چگونه بهتر دورکاری کنیم؟

با شیوع ویروس کرونا بسیاری از شرکت‌ها به دورکاری روی آوردند و حالا جمع کثیری از کارمندان، لااقل در شرکت‌های خصوصی مشغول فعالیت‌های روزمره شرکت خود در داخل منزل هستند. دورکاری امری است که برای بسیاری از این سازمان‌ها و نیروهای آنها تازگی دارد و با آن آشنایی کاملی ندارند. تغییر روند کاری شرکت و فعالیت کاری روزانه نیروها نیازمند دانستن برخی نکات است که در این مطلب سعی داریم تا به برخی از آنها اشاره کنیم.

واقعیت این است که حفظ بهره وری مناسب در دورکاری بسیار مشکل است. شرایط اجتماعی ایران نیز این امر را مشکل‌تر می‌کند. اجرای طرح دورکاری فقط به فراهم کردن سازو کار تکنولوژیک آن مربوط نیست. مهمترین عامل موفقیت دورکاری، فراهم کردن ساز و کار آن برای خودتان در منزل است. این مساله جدا از شرایطی است که کارفرما باید برای شما خلق کند تا بتوانید به صورت دورکاری مراحل کار را پیش ببرید؛ شرایطی که در هر سازمانی متفاوت است و نیروهای فنی باید آن را برای کارمندان فراهم سازند.

فضای دورکاری در منزل

موضوع اولی که در دورکاری شما را درگیر خواهد کرد اینست که تنها زندگی می‌کنید یا با خانواده؟ اگر در خانه خود تنها هستید،‌ چالش‌های به مراتب کمتری خواهید داشت. یک فرد تنها با خیالی راحت‌تر می‌تواند فضایی برای خود فراهم کند که در آن به دورکاری مشغول باشد اما اگر در یک خانواده دو یا چند نفره باشید چطور. بخصوص آنکه در این روزها احتمالا اکثر اعضای خانه در منزل کنار شما هستند و کار کردن در کنار آنها در حالی که مشغول گذران وقت هستند کار سختی است.

برای حل این مسئله اول از همه سعی کنید که یک فضای کار اختصاصی برای خود ایجاد کنید، اگر اتاق شخصی دارید که بهتر و اگر به چنین اتاقی دسترسی ندارید، هرجای خانه را می‌توانید تبدیل به قلمرو خود کنید؛ حتی فضای کوچکی در آشپزخانه. باید به دیگر اعضای خانواده خود توضیح دهید که مشغول کار کردن هستید و نمی‌توانید با آنها به راحتی تعامل برقرار کنید. اشتباه نکنید، اینکه تصور کنید شما در هنگام دورکاری و کار در منزل کنار دیگر اعضای خانواده خود، به هیچ‌وجه با آنها حرف نمی‌زنید رویایی است که بعید است محقق شود. همانطور که در فضای کاری احتمال اینکه با دیگر همکاران خود اصلا صحبت نکنید وجود ندارد و طبیعتا در این فضا هم با همکاران جدید خود، اعضای خانواده‌تان، گاهی به حرف می‌افتید. برای کاستن این موارد باید چه کرد؟

• سعی کنید وارد بحث‌هایی که می‌دانید طولانی هستند، نشوید؛ این روزها صحبت در مورد کرونا می‌تواند یکی از همین بحث‌های خطرناک و بی‌انتها باشد.
• تا حد امکان، فضایی را که برای مقر کاری خودتان انتخاب می‌کنید، دور از تلویزیون باشد چرا که این جعبه جادویی می‌تواند آغازگر صحبت‌های متعددی شود.
• به آنها توضیح دهید که درگیر کار هستید و برای آنکه بتوانید تمرکز خودتان را روی کارتان بگذارید و سر و صدا و صحبت‌های آنان حواستان را پرت نکند، از هدفون‌هایی استفاده کنید که مانع رسیدن صداهای بیرونی به شما شوند.
• سعی کنید برای صرف نهار یا هر میان وعده دیگری، دائم از جای خود بلند نشوید و وسایل را در کنار خود مهیا سازید. بلند شدن از محل کار در منزل‌تان هم باعث کم‌اهمیت جلوه دادن کارتان خواهد شد و هم اینکه خودتان را حواس پرت خواهد کرد. البته این مسئله به این منظور نیست که ساعات متمادی خود را در صندلی حبس کنید و حتما به نرمش‌های پشت میز و... نیز بپردازید.
• انسان‌های درونگرا به راحتی در محیط کار خانه هم می‌توانند برای خود فضای کار حرفه‌ای ایجاد کنند اما اگر آدم برونگرایی هستید، شاید بهتر باشد که حتما در یک اتاق مجزا باشید و چند ساعتی را با دیگران تعامل برقرار نکنید تا زمانی که وقت استراحت‌تان برسد؛ بله فراموش نکنید دورکاری در منزل هم نیازمند استراحت است و حتما در طول روز حداقل به جز ساعت ناهار، نیم ساعت تا یک ساعت به خودتان استراحت بدهید.

