آموزشیار؛ سامانه‌ای جوان که پیر دانشجو را در می‌آورد

هر ترم، با هیجان آغاز فصل جدید تحصیلی شروع می‌شود اما برای بسیاری از دانشجویان، این هیجان با آغاز فرایند انتخاب واحد به‌سرعت به کابوسی عذاب‌آور تبدیل می‌شود.

از یکی دو دهه قبل، رفته‌رفته فناوری به کمک تسهیل فرایندهای دانشجویی ازجمله انتخاب واحد آمد اما سامانه‌هایی مانند «آموزشیار» و «گلستان» که قرار بود فرایند را تسهیل کنند، خودشان به معضلی بزرگ تبدیل شده‌اند. قطع شدن‌های مکرر، طراحی پیچیده، رعایت نشدن اصول تجربه کاربری که گاه مضحک و غیرقابل‌باور است و درنهایت ناپایداری سامانه‌ها، دانشجویان را در روزهای انتخاب واحد گرفتار چالش‌های جدی می‌کند.

در این گزارش، به برخی مشکلات و چالش‌های سامانه آموزشیار دانشگاه آزاد اسلامی می‌پردازیم.

آموزشیار محصول کجاست

طراح اصلی سامانه آموزشیار شرکت «مدار گسترش فناوری اطلاعات» است. این شرکت نرم‌افزاری سامانه آموزشیار را به‌عنوان نرم‌افزار مالکیتی تحت وب برای دانشگاه‌ها با هدف یکپارچه‌سازی امور آموزشی دانشگاه‌ها و ارائه خدمات متنوع به دانشجویان و استادان طراحی کرده است.

البته هر دانشگاهی که از سامانه آموزشیار استفاده می‌کند، می‌تواند براساس نیازها و زیرساخت‌های خودش، تغییراتی در سامانه ایجاد کند؛ به‌عبارت دیگر، هر دانشگاهی می‌تواند سامانه آموزشیار را مطابق استانداردهای خود شخصی‌سازی کند.

تلاش ما برای تماس با شرکت مدار گسترش بی‌نتیجه ماند؛ به‌این‌ترتیب مشخص نشد این شرکت همچنان توسعه نرم‌افزار آموزشیار را برعهده دارد یا نه. از سوی دیگر، تماس با دانشگاه آزاد اسلامی برای گفت‌وگو با مسئولان فناوری اطلاعات دانشگاه هم نتیجه‌ای نداشت.

دانشجویان چه می‌گویند

اگر گردشی در شبکه‌های اجتماعی یا گروه‌های ویژه دانشجویان دانشگاه آزاد اسلامی در پیام‌رسان‌های مختلف بکنید، با انبوهی از گلایه‌ها و شکایات از آموزشیار مواجه می‌شوید. این گلایه‌ها به‌ویژه در زمان‌هایی مانند انتخاب واحد یا حذف و اضافه به اوج خود می‌رسد.

«نسیم»، دانشجوی کارشناسی رشته زبان و ادبیات انگلیسی دانشگاه آزاد اسلامی شعبه تهران مرکزی است.

او که سال سوم تحصیل خود را می‌گذراند،‌ می‌گوید: «حجم بالای درخواست‌های همه دانشجویان واحدهای تهران در زمانی کوتاه (انتخاب واحد) سرعت و کارایی سامانه را به‌شدت کاهش می‌دهد.»

این دانشجو می‌افزاید: «دسترسی نداشتن به بخش‌های مختلف در زمان انتخاب واحد، به‌ویژه برای دانشجویان تازه‌وارد، مشکل‌ساز می‌شود. در موارد متعدد، کاربر ناگهان از سامانه بیرون انداخته می‌شود. این‌ها تجربه کاربری نامناسبی رقم می‌زند.»

نسیم که خودش مادر 2 فرزند است و هر 2 فرزندان او نیز دانشجوی واحدهای مختلف دانشگاه آزاد هستند، می‌گوید براساس تجربه خانوادگی‌شان، مشکل سامانه در همه واحدهای دانشگاه و برای همه دانشجویان وجود دارد.

او تأکید می‌کند که تاکنون چند بار با مشکل جدی مواجه شده و اصلاً نتوانسته در زمان تعیین‌شده انتخاب واحد کند.

«علیرضا» دانشجوی دیگری است که تحصیلاتش را در مقطع کارشناسی رشته علوم کامپیوتر در واحد علوم و تحقیقات به پایان رسانده و هم‌اکنون تحصیل در مقطع کارشناسی ارشد رشته مهندسی نرم‌افزار را آغاز کرده است.

