چگونه مهارت مدیریت زمان را در هنگام دورکاری بهبود دهیم؟

محققان دانشگاه «کالیفرنیا، ارواین» به این موضوع پی برده‌اند که کارکنان دفاتر هر ۳ دقیقه و ۵ ثانیه دست از کار می‌کشند و ۲۳ دقیقه و ۱۵ ثانیه طول می‌کشد تا دوباره کار خود را شروع کنند. این اختلالات باعث هدر رفتن سالانه ۲۸ میلیارد ساعت می‌شود و ۱ تریلیون دلار به اقتصاد آمریکا ضربه می‌زند. در همین راستا مدیریت زمان اهمیت بالایی دارد و باید روی تقویت آن تمرکز کنید.

افراد چگونه می‌توانند مهارت مدیریت زمان خود را تقویت کنند و کمتر میان وظایف مختلف جابجا شوند تا همچنان متمرکز باقی بمانند؟ برای پاسخ به این سوال همراه دیجیاتو باشید.

تقویم خود را بررسی کنید

اگر نمی‌دانید زمان شما چگونه سپری می‌شود، به تقویم خود نگاه کنید. در کجا بیشتر زمان شما سپری می‌شوند؟ اگر این محل، جلسات است که باید تمام آن‌ها را ارزیابی کنید تا مواردی که چندان مفید نیستند، از تقویم شما حذف شوند تا عملکرد موفق‌تری در زمینه مدیریت زمان داشته باشید. حتی کوچکترین وقفه‌ها نیز به مرور زمان جمع می‌شوند و بخش زیادی از زمان شما را می‌‌گیرند. مدیر سایت «Hubstaff»، «کاترین وب» در این زمینه اعلام کرده:

malltina

«جلسات غیرضروری یکی از بزرگترین دلایل اتلاف وقت است که در زمان دورکاری با آن مواجه می‌شویم. از آنجایی که اخیرا بسیاری از کمپانی‌ها برای اولین بار شروع به دورکاری کرده‌اند، بسیاری از مدیران برای اطلاع از شرایط با کارکنان خود جلسه تشکیل می‌دهند. برخی تیم‌ها روزانه ۲ یا ۳ جلسه کوتاه دارند که هرکدام از آن‌ها ۱ ساعت طول می‌کشد. بجای این وقفه‌ها، می‌توان کار مفید انجام داد و علاوه بر این، چنین وقفه‌هایی تمرکز تیم روی اولویت‌ها را دشوارتر می‌کند.

دو جلسه کوتاه روزانه باعث ۱۰ ساعت وقفه هفتگی در کار می‌شود که ۲۵ درصد زمان مفید تیم است. اگر تعداد این جلسات افزایش پیدا کند، ۳۰ تا ۵۰ درصد تایم هفتگی کارکنان در همین جلسات تلف خواهد شد، در همین راستا می‌توان آن‌ها را کاهش داد.»

مدیریت زمان

جابجایی میان وظایف مختلف را متوقف کنید

«تچان» یا «Flow State»‌ در ماه آوریل در موتور جستجوی گوگل محبوبیت بالایی داشت که علت آن مربوط به دورکاری افراد می‌شود و آن‌ها سعی در بهینه کردن زمان خود در خانه داشتند. تچان به یک حس در شرایط مناسب گفته می‌شود که در کار به صورت کامل غوطه‌ور می‌شوید، مانند روزهایی که کد یا محتوای بازاریابی را به راحتی از مغز خود به کامپیوتر منتقل می‌کنید.

اگرچه این حالت برای انجام کارهای دشوار ایده‌آل‌ است، اما به راحتی نمی‌توان به صورت مداوم به آن دست پیدا کرد. سه راهکار زیر می‌توانند به شما در این راه کمک کنند:

  • محرک‌های داخلی را ساکت کنید.
  • محرک‌های خارجی را مسدود کنید.
  • از فرایندهای تمرین ذهن استفاده کنید.

اجازه دهید درباره مورد سوم بیشتر صحبت کنیم، چرا که پیچیده‌تر از موارد دیگر است. برای اینکه کارها به بخشی از حافظه شما تبدیل شوند، باید مغز خود را با وظایف موردنیاز تمرین دهید. همانطور که برای درست کردن یک ساندویچ به صورت خودکار می‌توانید مراحل را انجام دهید، برای برخی از کارها نیز نیازی به فکر کردن ندارید.

موسس «Productivityist»، «مایک وردی» نقطه مقابل این فرایندهای ذهنی خودکار را «ذهن مبتدی» معرفی می‌کند. به گفته او، افراد می‌توانند کارهای ساده زیادی را انجام دهند تا در جریان کارهای روزمره خود به حالت تچان دست پیدا کنند. برای مثال مهم است افعال را به صراحت در لیست انجام کارها بنویسید تا با ذهن مبتدی خود در آن اشتباه نکنید. بجای نوشتن «تماس با جیم»، جزئیات را در لیست خود وارد کنید مانند «تماس با ۵۵۵۵۵۵ برای صحبت با جیم و پاسخ به سوالات درباره سری داده».

در این مسیر مسدود کردن محرک‌های خارجی مفید خواهد بود و می‌توانید با چنین اقدامی روی کارهای سخت تمرکز کنید. اگر تمام این اقدامات را انجام دهید، برای مدت زمان بیشتری در حالت تچان باقی می‌مانید.

