چرا انجام اتوماسیون در مطب برای پزشکان ضروری است؟

یکی از دغدغه‌ها در مراکز پزشکی و دندانپزشکی، مدیریت صحیح امور و ارائه خدمات بهتر به بیماران است. مدیران همواره به دنبال راهکارهای ساده، سریع، مطمئن و در عین حال جامع برای رفع این دغدغه‌ها هستند. احتمالا استفاده از سیستم اتوماسیون، یکی از راهکارهایی است که بارها به شما پیشنهاد شده است.

ممکن است پرسش‌های بسیاری در ذهن شما، به عنوان مدیر مجموعه پزشکی و یا دندانپزشکی شکل گیرد. منظور از اتوماسیون در مطب چیست؟ چرا انجام اتوماسیون در مطب برای پزشکان ضروریست؟ چگونه برخی از مجموعه‌های پزشکی و دندانپزشکی با استفاده از این ابزار توانسته اند خدمات بهتری به بیماران خود ارائه داده و فعالیت خود را گسترش دهند؟ آیا با توجه به شرایط موجود در کشور انجام این کار، صرفه اقتصادی و اداری دارد یا خیر؟

در ادامه این مطلب به ارائه پاسخ‌های جامع به سوالات مطرح شده خواهیم پرداخت. با ما همراه باشید.

اتوماسیون مطب پزشکی چیست؟

به طور کلی، منظور از اتوماسیون مطب، استفاده از ابزارهای الکترونیکی برای انجام راحت‌تر، سریع‌تر و دقیق‌تر شدن وظایف و کارهای مجموعه است. با راه‌اندازی اتوماسیون می‌توان تمامی مکاتبات، تشکیل و تکمیل پرونده‌ها، مستند سازی‌ها و دیگر کارهای دفتری را با کیفیت، سرعت عمل و دقت بسیار بالاتری انجام داد. برای راه‌اندازی اتوماسیون در مطب‌ها و مراکز درمانی می‌توان از چندین فاکتور بسیار مهم که به آن اشاره خواهد شد استفاده کرد که به صورت قابل توجهی در افزایش سرعت و بازدهی موثر است.

چرا پزشکان حرفه‌ای اتوماسیون را انتخاب می‌کنند؟

پزشکانی که به کار خود ارزش و بهای بیشتری می‌دهند، به کیفیت خدمات ارائه شده در مطب خود نیز اهمیت بسیار زیادی می‌دهند. زیرا رضایت بیماران مراجعه کننده به مطب، اولین اصل برای رسیدن به موفقیت بیشتر است.

در یک مطب دارای سیستم اتوماسیون، ضمن اینکه به آسایش و راحتی پزشک اهمیت ویژه‌ای داده شده است، به مبحث مدیریت مصرف انرژی، صرفه جویی در زمان و آسایش بیماران نیز توجه ویژه‌ای می‌شود. می‌توان گفت تمامی این موارد از مهم‌ترین دغدغه‌های پزشکان بوده، تاثیر بسیار شگرفی بر روی آینده شغلی آن‌ها گذاشته و فعالیت در مطب را برایشان بسیار ساده‌تر می‌کند. همچنین نوآوری و ارتباط موثر با مجموعه درمانی در جهت مثبت برای انجام امور مربوط به مراجعه کنندگان، باعث می‌شود تا یک پزشک یا تیم درمانی همیشه به عنوان اولین  انتخاب جامعه هدف که بیماران هستند قرار بگیرند.

مشکلات و ضعف‌های مدیریت مطب به روش سنتی

سالیان بسیار زیادی است که پزشکان به انجام امور مطب خود به صورت سنتی عادت کرده‌اند. استفاده از پرونده‌های کاغذی، سیستم‌های نوبت‌دهی دفتری، استفاده از نیروی انسانی برای انجام امور محاسبات، وقت‌گیر بودن بسیاری از امور مانند تغییر نوبت‌ها، عدم جمع آوری اطلاعات کامل از بیماران و.... از مهم‌ترین ضعف‌هایی هستند که در سیستم سنتی مدیریت مطب مشاهده می‌شوند. نیازی به اشاره این موضوع نیست که تمامی این روش‌ها با درصدی خطا همراه بوده و باعث صرف زمان و انرژی بیش از اندازه‌ می‌شود.

