چگونه با همکاران بهتر ارتباط برقرار کنیم؟

ارتباطات در حفظ روابط مثبت در محیط‌های مختلف از محل کار گرفته تا خانه و دانشگاه اهمیتی کلیدی دارد. فقدان ارتباط در روزهای عادی هم می‌تواند ناخواسته به ارسال سیگنال‌های منفی به دیگران منجر شود و حالا به لطف کرونا و قرنطینه ناشی از آن این ریسک پررنگ‌تر هم شده است.

در این مطلب انواع مختلف ارتباط را شرح داده و سپس با نگاهی به روش‌های موثر برقراری ارتباط موثر با همکاران اهمیت آن را شرح داده‌ایم.

انواع ارتباط

در محیط‌های کاری برای برقراری ارتباط با همکاران از روش‌های مختلفی استفاده می‌کنیم که شامل ارتباط کلامی، غیرکلامی، کتبی، بین فردی و موارد دیگری می‌شود. در دوران دورکاری موارد کلامی کمرنگ‌تر شده و در عوض نقش ارتباط کتبی بیشتر شده است.

ارتباط کلامی

این مدل شامل ترکیبی از اصوات و کلماتی است که از طریق آن با دیگران صحبت می‌کنیم. این مدل در برقراری ارتباط سازنده اهمیت به سزایی دارد و برخی از مهمترین جنبه‌های آن عبارتند از صحبت کردن با اعتماد به نفس، استفاده از تکنیک شنیدن فعال و عدم استفاده از کلمات پر کننده مکث نظیر «اممم»، «اههه» و غیره.

ارتباط غیرکلامی

این مدل نه بر اصوات و واژگان بلکه بر مواردی مثل ژست‌ها، حالت‌های چهره، ارتباط چشمی و زبان بدن مبتنی است. هرچند ارتباط غیرکلامی کمتر مورد توجه قرار می‌گیرد اما اهمیتی در حد مدل کلامی دارد و استفاده اشتباه آن پیام مخربی را به همکاران منتقل می‌کند.

ارتباط کتبی

همانطور که از نام آن پیداست شامل پیام‌هایی است که در قالب یادداشت، گزارش، ایمیل، پیامک و مواردی از این دست منتقل می‌شود. یک پیام مطلوب کتبی باید روشن، صریح، عاری از غلط املایی و نگارشی و تا حد ممکن ساده باشد. مزیت این روش در این است که می‌توانید به خوبی روی پیام فکر کرده و سپس آن را برای طرف مقابل ارسال کنید.

چگونه با همکاران ارتباط بهتری برقرار کنیم؟

برای پایه‌ریزی یک ارتباط موثرتر با همکاران سعی کنید روش‌های زیر را به عادت روزمره تبدیل کنید:

از ارتباط چهره به چهره استفاده کنید: این روش از ارسال ایمیل شخصی‌تر است و طی آن می‌توانید به شکلی حرفه‌ای، سریع و شفاف با همکار خود صحبت کنید.

بشنوید: توجه به سخنان طرف مقابل نشان دهنده اهمیتی است که برای نقطه نظرات و دیدگاه‌های همکارتان قائل هستید. اگر بخشی از سخنان وی را متوجه نشده‌اید به روشی مناسب از وی درخواست کنید آن را تکرار کرده یا روشن‌تر توضیح دهد.

ارتباط چشمی بگیرید: نگاه کردن به اطراف، سقف یا زمین زمانی که طرف مقابل در حال صحبت است، این پیام را به وی می‌دهد که شما یا علاقه‌ای به ادامه مکالمه ندارید یا حرف‌های وی برایتان اهمیتی ندارد. از اینرو سعی کنید ارتباط چشمی را حین گفتگو حفظ کنید.

توجه به پیام‌های غیر کلامی: حین صحبت با توجه به ژست‌‌های طرف مقابل می‌توان به برخی نکات پی برد. برای مثال اگر دست‌های وی در حالت باز و ریلکس هستند یعنی آماده گوش دادن به حرف‌هایتان را دارد و اگر ارتباط چشمی خوبی هم دارند یعنی توانایی تمرکز و گفتگو را دارا است. از طرف دیگر به ژست‌های خودتان هم توجه داشته باشید تا به صورت ناخواسته روی طرف مقابل اثر منفی نگذارید.

