۸ قانون اریک اشمیت، رئیس هیئت مدیره گوگل برای برگزاری یک جلسه کاری موفق

به احتمال بسیار زیاد شما هم تجربه یک گردهمایی یا ملاقات بد را داشته اید. در غیر این صورت باید به شما تبریک گفت چرا که برگزاری یک گردهمایی موفق و عالی کاری بس دشوار است. از طرفی اینگونه گردهمایی ها اگر به خوبی پیش نروند نه تنها سودی برای شرکت یا کسب و کار شما ندارند، بلکه به حیطه کاری شما ضربه هایی گاه جبران ناشدنی هم وارد می سازد.

اما یک جلسه کاری یا گردهمایی موفق اوضاع را به شکل دیگری پیش خواهد برد. اریک اشمیت، رئیس هیئت مدیره گوگل در این رابطه می گوید: "در چنین شرایط، بهترین فرصت ها برای تبادل اطلاعات، رسیدگی به مشکلات و همچنین تصمیم گیری های مهم ایجاد خواهد شد."

او در کتابی به نام "چگونه گوگل کار می کند" که به همراه معاون ارشد محصولات گوگل، جاناتان روزنبرگ، نوشته است به نکاتی در رابطه با راهکارهای رسیدن به موفقیت های کاری اشاره کرده. در این بین ۸ دستور و راهکار برای برگزاری یک نشست کاری موفق وجود دارد که در ادامه مطلب به آنها اشاره خواهیم کرد.

با دیجیاتو همراه باشید.

۱- هر جلسه ای نیاز به یک راهبر دارد

اشمیت و روزنبرگ در این کتاب نوشته اند: "ملاقات بین دو گروه برابر معمولا نتایج خوبی در بر نخواهد داشت. چرا که شما بدون گرفتن تصمیمات دشوار جلسه را به پایان خواهید رساند."

آنها توصیه می کنند که برای چنین جلساتی، فردی مطمئن را به عنوان "تصمیم گیرنده" انتخاب کنید تا تمام افراد نسبت به این موضوع واقف باشند که حرف آخر را او می زند.

۲- گردهمایی ها نیازمند داشتن یک هدف و ساختار واضح هستند

معمولا گردهمایی هایی که بیشتر از آنچه که باید طول می کشند، فاقد یک ساختار و هدف واضح هستند. اشمیت و روزنبرگ توضیح می دهند که فرد تصمیم گیرنده باید بتواند گردهمایی را آغاز کند، یک محتوای مناسب برای آن تدارک ببیند، اهداف را تنظیم کند، شرکت کنندگان را تعیین کند و در نهایت، برنامه زمان بندی شده جلسه را حداقل ۲۴ ساعت قبل شروع مراسم با دیگر اعضا به اشتراک بگذارد.

سپس شخص تصمیم گیرنده مسئولیت خلاصه نویسی شرح ملاقات و نتایج را برعهده می گیرد و تا ۴۸ ساعت بعد، باید وظایف جدید را به افراد لازم ارسال کند.

۳- جلسات کاری برای به اشتراک گذاری اهداف و ایده یابی است

اشمیت و تیم او متوجه شدند که جلسات کاری نه مکانی برای تفریح است و نه خنده، بلکه در این گونه محل ها است که افکار و ایده های مهم پرورش می یابند. برای رسیدن به این مهم، نباید به هیچ عنوان این جلسات را سست گرفت، چرا که شما زمان اضافی برای تلف کردن ندارید.

۴- فقط در صورت لزوم گردهمایی داشته باشید

اشمیت و روزنبرگ می گویند: "هر ملاقات و گردهمایی کاری نیازمند داشتن یک هدف واضح است. اما اگر این جلسه قرار نیست به هدف نهایی برسد و یا حتی هیچ تعریفی هم از دلیل برگزاری آن وجود ندارد، بهتر است این ملاقات را منحل کنید."

اگر شما ملاقات های کاری و گردهمایی ها را صرفا بر حسب عادت برگزار می کنید، بهتر است هرچه سریع تر معنای "جلسه کاری" را برای خود بازتعریف و جایگاه هدف جلسات را مشخص کنید.

BusinessMeeting

۵- بیش از ۸ نفر را دعوت نکنید

هر شخصی که در یک جلسه حضور دارد، باید یک ورودی از خود به نمایش بگذارد. تماشاگران فقط زمان را تلف می کنند در حالی که می توانند بسیار مولد باشند و همچنین، استفاده بیش از حد از شرکت کنندگان مشتاق هم کیفیت نهایی را کاهش می دهد. شما می توانید به جای استفاده از تماشاچی، نتایج نشست را با کسانی که در محل حضور نداشتند به اشتراک بگذارید تا بدین ترتیب آنها را هم از اطلاعات جدید بی نصیب نگذارید.

۶- فقط افراد مهم را دعوت کنید، و نه بیشتر

اریک اشمیت و روزنبرگ در کتاب "گوگل چگونه کار می کند" نوشته اند: "بارها این اتفاق رخ داده بود که ما برای یک ملاقات صمیمی با مدیر ارشد اجرایی یکی از شرکا یا مشتریان مان به اتاقی پر از شرکت کننده رفته بودیم."