او که سال ۱۳۹۸ وارد دانشگاه آزاد شده، به تاریخچه استفاده از این سامانه اشاره می‌کند: «ما ترم‌های اول ورود به دانشگاه از سامانه مخصوص دانشگاه استفاده می‌کردیم. همان زمان شایعه هک سامانه و لورفتن اطلاعات دانشجویان منتشر شد و مدتی بعد خدمات دانشگاه به سامانه آموزشیار منتقل شد.»

این دانشجو می‌افزاید: «سامانه آموزشیار با هدف یکپارچه‌سازی خدمات دانشگاه آزاد طراحی شده اما همین یکپارچه‌سازی فشار زیادی به سرورهای سامانه می‌آورد.»

به گفته او، مشکلات از اولین روزهای معرفی سامانه آموزشیار آغاز شده و خود او در نخستین تجربه انتخاب واحد از طریق آموزشیار حتی موفق به ثبت‌نام یک واحد درسی هم نشده است.

دریافت کد ورود به سامانه آموزشیار مدت‌ها به‌صورت انحصاری از پیام‌رسان «آی‌گپ» انجام می‌شد. حدود یک سال است که گزینه دریافت کد از طریق پیامک نیز افزوده شده که البته گزینه دریافت کد با پیامک، مشمول پرداخت هزینه از طرف دانشجو می‌شود. علیرضا اشاره می‌کند علاوه‌بر مشکلات آموزشیار، آی‌گپ نیز گاهی از کار می‌افتد و این مسئله هنگام انتخاب واحد، استرس دانشجویان را تشدید می‌کند.

او می‌گوید: «به نظرم هر دانشکده‌ای باید پورتال خودش را داشته باشد. خود من که باید کارهای فارغ‌التحصیلی‌ام را بکنم، با این مشکل درگیرم و باید منتظر اتمام دوره انتخاب واحد بمانم و کارهایم عقب می‌افتد.»

به گفته علیرضا، طراحی و فونت‌های قدیمی و خطاهای عجیب‌وغریبی که مشخصاً ناشی از اشکالات دیتابیس سامانه است، لزوم تجدیدنظر در طراحی و روزآمدسازی سامانه را آشکار می‌کند.

به عقیده این کارشناس کامپیوتر، دانشگاه باید سرمایه‌ ویژه‌ای برای بازطراحی و رفع اشکالات سامانه آموزشیار اختصاص دهد.

گم‌شده میان سامانه‌ها

برای بررسی و فهم بهتر مشکلات سامانه بهترین روش تجربه کامل کاربری آن است و این همان کاری است که ما در تحریریه دیجیاتو انجام دادیم.

بگذارید از قدم اول شروع کنیم. فرض کنید نخستین بار است که وارد سامانه آموزشیار می‌شوید. این نام را در نوار جستجوی گوگل وارد می‌کنید. با ورود به این وب‌سایت، 4 گزینه روبه‌رویتان ظاهر می‌شود: دانشجو، اساتید، پرسنل و پرسنل سازمانی. اگر دانشجو باشید، روی گزینه اول کلیک می‌کنید و تازه این‌جاست که با 3 روش مختلف ورود مواجه می‌شوید: ورود دانشجویان (انتخاب واحد/ حذف و اضافه)، ورود دانشجویان (پرداخت/سایر خدمات آموزشی) و ورود دانشجویان (نسخه قدیمی آموزشیار).

سرگیجه در همین قدم اول آغاز می‌شود؛ چرا باید این‌همه گزینه برای ورود به سامانه وجود داشته باشد؟ به نظر می‌رسد مسئولان فنی می‌خواسته‌اند از بار بخش انتخاب واحد در روزهای پیک جلوگیری کنند، درحالی‌که روش‌های فنی بسیار ساده‌تری برای این کار وجود دارد.

تعهد پشت تعهد

یکی از گزینه‌های ورود را که انتخاب کنید، تازه به مرحله تیک‌زدن تعهدهای متعددی می‌رسید که دانشگاه آزاد از دانشجویان می‌گیرد؛ از شکل و ظاهر لباس و آرایش گرفته تا محرمانگی و رعایت پیش‌نیاز و... گذشته از اینکه در هریک از اشکال ورود به سامانه، تعداد تعهدها و شروط متفاوت است، اصلاً معلوم نیست چرا هر دانشجویی، هربار پیش از ورود به سامانه، باید این شروط را بپذیرد. به نظر می‌رسد شکل منطقی گرفتن این تعهدات از دانشجو، فقط یک بار پس از طی فرایند لاگین باشد. اما گویا هیچ‌کس در دانشگاه آزاد یا تیم طراحی سامانه به این نکته ابتدایی و پیش‌‌پاافتاده توجه نکرده‌ است. درست مثل اینکه هربار قبل از درخواست تاکسی از سرویس‌هایی مثل اسنپ و تپسی مجبور باشید کل شرایط استفاده از سرویس را بخوانید و به علامت موافقت تیک بزنید.