با توجه به تمامی این موارد به راحتی می‌توان به این نتیجه رسید که سیستم سنتی مدیریت مطب‌ها و کلینیک‌های پزشکی، دیگر راه مناسبی برای مدیریت امور مطب مخصوصا در فضای امروزی نیستند. پرونده‌های کاغذی، نوبت‌دهی سنتی، نبود سیستم مدیریت پرونده‌ای و اسنادی درست، عدم وجود راه ارتباطی درست با بیماران و... همگی از مواردی هستند که می‌توانند یک مجموعه پزشکی را از پیشرفت دور نگه دارند.

مواردی که تا کنون ذکر شد، برخی از دلایلی است که چرا پزشکانی که همواره در حال بالا بردن سطح کار خود هستند، از سیستم اتوماسیون برای مطب خود استفاده می‌کنند و اینکه چگونه این اتوماسیون توانسته به پیشرفت کاری آن‌ها کمک کند.

اتوماسیون مطب چه مزایایی برای یک مطب پزشکی دارد؟

از مزیت‌های اتوماسیون مطب و کلینیک‌های پزشکی و دندانپزشکی می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• در دسترس بودن تمامی اطلاعات
• در دسترس بودن سریع تاریخچه بیمار و ارائه نمودارهای مختلف درمانی
• حذف تمامی پرونده‌ها و مدارک جاگیر کاغذی
• به صفر رساندن امکان از بین رفتن اطلاعات با استفاده از حافظه‌های ابری
• حفاظت از محرمانگی اطلاعات بیماران
• امکان برنامه ریزی دقیق و درست نوبت‌ها
• سادگی در حسابرسی امور مالی
• صرفه جویی بسیار زیاد در وقت
• امکان دریافت گزارشات دقیق و بدون ایراد در هر زمان
• امکان یاد آوری زمان نوبت‌ها به بیماران به راحت‌ترین شکل ممکن
• مدیریت تمامی پرسنل
• قابلیت اتصال تجهیزات پزشکی مانند تجهیزات تصویربرداری به سیستم و انتقال و ذخیره سازی مستقیم تصاویر
• مدیریت انبارداری بسیار ساده
• به حداقل رساندن تمامی اشتباهات
• عدم انتقال آلودگی و میکروب از یک بخش به بخش دیگر توسط پرونده‌های دستی

بهترین راه‌کار برای ایجاد یک اتوماسیون عالی و کارآمد چیست؟

نرم‌افزار مدیریت مطب و کلینیک‌های پزشکی، با در اختیار قرار دادن تمامی امکانات مورد نیاز یک پزشک اعم از سیستم مدیریت پرونده، سیستم نوبت دهی، حضور و غیاب، مدیریت پرسنل، مدیریت انبار، مدیریت مالی و... قادر خواهد بود تا یک اتوماسیون کامل را برای یک مطب پزشکی ایجاد کند. بنابراین انتخاب یک نرم‌افزار مطب مناسب به تنهایی کافی‌ است تا پزشک بتواند تمامی امکانات مورد نیاز خود را در یک مرحله دریافت کند. البته باید دانست که سیستم اتوماسیون و نرم افزار زیر ساخت اولیه و سخت افزاری خاص خود را نیاز داشته و پیشنهاد می‌گردد مجموعه ها قبل از اقدام به خرید نرم افزار و نصب اتوماسیون حتما باشرکت مربوطه در ارتباط با زیرساخت ها و حداقل های لازم و استانداردهای آن هماهنگی و مشورت لازم را انجام دهند. بدیهی است در صورت هماهنگی سخت افزار و نرم افزار و کارکرد درست آنها بهترین نتایج حاصل خواهد شد.

گروه فناوری و اطلاعات ژنیک با داشتن تیمی حرفه‌ای علاوه بر ارائه مشاوره های لازم در تمامی این امور، محصول ویژه و ارزشمند خود به نام نرم افزار ژنیک را با تکنولوژی های روز تولید و ارائه نموده است. نرم‌افزار مدیریت مطب و کلینیک ژنیک به عنوان یکی از جامع‌ترین نرم‌افزارهای موجود در کشور، امکان این را دارد تا تمامی امکاناتی که پزشک برای اجرای اتوماسیون مطب خود به آن احتیاج دارد را برای وی مهیا سازد.

