجاد کنید.
به جای خواندن متون اسلایدها، سعی کنید از آنها به عنوان راهنما برای خود استفاده کنید. به یاد داشته باشید که آن متون تنها خلاصه ای از بحثی هستند که شما در حال ارائه آن هستید، نه همه آن.

۶- پشت کردن به مخاطبان

عادت بد بسیاری از افراد در هنگام ارائه، بازگشت طولانی مدت به سمت پرده و ملاحظه اسلاید بعدی است. چنین کاری در بسیاری مواقع بی ادبانه و غیرحرفه ای به چشم می آید.
بهتر است چشم در چشم مخاطب باشید و همواره در طول ارائه به آنها نگاه کنید. در صورتی که نیاز بود به پرده نگاهی بیاندازید این کار را بسیار سریع انجام دهید. به طوری که کانون توجه را که مخاطب تان است، از دست ندهید.

۷- عجله کردن

ممکن است موارد زیادی داشته باشید که فکر کنید باید در مدت زمان کوتاه ارائه برای رسیدن به آنها سریع صحبت کنید یا عجله کنید. سریع صحبت کردن در مخاطب این حس را به وجود می آورد که ارائه شما طولانی است. ضمن اینکه سریع حرف زدن به جای درک موضوع توسط مخاطبان، منجر به عصبی شدن آنها می شود.
بهتر است به جای تند حرف زدن کار قبل از ارائه یا در حین آن، برخی مباحث را کوتاه یا خلاصه کنید.

۸- بی قراری

اعمالی مانند ورق زدن صفحات، بازی کردن با انگشتر یا دکمه های لباس، خاراندن سر و سایر موارد مشابه را انجام ندهید. این موارد و هر عمل دیگری از جانب شما که حواس مخاطب را پرت کند، نشان از بی قراری و دستپاچگی شما در طی ارائه هستند. چیزی که تاثیر منفی اش بر روی ارائه و مخاطب شما زیاد خواهد بود.
سعی کنید ارائه تان را چند بار تمرین کنید. ایستادن و حرکات صحیح دست را تمرین کنید و بر روی محتوای ارائه تسلط کافی را پیدا کنید. تنها با تمرین است که تیک های ناخودآگاه شما در حین ارائه از بین می روند.