اصلی وجود دارد که می گوید شما نمی توانید در آنچه که مشتری یا شرکای کاری تان می پندارند و انجام می دهند واقف باشید، اما به عملکرد و نحوه کار کردن خودتان این تسلط را دارید. بنابراین در چنین شرایطی باز هم بهترین کار این است که با حداقل افراد مهم و اثرگذار در جلسه شرکت کنید.

برای اینگونه جلسات مهم، گوگل مدیران اجرایی را به استفاده از افرادی که حضورشان برای معامله حیاتی است، دعوت می کند و نه جمع کثیری از شرکت کنندگان.

۷- به شدت به محدودیت زمانی پایبند باشید

زمان شروع و پایان جلسه از مهم ترین مسائلی هستند که شما باید به آن پایبند باشید. جلسه را راس ساعت آغاز و به محض رسیدن زمان پایان، آنجا را ترک کنید تا به خلاصه نویسی گردهمایی بپردازید. اگر احساس می کنید جلسه به زمان بیشتری احتیاج دارد، حتما زمانی را برای استراحت در برنامه ریزی خود بگنجانید.

در مقابل، اگر جلسه زودتر از مدتاختصاص داده شده به اتمام رسید به دنبال پر کردن باقی مانده زمان نباشید. به هر صورت بهتر است هرچه زودتر افراد به کارهای خود مشغول شوند.

۸- با حداکثر توان در جلسه حضور داشته باشید

اگر به تمام قوانین بالا پایبند باشید، شما فقط در جلساتی شرکت خواهید کرد که به حضور کامل شما نیاز است. بنابراین تمام تلاش خود را برای یک حضور فعال با حداکثر توان و تمرکز در آن جلسه به کار بگیرید و از چک کردن ایمیل به روی تلفن همراه هوشمند یا لپ تاپ اجتناب کنید.

اریک اشمیت و روزنبرگ می گویند که در گوگل یک قانون بسیار سختگیرانه و دشوار وجود دارد که در جلسه به تمام کارمندان گفته می شود که لپ تاپ خود را ببندند. آنها در کتاب خود از این مورد به عنوان یک "قانون خوب" یاد می کنند.


امیدواریم با رعایت این نکات مهم در پیشبرد اهداف کاری خود موفقیت بیشتری کسب کنید. اگر در این حیطه تجربه ای دارید، ما و دیگر کاربران را بی نصیب نگذارید.

مطالب مرتبط

7 عادت رفتاری نوابغ

نوابغ با بقیه ی انسان ها تفاوت دارند. آنها متفاوت می اندیشند و متفاوت عمل می کنند. اما آیا ممکن است عادات مشابهی با هم داشته باشند؟ میسون کری، نویسنده ی کتاب «روتین روزانه: هنرمندان چگونه کار می کنند»، در این کتاب سعی می کند به این سؤال پاسخ دهد. او تلاش می کند در... ادامه مطلب

ری:وُرک، وبسایت جدید گوگل برای مدیران

لازلو باک، رئیس منابع انسانی گوگل، اوایل همین امسال با انتشار کتابی، خود را در بین پرفروش های سال قرار داد. کتاب او کتابی است مدیریتی و مملو از راهنمایی ها و داستان هایی از گوگل و تلاشی که برای حفظ محیط کاریِ داده محور و پر شتاب آن انجام می شود. حالا او و تیمش... ادامه مطلب

برجسته ترین روند حوزه «کار» که آگاهانه یا ناآگاهانه، مغفول واقع شده است

مدرسه ی کسب و کار لندن سال گذشته پیش بینی کرد تا سال ۲۰۲۰ تا حدود ۵۰ درصد از کارکنان، اغلب زمان کاری خود را به دورکاری خواهند گذراند. شاید با پیشرفت های چشمگیری که در فناوری های ارتباطی شکل گرفته، چنین چیزی دیگر برای کسی جای تعجب نباشد. اما چیزی که می تواند تعجب... ادامه مطلب

۶ تغییر کوچک صبحگاهی که روزتان را متحول می کند

چند دقیقه ی اول صبح، مهم ترین دقیقه های هر روزتان هستند و می توانند مثبت نگری و بهره وری را در طول روز برای شما رقم بزنند. شما هم لابد در حالت ایده آل با استفاده از اپلیکیشن یا ساعت زنگ داری که چرخه ی ریتم درونی شما را در بهترین زمان روز قطع... ادامه مطلب

۱۱ نشانه برای ترک کردن فعالیتی که به آن مشغول هستید

شما احتمالاً تا الان با موقعیت گیر افتادن در یک پروژه یا شغل مواجه شده اید. چنین موقعیتی خیلی زود می تواند تمام ذهن شما را به خود مشغول کند و کل زمان شما را بگیرد. مدام در گوش خود فرو می کنید که این کار مهم است و به نتایج خوبی خواهد رسید، اما... ادامه مطلب

هر نیروی جدید، خونی تازه در رگ های استارتاپ شماست

اگر شما هم مثل خیلی ها در شرکت خود مدام به دنبال ایده های تازه هستید، اضافه کردن نیرویی تازه به آن می تواند یکی از بهترین کارها برای پیدا کردن ایده های تازه باشد. اما فارغ از اینکه کارکنان جدید شما از دل یک قرارداد ادغام ظهور کنند یا اینکه صرفاً برای راهنمایی گرفتن برای... ادامه مطلب

نظرات ۱۹

وارد شوید

برای گفتگو با کاربران، وارد حساب کاربری خود شوید.

ورود
x