محیط کار دورکاری

حال که آشنایی با فضای دورکاری را تجربه کردیم؛ بهتر است به اولین رکن مهم دورکاری بپردازیم؛ یعنی میز کارتان، همان نقطه‌ای که قرار است در تمام طول روز با آن سر و کله بزنید. سعی کنید این میز کار را از وسایل شلوغ خالی نمایید و یک محیط کار نیمه حرفه‌ای برای خودتان فراهم نمایید. مواردی که حواس‌تان را پرت می‌کند را کنار بگذارید و بهترین کار اینست تنها لوازم ضروری نیازمند به کارتان را کنار خویش گرد بیاورید.

مهیا کردن شرایط مناسب دورکاری از همان میز کار آغاز می‌شود؛ جایی که قرار است با آن در تمام طول روز سر و کله بزنید و آن را تبدیل به همان میز اداری خود در شرکت کنید.

اینترنت، کامپیوتر مناسب و خوراکی‌های کافی، الزام‌های اولیه هستند. هرکس ممکن است با توجه به کار خود به ادوات دیگری نیاز داشته باشد، در همه حال باید در همان وهله اول کمربند خود را محکم ببندید و درست وارد سفر کاری خود در منزل شوید.

یک جای راحت انتخاب کنید، حتی اگر می‌خواهید در آشپزخانه کار کنید؛ فضایی را برگزینید که در آن مجبور نباشید در حالات غیرمعمول بنشینید و به خودتان فشار بیاورید. فاصله خود با مانیتور و سیستم را درست انتخاب کنید و کاری کنید که زود خسته نشوید.

زمان بندی در دورکاری

جدا از محیط دورکاری،‌باید به زمان بندی خود دقت کنید و آن را متفاوت از ساعت کاری خود ندانید. این مساله را به خودتان بقوبلانید که قرار نیست با کار در منزل وقت کمتری را مشغول کار کردن باشید و اجازه ندهید این باور در ذهن کارفرمای شما نیز شکل بگیرد. اینکه کارفرما به سلامت تیم اهمیت داده و فرایند کاری را وارد یک پروسه دورکاری کرده، اعتمادی است که باید در یک جریان دو طرفه قرار بگیرد.

برنامه‌های زیادی برای زمان بندی کار وجود دارد که هرکس روی یکی از آنها تمرکز دارد، ولی پیشنهاد ما اینست که فضای زمانی را دقیقا مانند محل کار خود پیش ببرید و تفاوتی در آن ایجاد نکنید. این کار در اوایل شاید سخت به نظر بیاید ولی به تدریج می‌توانید راحت‌تر با این مساله ارتباط برقرار نمایید.

منظم نبودن، نقطه ضعفی است که باعث می‌شود در صورت دورکاری، انجام کار را به تعویق  بیندازید. تعویق کار موجب انباشتگی شده و در نهایت سر از کم‌کاری و کاهش کیفیت در می آورد. برای حل این مشکل باید هر طور که شده برای خودتان یک برنامه منظم بچینید. حتی اگر عادت ندارید از این قبیل برنامه‌ها برای خود تهیه کنید؛ این بار را باید به آنها پایبند باشید و در یک جدول برای خودتان برنامه‌ریزی کنید. سعی کنید تمام کارهایی که انجام می‌دهید و یا قصد انجام‌شان را دارید در یک جدول بنویسید تا بدانید هر کار (Task) شما در چه مرحله‌ای قرار دارد و تا کجا پیش رفته است. اگر با فضای برنامه‌هایی چون ترلو یا تسکولو آشنایی دارید،‌ می‌توانید برای برنامه ریزی کارها به آنها مراجعه کنید ولی همین کار را در یک فایل Word ساده نیز برای خودتان انجام دهید و مطمئن باشید که شما را در رسیدن به یک نظم کمک خواهد کرد.

نکات مهم دیگر

در هنگام دورکاری با ناظر خود (مدیر یا هماهنگ کننده) تعامل خوبی داشته باشید. فرقی نمی‌کند در پیام‌رسان‌های اجتماعی در ارتباط هستید یا با تلفن، در هر حال بدانید که موظف هستید پاسخ آنها را بدهید و اعتماد آنها را جلب کنید. اعتماد به یک نیروی دورکار، عنصری است که خود به خود به وجود نمی‌آید و باید از عینک آنها نیز به مساله نگاه کرد.

حرفه‌ای باشید و تجربیات و آموخته‌هایتان را با دیگر اعضای تیم خود به اشتراک بگذارید تا بیشتر بتوانید به آن آلگویی که باید از دورکاری کارتان برسید دست پیدا کنید. حتی اگر درونگرا هستید، بهتر است در این مواقع سطح ارتباطات خودتان را افزایش دهید. این در جهت پیدا کردن حس خوب کارفرمایان به شما تاثیرات زیادی خواهد داشت.