سامانه‌ای که سر بزنگاه یاری نمی‌کند

مهم‌ترین مشکل همیشگی آموزشیار قطعی‌های مکرر سامانه است. اما این مشکل در روزهای انتخاب واحد به عذابی الیم بدل می‌شود که دانشجو را تا سرحد سکته از اضطراب می‌برد. بسیاری از مواقع نیز دانشجویان به دلیل یاری نکردن آموزشیار در موعد مقرر موفق به ثبت واحدهای مدنظر خود نمی‌شوند و به همین دلیل، دانشگاه روزهایی را برای انتخاب واحد تکمیلی اعلام می‌کند. البته در روزهای تکمیلی هم در بر همان پاشنه می‌چرخد.

به نظر می‌رسد طراحی نامناسب فنی و درنظرنگرفتن سرورهای مناسب دلیل اصلی اختلال دائمی آموزشیار است. تعجب‌آور اینکه مسئولان فنی دانشگاه آزاد در طی سال‌های گذشته و باوجود شکایت و گلایه مداوم دانشجویان، هنوز اقدامی در جهت رفع این نقیصه مهم انجام نداده‌اند. شواهد حاکی است که تنها اقدام دانشگاه زمان‌بندی انتخاب واحد بوده با این هدف که دانشجویان شهرستان‌ها و واحدهای مختلف در روزهای متفاوت وارد سامانه شوند تا بار بیش از حد به سامانه وارد نشود. باوجوداین، ورود تعداد محدود دانشجویان نیز سامانه را با اختلال‌های طولانی مواجه می‌کند.

سامانه گزارش قطعی سامانه

جالب این است که آموزشیار شاید تنها سامانه‌ای در جهان باشد که یک کانال تلگرامی اختصاصی فقط برای گزارش موارد قطعی و وصل مجدد آن راه‌اندازی شده است. کانال موسوم به «بررسی لحظه‌ای آموزشیار» با نزدیک به ۲۹ هزار مشترک، کانال بسیار فعالی است و هر روز چند بار خبر از قطع شدن و گاهی هم وصل شدن خدمات این سامانه می‌دهد.

آموزشیار علاوه‌بر مشکلات طراحی، با چالش‌های امنیتی نیز مواجه است. بهمن‌ماه گذشته، این سامانه با بحران نفوذ سایبری و حملات DDoS مواجه شد، به نحوی که انتخاب واحد برای دانشجویان عملاً غیرممکن شد و دانشگاه را مجبور کرد زمان انتخاب واحد را تمدید کند. هرچند مسئولان دانشگاه اعلام کردند که هکی صورت نگرفته و ماجرا فقط یک شوخی! بوده است. اما همین شوخی بامزه هم نشان می‌دهد که آموزشیار امنیت کافی ندارد.

مشخص نیست چرا دانشگاه آزاد طراحی و اجرای سامانه‌ای به این اهمیت را به تیمی سپرده که مشخصاً از توان فنی لازم برای پاسخگویی به نیاز کاربران برخوردار نبوده است. درحالی‌که بسیاری از شرکت‌های خصوصی با قابلیت‌های متوسط نیز می‌توانند با امکان‌سنجی مناسب، طراحی سامانه را با کمترین میزان اختلال به انجام برسانند.

بگذارید بازهم با سرویس‌های کاربرمحور موجود مقایسه کنیم. اگر سرویسی مانند دیجی‌کالا یا اسنپ در روز این‌همه اختلال داشته باشد، جدا از بدوبیراه‌هایی که نصیبش می‌شود، آیا دیگر کسی به استفاده از آن تمایل خواهد داشت؟ اما دانشگاه به لطف برخورداری از انحصار سامانه‌ای خود، نیازی نمی‌بیند این مشکلات اعصاب‌خردکن را برطرف کند.