در گفتگو مشارکت فعال داشته باشید: مهمترین نکته‌ای که اینجا باید به یاد داشته باشید این است که موبایل و دیگر ابزارهای پرت کننده حواس را کنار گذاشته و در گفتگو حضور داشته باشید. برای برقراری ارتباط موثر باید هر دو نفر دیدگاه‌هایشان را مطرح کرده و با دقت به سخنان طرف مقابل گوش دهند. اگر نظر شما با طرف مقابل متفاوت است، صادقانه آنرا مطرح کنید اما اجازه ندهید تفاوت دیدگاه‌ها شما را از اصول احترام به هم دور کند.

آرام و واضح صبحت کنید: زمانی که نوبت به شما رسید آرامش خود را حفظ کرده و با نفسی عمیق به شکل حرفه‌ای و آرام صحبت کنید. پیش از بیان کلمات آنها را به دقت انتخاب کرده و مواردی که احیانا شما را آزار می‌دهد بیان کرده و راه حل آنها را هم ارائه کنید.

از همکارتان سپاسگزاری کنید: در پایان جلسه از همکارتان به خاطر اینکه وقت و نظراتش خود را در اختیارتان قرار داده تشکر کنید.

اهمیت ارتباطات در دوران کرونا

همانطور که گفتیم اهمیت برقراری ارتباط موثر در دوران کرونا بیش از پیش افزایش پیدا کرده است. قبل از این همکارانتان را در محیط کار ملاقات می‌کردید، به راحتی با یکدیگر گفتگو کرده و دیدگاه‌تان را به اشتراک می‌گذاشتید اما با دورکار شدن بسیاری از کسب و کارها این فرصت از دست رفته و حالا اغلب ما تنها از طریق پلتفرم‌های پیام رسانی متنی، صوتی یا تصویری با هم در ارتباط هستیم.

خوشبختانه راهکارهای مطرح شده تنها محدود به ملاقات‌های حضوری نیستند و در قرنطینه هم می‌توان از آنها بهره برد. برای مثال برقراری ارتباط چشمی حین تماس تصویری حتی اهمیتی بیش از ملاقات حضوری دارد یا استفاده از لحن ساده و روشن در پیام‌ها کماکان مهم است. به علاوه فراموش نکنید که حین ارسال پیام نمی‌توان لحن و حالت را به خوبی دیدار حضوری منتقل کرد. یکی از راه‌حل های این مساله استفاده از اموجی است، برای مثال اگر قصد شوخی با کسی را دارید حتما از اموجی خنده استفاده کنید چرا که طرف مقابل ممکن است متوجه نیت شما نشده و آنرا جدی برداشت نکند.

مزایای ارتباط موثر در فضای کار

ارتباط موثر تاثیر شگرفی در محیط کار دارد. ارتباطات روی تمام افراد شامل کارمندان، مدیران و به صورت کلی کسب و کار تاثیر گذاشته و بنابر دلایل زیر اهمیت دارد:

حل اختلافات

ارتباط موثر برای حل اختلافات میان کارکنان در یک کسب و کار ضروری است. پس از برطرف کردن اختلافات می‌توانید به سمت جلو حرکت کنید و کسب و کار نیز به خوبی ادامه پیدا می‌کند.

افزایش بهره‌وری

با ارتباط خوب، میزان بهروه‌وری در محل کار بالاتر می‌رود. دلیل بهبود بهره‌وری، افزایش مشارکت و تعامل کارکنان، حس همکاری میان آن‌ها و خلق ایده‌های جدید و خلاقیت است.

تقویت روحیه

روحیه تیمی یکی از بخش‌های ضروری برای بهبود راندمان در محل کار است. برای انجام فعالیت‌ها در بالاترین سطح ممکن، تمام کارمندان باید در آن‌ها مشارکت داشته باشند. با ارتباط موثر، صدای افراد به یکدیگر می‌رسد و هر کارمند با توجه به نقش خود می‌تواند در آن مشارکت داشته باشد. معمولا تقویت روحیه افزایش بهره‌وری را در پی دارد که ویژگی مطلوبی برای کسب و کارها محسوب می‌شود.

ارتباط موثر میان تمام کارکنان درون یک کسب و کار و همچنین با مشتریان در خارج از محل کار، از اهمیت بالایی برخوردار است و باعث پیشرفت و رونق آن می‌شود. با این کار، ارتباطات شما شفاف‌تر شده و دیگران بهتر شما را درک می‌کنند.