۳ توصیه مفید برای مدیریت اثربخش تر زمان

خیلی از مواقع پر مشغله ترین اعضای تیم، در واقع کار کمتری نسبت به بقیه ی اعضا انجام می دهند. علت این امر این است که او به جای کارهایی که باید انجام می داده، وقت بیشتری را برای مدیریت عوامل حواس پرت کن اطرافش صرف کرده است. اکثر این افراد به طور قطع از استعداد و مهارت های لازم برای انجام کارهایی که به آنها محول می شود برخوردارند، اما نمی دانند زمان خود را چگونه مدیریت کنند.

ما همیشه در بهترین حالت خود نیستیم، گاهی اوقات نیز شرایط دشوار می شود. اما واقعیت این است که همه ی ما همین ۲۴ ساعت را در شبانه روز داریم و با این وجود برخی از ما نسبت به بقیه کارهای بسیار بیشتری را به انجام می رسانند.

این مسئله می تواند آزار دهنده باشد. هر روز سعی می کنید کنترل برنامه ی روزانه ی خود را در دست بگیرید، اما زمان از شما پیشی می گیرد و شما نمی توانید به تمام کارهایی که می خواستید انجام دهید رسیدگی کنید. اینجاست که نمی فهمید کجای کار را اشتباه و دیگران کجای کار را درست انجام می دهند که این اتفاق می افتد.

کسانی که فکر می کنید توانایی عجیب و غریبی در این کار دارند تفاوت زیادی با شما ندارند. آنها تنها به ارزش زمان خود بهتر پی برده اند و بهترین استفاده را از آن می برند. آنها از این موضوع آگاهند که زمانشان محدود است و برای محافظت از آن تلاش می کنند. اما چگونه؟ با اتخاذ رویکردی استراتژیک در قبال مدیریت آن.

بنابراین اگر آماده ی تغییر رویه هستید و می خواهید شما هم مثل آنان بهترین استفاده را از زمان خود ببرید، با به کار گیری ۳ توصیه ای که در ادامه خواهید خواند می توانید مدیریت اثربخش تری روی زمان خود داشته باشید:

۱- با اهمیت ترین کارها را شناسایی کنید

هر روز چیزهای زیادی هستند که برای جلب توجه شما در رقابت با یکدیگر قرار می گیرند، اما این شما هستید که باید پیش از پرداختن به هر یک، مهم ترین ها را شناسایی کنید و سپس به انجامشان بپردازید. به این فکر کنید که چه چیز در زندگی شما از همه مهم تر است. آیا زمان کافی به چیزهایی که برایتان اهمیت دارند اختصاص می دهید؟

وقتی برترین اولویت های خود را شناسایی کردید، کارهای کم اهمیت تر خود به خود از درجه ی اهمیت ساقط خواهند شد. وقتی به این مرحله می رسید باید با نه گفتن به مسائلی که در اولویت شما قرار نمی گیرند، برخی از کارها را از برنامه ی روزانه ی خود حذف کنید و این هیچ شکالی ندارد.

۲- هدف گذاری قاطعانه ای برای خود داشته باشید

خیلی وقت ها ممکن است به راحتی اجازه دهید رویداد های روزانه، نحوه ی صرف زمان روزانه را به شما تحمیل کنند و پیش از آنکه متوجه شوید، یک روز کامل را به این شیوه از دست می دهید بی آنکه هیچ کار با ارزشی انجام داده باشید. اما کسانی که مدیریت اثربخشی روی زمان خود دارند در جهت کارهایی که باید انجام دهند هدفگذاری می کنند و به این اهداف پایبند می مانند.

افراد موفق ممکن است تک تک دقیقه های هر روز خود را برنامه ریزی نکنند، اما پیش از آغاز روز، برنامه ای کلی برای گذران آن دارند. آنها برنامه ی روزانه شان را مبنای گذران روز خود قرار می دهند و سپس در جهت رسیدن به اهدافشان قدم بر می دارند که این، در نهایت منجر به موفقیت شان خواهد شد.

پس اهداف خود را روی کاغذ بیاورید و آن را در معرض دید خود قرار دهید. سپس خودتان را به رسیدن به آنها موظف کنید. با این حال اگر موفق به انجام همه ی آنها نشدید خود را سرزنش نکنید. در عوض روز بعد تمرکز خود را روی اهدافتان بیشتر کنید.

۳- به حاشیه ها و عوامل حواس پرت کن توجه نکنید

همیشه چیزهایی هستند که حواس شما را پرت و حتی بهترین برنامه ها را از مسیر اصلی شان خارج کنند. این وقفه ها در بسیاری موارد جزئی و بی اهمیت هستند، اما در برخی موارد لازم است بلادرنگ به آنها رسیدگی شود.

انسان های استثنایی قادرند تفاوت موضوعات با اهمیت و بی اهمیت را به خوبی درک کنند. آنها می توانند کارهای مهم را در مرکز توجه خود قرار دهند و باقی مسائل را محترمانه و قاطعانه از بازه ی توجه خود خارج کنند. آنها در صورت لزوم فوراً به برخی مسائل اضطراری رسیدگی می کنند، اما بلافاصله به کاری که در حال انجامش بودند باز می گردند و هدف های اصلی خود را پی می گیرند. تشخیص درجه ی اهمیت موضوعات مختلف برای مدیریت اثربخش زمان امری حیاتی است.

شما نیز به محض آنکه رویکردی استراتژیک در قبال مدیریت زمان خود اتخاذ کنید، متوجه تفاوت بزرگی که در پایان روز در احساس شما به وجود می آید خواهید شد. به این ترتیب به جای عذاب وجدان و حسرت، به کارهایی که انجام داده اید افتخار خواهید کرد.