بایدها و نبایدهای برگزاری کنفرانس ویدیویی؛ چه نکاتی را باید رعایت کنیم؟

نمی‌خواهیم پیشگویی کنیم اما شاید کرونا به این زودی‌ها شرش را از سرمان کم نکند. هر چقدر که بیشتر در این بحران فرو می‌رویم، کم کم یاد می‌گیریم که کارهایمان را به صورت دیجیتالی پیش ببریم.

در این بین افراد شاغل که تا پیش از کرونا در محیط‌های جمعی کار می‌کردند، حالا برای ادامه ارتباط با همکاران خود مجبور به برگزاری کنفرانس‌ ویدیویی شده‌اند و کنفرانس‌ها را هم که می‌دانید، مثل تمام کارها آداب و رسوم خاص خودشان را دارند.

در این مقاله می‌خواهیم چند مورد از بایدها و نبایدهای برگزاری کنفرانس ویدیویی که هم باعث حفظ شأن و پرستیژ کاری و هم امنیت شما طی این مکالمات می‌شوند را با هم مرور کنیم. پس تا پایان با ما همراه باشید.

فضا را آماده کنید

کنفرانس ویدیویی

ترجیحا جای خلوتی را برای برقراری مکالمه انتخاب کنید. اگر این امکان برایتان فراهم نیست، از هدفون استفاده کنید که صدای پس‌زمینه به حداقل برسد. اگر با همسر، خانواده یا هم‌اتاقی‌تان در یک محل هستید پیش از انجام مکالمه به آن‌ها بگویید که با ایجاد سر و صدا مزاحم کارتان نشوند.

پس از این کار، دوربین را در جایی مستقر کنید که تصویر کاملا شفاف و واضحی از شما به طرف مقابل مخابره شود. فاصله‌تان از دوربین را طوری رعایت کنید که نزدیکی و دوری روی کیفیت صدای ارسالی‌تان تأثیر نگذارد. ضمنا بهتر است همیشه دوربین را (اگر به شکل دیوایس جانبی است) هم ارتفاع چشمان‌تان بگذارید تا حین مکالمه به نظر برسد که مستقیما در حال نگاه به دوربین هستید.

به نورپردازی هم توجه داشته باشید. نور طبیعی و مستقیم، بهترین شرایط را ایجاد می‌کند. اما در صورت نبود نور بهتر است از لامپ‌های سقفی استفاده کنید. هرگز جایی ننشینید که منبع نور پشت سرتان قرار داشته باشد چرا که در این حالت با ایجاد تصویر ضد نور مخاطبین‌تان را اذیت خواهید کرد.

ترجیحا پیش از انجام مکالمه هم دستی به سر و روی اتاقتان بکشید که چیز ناخوشایندی به چشم مخاطب شما نرسد. اگر دوست ندارید فضای پشت سرتان دیده شود هم همیشه می‌توانید از بک‌گراندهای مجازی استفاده کنید.

دستی به سر و رویتان بکشید

یکی از بزرگترین مزایای در خانه کار کردن این است که می‌توانید بدون نگرانی شلوارک و لباس‌های راحتی‌تان را بپوشید. اما موقع برگزاری کنفرانس ویدیویی این کار خیلی ایده خوبی نیست. البته این مهم نیست که آرایش داشته باشید یا نه، و حتما لزومی به پوشیدن کت و شلوار ندارید، اما لباسی بپوشید که شخصیت کاری‌تان زیر سؤال نرود.

یک نکته دیگر: از پوشیدن لباس‌های طرح دار یا راه راه بپرهیزید چرا که حواس طرف مقابلتان را پرت می‌کند. ضمنا پوشیدن پیراهن‌های یکدست سفید و یکدست مشکی هم ممکن است باعث به اشتباه افتادن سیستم تنظیم روشنایی خودکار وبکم شما شده و در تصویر اختلال ایجاد کند.

نکات مهم برای شروع مکالمه ویدیویی

کنفرانس ویدیویی

بد نیست پیش از شروع کنفرانس، نرم‌افزار مورد استفاده را تست کرده و حتما به یک اینترنت خوب متصل شوید. به شارژ بودن گوشی یا لپ‌تاپ هم توجه کامل داشته باشید. بهتر است چند دقیقه قبل از شروع کنفرانس، اگر امکانش هست، وارد کنفرانس شده و اگر با نرم‌افزار مورد استفاده آشنا نیستید تمام گزینه‌ها و تنظیمات موجود را بررسی کنید تا حین مکالمه مشکلی برایتان پیش نیاید.

پیش از شروع صحبت‌های اصلی هم بهتر است یک چک کلی با سایر اعضا انجام بدهید. بهترین راه این است که همگی با گفتن یک جمله مشخص آمادگی خود را برای شروع صحبت اعلام کنند.

از قطع صدا و تصویر استفاده کنید

تمام نرم‌افزارهای برگزاری کنفرانس ویدیویی، گزینه‌هایی برای قطع موقت صدا و تصویر دارند. این گزینه‌ها در شرایط خاصی می‌توانند کاربرد داشته باشند، مثلا زمانی که بخواهید چند دقیقه‌ای از پشت میز بلند شده و کاری را انجام بدهید. تحت این شرایط حتما صدا را میوت یا تصویر را Pause کنید که ناخواسته و در شرایطی که حواستان نیست، چیزی که دوست ندارید به سمع و بصر سایر شرکت‌کنندگان در کنفرانس نرسد.

موقع صحبت کردن علامت بدهید

کنفرانس ویدیویی

در مکالمات رو در رو، فهمیدن این که چه زمان نوبت صحبت کردن شماست کار سختی نیست (هر چند بعضی‌ها همین را هم نمی‌فهمند!). حرکات چهره و دست طرف مقابل نشانه‌های خوبی هستند که بدانید کی نوبت حرف زدن شما می‌رسد. اما تشخیص این موضوع به خاطر تأخیری که معمولا در کنفرانس‌های ویدیویی وجود دارد، چندان راحت نیست.