مدیریت زمان

پاسخگو و مسئولیت‌پذیر باشید

زمانی که در دفتر مشغول به فعالیت هستید و با همکاران خود محاصره شده‌اید، حس مسئولیت و پاسخگویی به شما منتقل می‌شود. اگر کار خود را انجام ندهید، کارکنان به چنین موضوعی پی می‌برند، اما کار از خانه متفاوت است. در حالی که محیطی مانند خانه می‌تواند خلاقیت برخی افراد را افزایش دهد، برای برخی باعث حواس‌پرتی می‌شود.

اگر در انجام کارها در خانه با مشکل روبه‌رو می‌شوید و در مدیریت زمان موفق نیستید، به توصیه «ایتن تاوب»، مدیرعامل «Goalry and Loanry» توجه کنید:

«زمانی که در خانه هستید، به یک برنامه پایبند باشید. اگر با افراد دیگری زندگی می‌کنید، به آن‌ها بگویید که اگر حواستان پرت شد به شما چنین موضوعی را گوشزد کنند. حواس همه ما پرت می‌شود، اما باید به خود آموزش دهیم که از آن جلوگیری کنیم.»

بسیاری از ما تا زمان شیوع ویروس کرونا دورکاری را تجربه نکرده بودیم و این احتمال وجود دارد که هنگام کار در خانه تمرکز کافی نداشته باشیم. ما باید بتوانیم علاوه بر انجام کارهای خود، زمانی را برای خانواده، دوستان و کارهای دیگر اختصاص دهیم و به همین علت مدیریت زمان اهمیت بالایی دارد.

بلیط هواپیما

مطالب مرتبط

آمازون با افزایش سفارش‌های آنلاین ۱۰۰ هزار نیروی جدید استخدام می‌کند

شرایط همه‌گیری کرونا باعث رونق گرفتن بازار فروشگاه‌های آنلاین شده است. آمازون نیز در شرایط فعلی، هر روز با حجم زیادی سفارش و خرید آنلاین روبرو است و حالا تصمیم گرفته برای آنکه بتواند از پس حجم بالای سفارش‌های آنلاین بربیاید، ۱۰۰ هزار نیروی کار نیمه وقت و تمام وقت استخدام کند.نیروی کار جدید قرار... ادامه مطلب

افزایش ۹۰۰ درصدی قیمت ماسک؛ آمازون به گران فروشی متهم شد

به دنبال افزایش ۹۰۰ درصدی قیمت ماسک و سایر اقلام بهداشتی مورد نیاز در شرایط همه گیری کرونا، آمازون به افزایش ناعادلانه قیمت‌ها و گران فروشی متهم شد.موسسه حامی حقوق مصرف کنندگان «Public Citizen» در ایالات متحده، در آخرین گزارش خود اعلام کرد طی دوره همه‌گیری ویروس کرونا، آمازون قیمت اقلام بهداشتی را به‌صورت ناعادلانه... ادامه مطلب

اثرات مخرب دورکاری بر خواب و راه‌های جلوگیری از آن

از این پهلو به آن پهلو غلطیدن‌های بی‌پایان؛ ساعات خواب و بیداری نامشخص و روز کاری که دیر شروع شده و کندتر از همیشه تمام می‌شود. اگر این سناریو برایتان آشناست احتمالا شما هم به لطف کرونا به دورکاری تبعید شده‌اید.بسیاری از ما انتظار داشتیم دورکاری روند خواب را بهبود ببخشد اما همانطور که دکتر... ادامه مطلب

چرا در دسترس بودن دائم کارکنان حین دورکاری باعث فرسودگی می‌شود؟

دورکاری مفهوم جدیدی نیست اما در دوران شیوع کرونا به شدت گسترش پیدا کرده است. با این وجود فقدان چارچوب مشخصی برای دورکاری باعث شده روش‌های نادرستی برای انجام آن در پیش گرفته شود که فرسودگی روانی و جسمی کارکنان را به دنبال دارد.در ماه‌های اخیر نه تنها شرکت‌های بزرگی نظیر توییتر امکان دورکاری دائمی... ادامه مطلب

آیا کارکنان را برای دورکاری در بلندمدت آماده کرده‌اید؟

رایج شدن دورکاری مرز بین زندگی حرفه‌ای و شخصی را مبهم و تار کرده و در چنین شرایطی عدم پشتیبانی اطلاعاتی و عاطفی از تیم، عواقب نامطلوبی به دنبال خواهد داشت.تا چند ماه قبل بیشتر مزایای دورکاری نظیر گذراندن وقت با خانواده، کاهش رفت و آمدها و موارد دیگر به چشم می‌آمد اما این اواخر و... ادامه مطلب

رونمایی پاناسونیک از پارتیشن ۸۳۵ دلاری؛ شبیه‌سازی فضای شرکت در خانه

دورکاری برای عده‌ای از کاربران خوشایند نیست چون به قول آنها اتمسفر خاص فضای شرکت با کار کردن از خانه لمس نمی‌شود. پاناسونیک برای این دسته از افراد از میز و پارتیشن جدیدی رونمایی کرده که محیط اداره را در خانه شبیه سازی می‌کند.به گفته پاناسونیک پارتیشن جدید این شرکت که Komoru نام دارد، فضای... ادامه مطلب

ویجیاتو

نظرات ۰

وارد شوید

برای گفتگو با کاربران، وارد حساب کاربری خود شوید.

ورود

رمزتان را گم کرده‌اید؟