از جمله مهم‌ترین مزایایی که این نرم‌افزار در اختیار پزشک قرار می‌دهد می‌توان موارد زیر را نام برد:

• مدیریت کامل پرونده‌های بیمار اعم از: ثبت مشخصات شناسنامه‌ای و سوابق درمانی، ثبت گزارشات درمانی پزشکان و درمان‌های صورت گرفته بر روی بیمار، ثبت آزمایشات، استفاده از نمودارهای پزشکی، مشاهده وضعیت هزینه‌های درمان و...
• مدیریت فایل‌ها و تصاویر مرتبط: در نرم‌افزار مدیریت مطب ژنیک پزشک می‌تواند تمامی فایل‌های مربوط به بیمار اعم از تصاویر، اسناد، فیلم‌ها و... را در پرونده بیمار بارگذاری کند. این تصاویر می‌توانند با استفاده از وب کم، RVG، اسکنر، سی‌دی و... دریافت شده و در پرونده بیمار ذخیره شوند. قابلیت جست‌وجو میان تصاویر با استفاده از تگ روی عکس‌ها و قابلیت ویرایش تصاویر نیز از جمله امکانات بی‌نظیر این نرم‌افزار در مقابل سایر سیستم‌های مشابه هستند.
• سیستم ثبت درمان و پرونده الکترونیک: ثبت درمان در پرونده الکترونیک سلامت بیماران به چهار صورت فرم‌ها و جداول پیش فرض، دستخط با استفاده از قلم دیجیتال، تایپی و فایل صوتی امکان پذیر است.
• نوبت دهی بسیار پیشرفته: نرم‌افزار مدیریت مطب قابلیت این را دارد تا یک برنامه کامل از ساعات کاری پزشک و ساعت‌های خالی و پر شده برای ویزیت یا درمان را به منشی ارائه دهد. به این وسیله، تمامی نوبت‌ها به بهترین شکل ممکن ساماندهی شده و اشتباهات برنامه ریزی به حداقل می‌رسد.
• امکان یادآوری نوبت به بیماران: نرم‌افزار ژنیک این قابلیت را دارد تا با استفاده از سامانه‌های پیامکی، نوبت‌های رزرو شده را به صورت اتوماتیک به بیماران یادآوری کند.
• انجام امور حسابداری: با اتوماسیون کردن امور حسابداری، می‌توان گفت احتمال بروز خطا در محاسبات و گزارشات مالی به صفر خواهد رسید.  با انجام اتوماسیون پزشک قادر خواهد بود تا انواع گزارشات مالی را به سادگی، سرعت و با توجه به فیلترهای مورد نیاز خود دریافت کند.
• تهیه گزارشات عملکرد مطب:  نرم‌افزار ژنیک، از جمله معدود نرم‌افزارهایی است که قادر است تا گزارش گیری را در بازه زمانی و دسته‌های مورد نظر در کوتاه‌ترین زمان ممکن انجام و بدون هیچ ایرادی به پزشک تحویل دهند.
• امکان دریافت بازخورد از بیماران پس از ویزیت: نرم‌افزار مدیریت مطب می‌تواند فرآیند گزارش گیری را به صورت پیامکی و با ارسال پرسشنامه به راحتی انجام داده و پزشک را از نتایج آن مطلع کند. به این ترتیب شناخت نکات قوت و ضعف برای مجموعه فراهم شده و می‌توان در جهت بهبود عملکرد مطب، تغییرات مثبتی ایجاد کرد.
• سیستم انبارداری پیشرفته: ثبت دقیق تمامی ورودی‌ها و خروجی‌ها، امکان اعلام کمبود و اتمام هر کالا در نرم افزار مدیریت مطب و کلینک ژنیک وجود دارد. همچنین هشدار به پایان رسیدن تاریخ انقضا کالاهای موجود در انبار، این امکان را به پزشک می‌دهد بتواند تا حد ممکن از هدر رفتن تجهیزات خود جلوگیری و از این طریق از ایجاد ضررهای مالی جلوگیری کند.
• سامانه‌ پیامکی پیشرفته: سامانه‌ پیامکی این نرم‌افزار بسیار قدرتمند بوده و می‌تواند بر اساس فیلتر‌های متفاوت بیماران را دسته بندی و برطبق این دسته بندی‌ها، پیامک‌های مربوط را ارسال کند.
• استفاده از پیامک خودکار پس از درمان: سیستم اتوماسیون به صورت کاملا خودکار و بدون ایجاد هیچگونه زحمتی برای منشی و پزشک، پیامک‌های مراقبتی را در زمان‌های مورد نیاز برای بیماران ارسال می‌کند.
• و چندین مزیت مهم دیگر که همگی سبب شده‌اند که ژنیک تبدیل به بهترین نرم افزار مدیریت مطب و کلینیک در کشور شود.