اگر کنفرانس ویدیویی شما با محوریت صحبت در مورد مشکلات محل کار است، بهتر است از قبل و به تشخیص مدیر نشانه‌ای را برای شروع صحبت در نظر بگیرید. مثلا هر کس که بخواهد صحبت کند حتما باید کف دستش را بالا و به سمت دوربین بگیرد یا کارهای دیگر.

وقتی هم نوبت به حرف زدن شما رسید، واضح و شمرده و با سرعت عادی حرف بزنید. هیچ نیازی هم به داد زدن نیست! مطمئن باشید صدای شما به خوبی به مخاطب‌تان می‌رسد. در غیر این صورت شک نکنید که افراد حاضر به شما تذکر لازم را خواهند داد.

متمرکز باشید

بی‌توجهی یا وانمود کردن به گوش نکردن، در چشم طرف مقابل بی‌ادبی است و باید از این کار بپرهیزید. پس بهتر است هنگام برقراری کنفرانس ویدیویی و زمانی که صحبت می‌کنید، به دوربین نگاه کرده و خوردن و آشامیدن و چک کردن ایمیل و کارهای دیگر را کنار بگذارید.

اگر هم کار واجبی پیش آمد، حتما این موضوع را به مخاطبین‌تان بگویید که در صورت ترک موقت کنفرانس تصور نکنند ارتباط شما قطع شده است.

پیش از اشتراک‌گذاری صفحه دسکتاپ را مرتب کنید

اگر حدس می‌زنید که ممکن است حین کنفرانس نیاز به اشتراک‌گذاری دسکتاپ پیدا کنید، پیش از شروع مکالمه دستی به سر و روی دسکتاپ بکشید و اگر اطلاعات حساسی در آن هست، آن را از چشم دیگران پنهان کنید که بعدا مشکلی برایتان پیش نیاید.

مطالب مرتبط

شیوع کرونا انتشار ایموجی های جدید را به سال 2022 موکول کرد

گروهی که مسئول انتشار ایموجی های جدید است از تأخیر در انتشار نسخه بعدی خبر داد. تا پیش از این قرار بود ایموجی های جدید را سال 2021 ببینیم ولی به خاطر مشکلاتی که شیوع ویروس کرونا برای نیروهای داوطلب به وجود آورده، انتشار نسخه جدید به سال 2022 موکول شد.سازمان غیرانتفاعی «کنسرسیوم یونیکد» (Unicode... ادامه مطلب

ایده تاجر هنگ کنگی برای مبارزه با کرونا: توزیع رایگان ماسک بوسیله دستگاه فروش خودکار

«آدریان چنگ» (Adrian Cheng)، تاجر اهل هنگ کنگ قصد دارد میلیون ها ماسک جراحی را بوسیله ده ها دستگاه فروش خودکار یا همان وندینگ ماشین بین مردم هنگ کنگ توزیع کند.آدریان چنگ که وارث شرکت دارایی و جواهرفروشی است، می گوید در فاز اول 10 میلیون ماسک را در دسترس افراد کم درآمد و آسیب... ادامه مطلب

مایکروسافت: هکرها با سوء استفاده از بحران کرونا به همه کشورها حمله کرده‌اند

تحقیقات جدید مایکروسافت نشان می دهند هکرها به 241 کشور و منطقه در سراسر دنیا با موضوع ویروس کرونا حمله کرده اند.مایکروسافت در گزارش جدید خود خبر می‌دهد که همه کشورها حداقل یک مرتبه با موضوع ویروس کرونا مورد حمله سایبری قرار گرفته اند. هکرها با در نظر گرفتن کشورهای آسیب دیده و افزایش جستجوهای... ادامه مطلب

مرخصی بدون حقوق و کاهش دستمزد کارمندان تسلا به خاطر شیوع ویروس کرونا

شرکت تسلا روز سه شنبه در نامه ای اعلام کرد که تمام کارکنان غیر ضروری را به مرخصی می فرستد و دستمزد کارکنان را نیز به خاطر تعطیلی کارخانه ها کاهش خواهد داد.به گزارش رویترز و فوربز، مدیران تسلا کارمندان خود را از مرخصی اجباری و کاهش حقوق باخبر کرده اند. کارمندان این خودروساز باید... ادامه مطلب

پاندمی کرونا؛ فرصتی طلایی برای تحول سیستم حمل و نقل

ویروس کرونا به همان اندازه که به باقی سیستم‌ها و جنبه‌های مختلف زندگی مردم ضربه زده، به سیستم حمل و نقل نیز آسیب جدی وارد کرده است. با این حال، این دوران همانند دوران رکود عادی مثل ترافیک، تصادفات و تعمیرات جاده‌ای نیست. مشکل اصلی کاهش شدید و نزدیک به صفر تقاضاست. با این حال این فرصت... ادامه مطلب

آمازون کالاهای پزشکی را تنها به بیمارستان ها و دولت می فروشد

آمازون قسمت جدیدی را به سایتش اضافه کرده که بیمارستان ها و ارگان های دولتی می توانند به کمک آن کالاهای پزشکی را سفارش دهند.سازمان ها، مراکز درمانی و کسانی که در خط مقدم مبارزه با کرونا قرار دارند، می توانند به کمک این قسمت کالاهای پزشکی مثل محافظ صورت، ماسک N95، دستکش، روپوش و... ادامه مطلب

ویجیاتو

نظرات ۰

وارد شوید

برای گفتگو با کاربران، وارد حساب کاربری خود شوید.

ورود

رمزتان را گم کرده‌اید؟