مدیریت توجه چیست و چگونه به افزایش بازدهی در کار و زندگی کمک می‌کند؟

اگر شما هم جزو افرادی هستید که در محل کار یا در زندگی شخصی، تمرکز کافی روی مسئولیت‌ها و وظایف محوله ندارید، گاها با حواس پرتی کارها را پیش می‌برید و از کارایی خود رضایت کافی ندارید، ‌به شما توصیه می‌کنیم این مطلب را در مورد «مدیریت توجه» مطالعه کنید.

در برخی موقعیت‌ها، ممکن است نتوانیم روی وظایف و مسئولیت‌های خودمان تمرکز کافی داشته باشیم. در چنین شرایطی، مدیریت توجه می‌تواند به ارتقا کیفیت و بهره‌وری امور کمک کند.

به دلیل ساختار ذهن، میزان تمرکز و توجه انسان در کارهای مختلف محدود است. انجام چند وظیفه و مسئولیت مختلف و کسب نتیجه مثبت در همه آن کارها یا رسیدن به رضایت کامل در همه امور، بسیار دشوار است.

حجم اطلاعات در حوزه‌های مختلف بسیار بالا است و شاید ما قادر به پردازش صحیح همه این حجم اطلاعات نباشیم. «میهالی سیکسن تمیالی»، روانشناس مجارستانی-آمریکایی معتقد است که ظرفیت پردازش ذهن خودآگاه انسان، 120 بیت در ثانیه است. وقتی شخصی صحبت می‌کند و ما به صحبت‌های او گوشی می‌دهیم، ذهن در حال پردازش حدود 60 بیت در ثانیه است. در نتیجه درک صحبت کردن همزمان دو نفر کار دشواری است.

خستگی ذهنی باعث کاهش تمرکز ذهنی می‌شود. وقتی ذهنمان خسته است، فعالیت‌های نورون‌های مغزی محدود می‌شود و در نتیجه نمی‌توانیم به راحتی روی فعالیت‌ها و مسئولیت‌های روزانه تمرکز کافی داشته باشیم.

به غیر از سیستم ذهن، شادی نیز یکی دیگر از عوامل تاثیرگذار روی میزان تمرکز در کار است. «پال دولان»، استاد علوم رفتاری معتقد است که تمرکز یکی از مولفه‌هایی است روی توانمندی‌های کاری و مسئولیت‌های ما تاثیرگذار است.

«مورا نول توماس» معتقد است که مدیریت توجه اهمیت بیشتری نسبت به مدیریت زمان دارد. وی معتقد است مدیریت توجه به مهم‌ترین ابزار قرن 21 تبدیل می‌شود. وقتی در تقویم، کاری را برای انجام دادن یادداشت می‌کنیم، به معنی توجه کردن به آن مسئولیت است و زمان فاکتور ثانویه است. در واقع ابتدا به آن وظیفه توجه می‌کنیم و سپس زمانی را برای انجام دادنش مشخص می‌کنیم.

«مورا نول توماس» نویسنده کتاب مدیریت توجه در مورد افزایش بهره‌وری با کمک مدیریت توجه مطالب مفیدی را ارائه کرده است. در شرایط کنونی، مردم این قرن بیش از هر زمان دیگری در معرض حواس پرتی قرار دارند. فناوری باعث توسعه، بهره‌وری و بهبود ارتباطات شده است ولی با این وجود، تمرکز مردم روی برخی کارها به شدت افت کرده است.

مورا توماس در مورد اهمیت مدیریت توجه ایده‌های جالبی را مطرح می‌کند و معتقد است که سه گام برای مدیریت توجه باید در پیش گرفت:

• محیط اطراف خود را کنترل کنید.
• روی فناوری کنترل داشته باشید.
• رووی رفتار خودتان کنترل داشته باشید.

محیط اطراف خود را کنترل کنید

باید در محیطی که در آن زندگی یا کار می‌کنید، راحت باشید. در این صورت تمرکز بیشتری روی کارها خواهید داشت. با بستن درب اتاق کارو پیدا کردن مکانی ساکت و آرام برای کار کردن، می‌توانید تمرکز بالاتری را تجربه کنید.

روی فناوری کنترل داشته باشید

گاهی اوقات لازم است برای بالابردن تمرکز خودتان گوشی موبایل‌تان را سایلنت کنید؛ یا برخی اپلیکیشن‌هایی که باعث حواس پرتی‌تان می‌شوند را غیر فعال کنید. انجام این کار به مدت 20 دقیقه در ساعات مشخصی از روز باعث می‌شود به تدریج نگذارید فناوری‌های جدید به عاملی برای حواس پرتی و نداشتن تمرکز تبدیل شوند.

رفتار خود را کنترل کنید

سخت‌ترین کار کنترل رفتار خودتان است. نظم بخشیدن به افکار، سخت تر از منظم کردن محیط پیرامون است. باید به عنوان تمرینی مداوم به نظم بخشی افکار خود بپردازید. همان‌طور که عضلات ما به تمرین ورزشی نیاز دارند تا قوی بشوند، ذهن ما نیز با تمرین مداوم منظم می‌شود.

در حوزه فناوری عادت‌هایی در ما شکل گرفته و نهادینه شده است. مثلا به تلویزیون نگاه می‌کنیم، همزمان پیام‌های گوشی را پاسخ می‌دهیم و اگر لازم باشد در شبکه‌های اجتماعی هم حضور داریم. ممکن است در ساعات مختلف شبانه روز چنین کاری را انجام دهیم و ترک برخی عادت‌های اشتباه در این حوزه بسیار سخت است.

رعایت تعادل در زندگی شغلی و کاری بسیار اهمیت دارد. وقتی در همه کارها تعادل وجود داشته باشد، از میزان حواس پرتی در محل کار کم می‌شود. برای هر کاری باید محدودیت‌ها و مرزهایی را تعیین کنیم. رعایت تعادل حتی در حوزه‌های فردی، روابط خانوادگی، سرگرمی و ... هم مهم است.

برای مثال مدیری را در نظر بگیرید که در ساعات غیر اداری برای تیم کاری خود پیام کاری ارسال می‌کند. با این رویکرد، تصور می‌کند پرسنل خود را در وضعیت فعال و همیشه آماده به کار نگه داشته است. در حالیکه در ساعاتی که نیروها در حال استراحت بوده یا با خانواده خود ساعاتی را سپری می‌کنند، تمرکز لازم را روی کار ندارند و ارسال چنین پیام‌هایی اساسا اشتباه است.

انجام دادن برخی کارها باعث می‌شود که توجه و تمرکز لازم را نداشته باشیم و نتوانیم مسئولیت‌های خودمان را به خوبی به انجام برسانیم. مواردی که در ادامه ذکر شده باعث کاهش تمرکز می‌شوند و برای افزایش بازدهی بهتر است آنها را کنار بگذاریم:

• چند وظیفه‌ای بودن
• باز کردن پیام‌ها وقتی نیازی به باز کردن آنها نیست
• تغییر مداوم عادت‌ها (باز کردن فایل‌ها، دانلود و بررسی ایمیل‌ها)
• نادیده گرفتن محدودیت‌های مربوط به شناخت ادراکی
• قرار گرفتن در معرض اطلاعات بیش از حد
• حضور بیش از حد در شبکه‌های اجتماعی
• توقف یک کار و تمرکز روی کار دیگر

اگر می‌خواهیم مدیریت توجه را در زندگی و محل کار خود در پیش بگیریم، باید از همین امروز عواملی که باعث حواس پرتی می‌شوند را از زندگی و کار خود تعدیل و به مرور زمان حذف کنیم.