سامانه بی‌‌سامان

سامانه آموزشیار از نظر طراحی بصری و تجربه کاربری، یک فاجعه به‌تمام‌معناست. به مواردی مثل تعدد نقاط ورود و تعهدهای نابه‌جا اشاره کردیم. اما این فهرست بسیار طولانی‌تر از این حرف‌هاست.

بگذارید به تعدادی از این اشکالات اشاره‌ای گذرا بکنیم.

فرایند انتخاب واحد، فرایندی است که بی‌دلیل طولانی طراحی شده است. برای جستجو واحد موردنظر باید مراحل متعددی را پشت سر بگذارید. ابتدا کد یا نام درس یا نام استاد را جستجو کنید. در پنجره جدیدی که باز می‌شود، موارد دیگری را تنظیم کنید و بازهم پنجره‌ای دیگر با تعدادی از واحدهای موردنظر که اگر خوش‌شانس باشید و سامانه قطع نشود، می‌توانید پیش از پر شدن ظرفیت درس، آن را انتخاب کنید.

سامانه‌ای که زبان فارسی حالیش نمی‌شود

اما ساده‌اید اگر فکر کنید که می‌توانید متنتان را به‌سادگی در کادر جستجو وارد کنید و دکمه را بفشارید. جستجوی آموزشیار با زبان فارسی درست کار نمی‌کند و برخی حروف آن را نمی‌فهمد. در اغلب موارد جستجوی شما مثلاً برای درس «تفسیر موضوعی قرآن» هیچ نتیجه‌ای نخواهد داشت.

بازهم خنده‌دار این است که دانشجویان دست‌به‌کار شده‌اند و وب‌سایتی برای تبدیل متن جستجو به کد قابل‌فهم برای سامانه آموزشیار طراحی کرده‌اند. باید آن کد را کپی و در سامانه آموزشیار وارد کنید تا جستجو شما انجام شود!

حالا فرض کنید همه این مراحل را گذراندید و به مرحله انتخاب نهایی کلاس موردنظر رسیده‌اید. قاعدتاً برای دانشجو این موارد در انتخاب بیشترین اهمیت را دارد: نام درس، نام استاد، ساعت کلاس و زمان امتحان. طرفه اینکه سامانه آموزشیار قبل و بعد از نام درس، کلی اطلاعات نامربوط و بی‌اهمیت از نظر دانشجو را ردیف می‌کند و نام استاد و ساعات امتحان در ستون‌های بعدی جدول قرار می‌گیرد. دانشجو برای دسترسی به این اطلاعات باید به‌سمت چپ اسکرول کند. جالب است نه؟‌ بله! اما جالب‌تر اینکه برای اسکرول به چپ باید به نوار اسکرول که ته صفحه قرار دارد، بروید! به‌این‌ترتیب احتمالاً در آن عجله و سرگیجه ماراتن انتخاب واحد، ردیف درس موردنظر را گم خواهید کرد.

البته در نسخه جدید آموزشیار این مشکل تا حدی (فقط تا حدی) برطرف شده اما هیچ اطمینانی وجود ندارد که روز انتخاب واحد، ورود به سامانه جدید آموزشیار امکان‌پذیر باشد. پیش‌فرض آموزشیار این است که «درحال‌حاضر ورود به سامانه امکان‌پذیر نیست.»

در انتظار پذیرش مسئولیت

مهم‌ترین گام برای اصلاح، پذیرش وجود اشکال است. باوجود گلایه‌های بسیار زیاد دانشجویان، حتی استادان، مسئولان دانشگاه آزاد پیش‌ازاین تمایلی به پذیرش وجود مشکل از خود نشان نداده‌اند. ازجمله سال ۱۳۹۹، حیدری، سخنگوی دانشگاه آزاد در واکنش به اینکه سامانه آموزشیار مشکل اساسی دارد و دانشجویان نمی‌توانند ثبت‌نام، انتخاب واحد یا واریز شهریه داشته باشند، گفت: «سامانه آموزشیار مشکل خاصی ندارد و دانشجویان می‌توانند فرایند انتخاب واحد را انجام دهند.»

آموزشیار البته تنها سامانه‌ای نیست که دانشجویان را کلافه کرده است. برادر بدنام آموزشیار، سامانه «گلستان»، نیز همین وضعیت را برای بسیاری از دانشجویان دانشگاه‌های دولتی رقم زده است. در این شرایط مشخص نیست این وضعیت چه زمانی به پایان می‌رسد و آیا مسئولان این سامانه‌ها، دانشگاه‌ها و وزارت علوم بالاخره صدای دانشجویان را خواهند شنید یا نه.