۹ تاکتیک رهبران بزرگ برای تسلط بر فضای جلسات کاری

حتماً شما هم در زندگی حرفه ای خود با مدیرانی مواجه شده اید که وقتی در جلسه ای حاضر می شوند، کنترل خاص و مثبتشان بر فضا را به راحتی می توان احساس کرد. این را هم حتماً می دانید که برخورداری از توانایی هدایت اثربخش یک جلسه، تقویت کننده ی قدرت و نفوذ رهبری است.

اما چه چیزی باعث می شود تسلط بر این مهارت تا این حد دشوار باشد؟ چرا برخی ها به شکلی مداوم در معطوف داشتن توجه دیگران به خود، تعامل شفاف، و پیش راندن گروهی از افراد به سمت جلو موفق می شوند، در حالی که برخی دیگر برای به زبان آوردن نظرات خود و یا حتی یک کلمه با دشواری مواجه اند و یا به کلی از جلب توجه دیگران باز می مانند؟ تاکتیک های مورد نیاز برای افزایش جذبه و کنترل مدیریتی در یک فضای کاری کدام اند؟

رهبران بزرگ دنیای کسب و کار برای این کار از ۹ شیوه ی زیر بهره می گیرند:

۱- حضور زودهنگام و یا دقیقاً به هنگام، و اجتناب از تأخیر

دیر حاضر شدن در یک جلسه به این معناست که پیش از هر چیز دیگر، در کنار داشتن عذری موجه، باید بابت دیرکرد خود معذرت خواهی کنید. این موضع خوبی برای شروع نیست و غلبه بر آن فارغ از دلایل مستدل و محکمی که ممکن است داشته باشید می تواند دشوار باشد.

۲- ورود مصمم به محل جلسه

به هنگام رسیدن به محل مورد نظر لحظه ای در آستانه ی در درنگ کنید و سر خود را بالا نگه دارید تا به صحنه ی داخل اشراف داشته باشید. سپس حساب شده به سمت محل استقرار خود حرکت کنید؛ محلی که بر حسب هدف جلسه و چیدمان اتاق می تواند متقاوت باشد.

۳- اسقرار صحیح روی صندلی با قرار دادن هر دو پا روی زمین و صاف نشستن

از قوز کردن یا پایین انداختن شانه ها اجتناب کنید.

۴- استفاده از معرفی و مقدمه ای حساب شده

بهتر است همیشه برای معرفی و آغاز جلسات، عباراتی حساب شده و از پیش تعیین شده در ذهن داشته باشید. در غیر این صورت مجبور خواهید بود هر بار به صورت بداهه صحبت های خود را شروع کنید که این می تواند برای برخی دشوار باشد.

۵- استفاده از صدایی رسا و لحنی استوار

هر بار که صحبت می کنید، سعی کنید صدایتان به اندازه ای رسا باشد که حتی دورترین فرد حاضر در اتاق نیز به راحتی آن را بشنود. لازم نیست داد بزنید؛ تنها کافی است تن پر انرژی صدای خود را پیدا کنید.

۶- حضور در جلسه با آمادگی کامل قبلی

پیش از جلسه تمام مواردی که باید رویشان اشراف داشته باشید را به طور کامل مورد بررسی قرار دهید. با این کار، وقتی موارد لازم از شما خواسته می شود با آمادگی کامل پاسخگو خواهید بود. انجام کامل این تکالیف از پیش، باعث می شود از بین اغلب افرادی که در جلسه حضور دارند متمایز شوید و انتظارات برای جلسه ی بعدی از کل گروه بالاتر برود.

۷- به کارگیری دانش و کنجکاوی در کنار یکدیگر

در صحبت هایتان، هم از دانش قبلی خود بهره بگیرید و هم سؤالاتی بپرسید که پاسخشان از سوی دیگران آنها را به ادامه و مشارکت در گفتگو تشویق کند.

۸- ابراز نظر

نظر دادن در مورد مسائل مورد بحث نشان می دهد به موضوعات توجه کرده اید و برای آنها اهمیت قائل می شوید.

۹- به زبان آوردن دقیق دیدگاه های شخصی

اگر همانطور که در مورد قبلی گفته شد، معمولاً در مورد مسائل مختلف مورد بحث نظری دارید، اما برای بیان آن به شکلی متقاعد کننده با دشواری روبرو می شوید، پیش از به زبان آوردن آنها را بنویسید. هر نظری که می دهید، آمادگی آن را داشته باشید در مورد اینکه چرا چنین نظری دارید هم توضیحات کافی و شفافی ارائه کنید. بهتر است نسبت به خواسته های خود و آنچه ممکن است در صورت مقبول واقع نشدن آنها پیش بیاید آگاه باشید.

با به کار گیری این روش ها می توانید جلسات کاری را بهتر هدایت کنید و به خواسته های خود برسید. توانایی تأثیرگذاری در جلسات، به ویژه وقتی تعداد یا مرتبه ی شرکت کنندگان بالا باشد، در زندگی حرفه ای شما مهارتی حیاتی محسوب می شود. با وجود این مهارت و توانایی ها، دستیابی به نتایج مطلوب برای سازمان چندان دشوار نخواهد بود.