انتقال دانش تخصصی در سازمان؛ مزایا و راهکارها

در اکثر شرکت ها تعدادی کارشناس خبره حضور دارند که کسب و کار مجموعه تا حد زیادی به دانش یا تخصص آنها وابسته است. در صورتی که این افراد کمپانی را به هر دلیلی ترک کنند، کسب و کار شرکت با مشکل مواجه می شود. از اینرو انتقال دانش و تخصص این افراد به تعدادی از کارکنان دیگر و ارتقای آن برای کمپانی اهمیت زیادی دارد. یکی از بهترین راه ها برای اینکار استراتژی «آبشار دانش» است که از طریق آن می توان فوت و فن متخصصان را در سازمان به اشتراک گذاشته و وابستگی آن به افراد خاص را کاهش داد.

هر آبشار مثل گرافی است که در راس آن متخصصان قرار داشته و در ادامه با گره هایی ادامه پیدا می کند که ابتدا فراگیر هستند اما بعدا به معلم تبدیل می شوند. در این سیستم به جای اینکه منتظر متخصص ها بمانیم که دانش را ارائه کنند، فراگیران باید آن را استخراج کرده و به بقیه منتقل کنند. بدین ترتیب در زمان متخصصان صرفه جویی شده و فراگیران هم درس ها را بهتر یاد می گیرند.

کمپانی های بزرگ و کوچک در صنایع مختلف معمولا از چهار روش برای پیاده سازی آبشار دانش استفاده می کنند که در ادامه به آنها پرداخته ایم. مهمترین بازیگران در این رویکردها «نکسپرت ها» یا اولین نسل از شاگردان متخصصان هستند.

آموزش مسقیم: در این مدل نکسپرت هرچه را که از متخصص فراگرفته مستقیما به دیگران آموزش داده و آنها را تربیت می کند. برای مثال در شرکتی الکترونیک نکسپرت کلاسی را درباره عیب یابی و حل مشکلات تولید برای اپراتورها و تکنسین های کیفی برگزار می کند.

ارائه چالش: در این روش نکسپرت بر اساس تجارب متخصص یک سناریو، مجموعه مسائل یا کیس مطالعاتی را در قالب متن، عکس یا ویدیو ارائه می کند تا فراگیران آنرا به صورت تجربی بیاموزند. در واقع به جای معرفی مشکل و راه حل متداول آن، همه فراگیران با مشکل دست و پنجه نرم کرده و تمامی راه حل های احتمالی را بررسی می کنند، در نهایت هم روش متخصصان برای غلبه بر مشکل ارائه خواهد شد. تحقیقات روی حافظه و توانایی شناختی ثابت کرده که چنین چالش هایی باعث می شود راه حل ها بهتر در ذهن فرد باقی بمانند.

گردهمایی: در این رویکرد دقیقا مثل زمانی که افراد یک اردوگاه دور آتشی جمع می شوند، گروهی از متخصصان شرکت، نکسپرت ها و کارکنان عادی دور هم جمع می شوند. در این جلسه نکسپرت موضوعی را مطرح می کنند تا افراد حاضر درباره آن به بحث و گفتگو بپردازند. هدف از اینکار یافتن راه حل های تازه و افزایش آگاهی افراد گروه است؛ به هر حال از قدیم هم گفته اند همه چیز را همگان می دانند.

مستندسازی: بسیاری از روال های کاری شرکت ها به صورت شفاهی اجرا شده و هرگز مستند نشده اند، به همین خاطر گاهی استعفای برخی اعضا باعث زمین گیر شدن کمپانی می شود. هدف از این رویکرد مستندسازی فوت و فن و دانش متخصصان در قالب فایل صوتی، ویدیویی، دستورالعمل، چک لیست، قوانین و راهنما است که در انتقال دانش به دیگر کارکنان اهمیت فوق العاده زیادی دارد.

انتقال دانش از نسلی به نسل دیگر می تواند باعث افت کیفیت آن شود اما دو روش برای جلوگیری از آن وجود دارد. نخست بازبینی مستندسازی ها توسط متخصصان پیش از انتشار آنها در سازمان است و روش دوم هم به بازبینی تکنیک های مورد استفاده و محتوای ارائه شده توسط نکسپرت مربوط می شود.

استفاده از این روش ها برای انتقال عمودی و افقی دانش در استارتاپ ها نه تنها پایه های کسب و کار را محکم می کند، بلکه مهارت های ارتباطی و مشارکت را میان کارمندان نیز قوی تر می سازد. یکی دیگر از مزایای آبشار دانش به ویژه در روش های گردهمایی و ارائه چالش آشنایی پیدا کردن کارکنان با مهارت های دیگر بخش های سازمان است که در اجرای روان فرایندها بین بخش های مختلف نقش موثری دارد.