هشت نکته کاربردی و مهم برای برنامه ریزی موثر

یکی از دلایل موفقیت افراد در زندگی شخصی و شغلی، برنامه ریزی درست و موثر است. با صرف چند دقیقه در روز برای برنامه ریزی، می‌توان از نتایج خوب این کار بهره برد. هر روز زمانی را صرف برنامه ریزی کنید. این هشت نکته به شما کمک می‌‌کند تا بتوانید برنامه ریزی موثری را داشته باشید و نتایج خوب آن در شغل و زندگی شخصی‌تان بهره ببرید.

1- شب قبل برنامه ریزی کنید

به جای آنکه صبح را بدون داشتن برنامه مشخص آغاز کنید؛ هر شب قبل از خوابیدن برای روز بعد برنامه‌ای مکتوب تهیه کنید. در این صورت می‌توانید روز بعد را با قدرت آغاز کنید و نتایج آن را ببینید.

وقتی هر شب برای روز بعد برنامه ریزی می‌کنید؛ روز بعد استرس و تنش کمتری را تجربه خواهید کرد و انجام این کار حتی روی کیفیت خواب شب نیز تاثیرگذار خواهد بود. از سوی دیگر وقتی با برنامه‌ای مشخص برای روز بعد می‌خوابیم ذهن ناخودآگاه، زمانی که خوابیدیم روی برنامه‌های نوشته شده کار می‌کند.

2- یک کار اصلی و مهم برای هر روز در نظر بگیرید

برخی تصور می‌کنند داشتن برنامه موثر بدین معنی است که باید کارهای متعددی را برای یک روز کاری تعیین کنند. اگر روی اهداف اصلی زندگی خود متمرکز نباشید؛ حتی اگر کارهای متعددی را در طول روز انجام دهید، به معنی موفق بودن شما در برنامه ریزی نیست.

برای هر روز یک کار اصلی و مهم را درنظر بگیرید و آن کار را تمام و کامل به انجام برسانید. کارهای مهم دیگری را نیز برای انجام دادن مشخص کنید. اگر کار اصلی و مهم‌تان انجام شد، به سراغ بقیه کارهای مهم بروید.

3- اول به سراغ انجام دادن کار اصلی بروید

برخی بر این باورند که روز را باید با کارهای سبک‌تر آغاز کرد. این دیدگاه می‌تواند مانع موفقیت شما در انجام کارهای مهم‌تر و اصلی‌تر شود. ابتدای روز و زمانی که بیشترین انرژی را دارید، صرف مهم‌ترین و اصلی‌ترین کارهایتان کنید.

در واقع اول به سراغ انجام مهم‌ترین کارها بروید و بعد به بقیه امور بپردازید. ممکن است در طی روز کارهای اضطراری و خاصی پیش بیاید. وقتی ابتدا به سراغ انجام مهم‌ترین کارها رفته‌اید، در صورت بروز هر گونه کار اضطراری، کار اصلی شما روی زمین نمی‌ماند.

تصور کنید باید 20 کار مختلف را در یک روز به انجام برسانید. فهرست خود را به صورت متنی بنویسید. تیترهای اصلی را مشخص کنید و کارهای مربوط به هر تیتر را زیر آن بنویسید.

در طی روز می‌‌توانید از خودتان بپرسید که «مهم‌ترین کاری که باید الان انجام بدهم چه کاری است؟ چه منابعی برای انجام این کار در اختیار دارم؟»

وقتی فهرست کارها را به صورت متنی تهیه می‌کنید، می‌توانید روی مهم‌ترین کارها تمرکز کنید. برای مثال می‌توانید فهرستی مشابه این لیست تهیه کنید:

• پشت میز کار: کارهایی که باید پشت میز کار انجام شوند را در این فهرست بنویسید.
• تماس تلفنی: تنها برای این تماس‌ها به گوشی نیاز دارم.
• آقای جامی: این کارها را باید با آقای جامی پیش ببرم.

در فهرست خود می‌توانید اسامی افراد، محل‌هایی که باید بروید و ... را مشخص کنید.

5- بدون دستور جلسه، در هیچ جلسه‌ای شرکت نکنید

برگزاری جلسات موثر از اهمیت بالایی برخوردار است. از سوی دیگر وقتی جلسه‌هایی غیر موثر برگزار می‌شود، زمان و انرژی زیادی به هدر می‌رود. در برنامه ریزی خود برای جلساتی که قرار است در آنها شرکت کنید، برنامه‌ای داشته باشید.

اگر دستور جلسه‌ شفاف و روشن نیست، در آن شرکت نکنید. برای جلسه‌های کاری دستور جلسه مشخص داشته باشید و برای هر آیتم آن نیز، زمانی مشخص اختصاص بدهید.

6-برنامه‌های ثابت در برنامه را درنظر بگیرید

هر کسی در زندگی شخصی و شغلی خود ممکن است کارهای روتین و منظمی داشته باشید که هر روز یا در روزهای خاصی باید انجام شوند. مثلا ممکن است روزهای خاصی به باشگاه بروید یا برنامه‌های ثابتی برای رفتن به کلاس‌های خاص دارید.

چنین برنامه‌های ثابتی کار تنظیم برنامه روزانه را ساده‌تر می‌کند؛ اما اگر تعداد زیادی از این برنامه‌ها را در فهرست کاری خود دارید، دست تان برای اضافه کردن برنامه‌های بیشتر بسته می‌شود. سعی کنید تعداد برنامه‌های ثابت از حدی بیشتر نشود.

7- کارهایی که باید در زمان مشخص انجام شوند را معلوم کنید

یکی از ویژگی‌های برنامه موثر این است که اگر کاری خاص باید تا زمان مشخصی حتما انجام شود، در برنامه ریزی به این موضوع توجه ویژه‌ای نشان داده شود.

مثلا اگر قرار است کار خاصی تا ساعت 3 بعداز‌ظهر به انجام برسد، این موضوع حتما باید در برنامه درج شده باشد. برنامه ریزی باید به اندازه کافی منعطف باشد تا در صورت نیاز بتوان کارهایی را جابه‌جا کرد.

کارهایی که الویت زمانی برای انجام دادن دارند در برنامه مشخص کنید. وقتی صبح از خواب بیدار می‌شوید باید دقیقا بدانید کدام فعالیت از اولویت بالاتری برخوردار است. برنامه‌هایی که کارهای غیر مهم زیادی در آن درج شده، کمی گیج کننده می‌شوند.

8- فرق پروژه و فعالیت را در برنامه ریزی رعایت کنید

پروژه و فعالیت با یکدیگر تفاوت‌هایی دارند که در برنامه ریزی باید به آن توجه کرد. «دیوید آلن» یکی از مدرسان حوزه برنامه ریزی معتقد است که فعالیت یا وظیفه کاری چیزی است که باید انجام شود ولی هنوز انجام نشده است. پروژه، مجموعه‌ای از فعالیت‌ها و وظایف کاری است که باید انجام شود ولی هنوز انجام نشده است.

هر پروژه را به فعالیت‌های جزئی‌تر تقسیم کنید. چنین رویکردی از اهمیت بالایی برخوردار است. هر پروژه را می‌توانید به کارهای کوچک‌تر تبدیل کنید و برای هر کدام در برنامه ریزی موثر، زمانی را اختصاص دهید.