پنج اشتباهی که در هنگام معرفی سخنران باید از آنها اجتناب کرد

چه در یک جلسه طوفان فکری ۳ نفره و چه در یک کنفرانس صد نفره همیشه این امکان وجود دارد که شما بخواهید سخنران را به سایر حضار معرفی کنید. اگر آن را به درستی انجام دهید در واقع به سخنران در موفقیتش کمک کرده اید. اما اگر در معرفی سخنران به خوبی عمل نکنید نه تنها وی را تخریب کرده اید بلکه حتی ممکن است در برقراری ارتباطش با شنوندگان نیز اثر نامطلوب داشته باشید.

فرض کنید که شما به دلیل ارتباطی که با مخاطبین دارید انتخاب شده اید تا یک سخنران را به آنها معرفی کنید. این وظیفه شماست که بین شنوندگان که روی صندلی ها نشسته اند و سخنران پشت میکروفن پل ارتباطی باشید. در این لحظه فکر کنید که یک وکیل هستید و باید از حق موکلتان در مقابل هیات منصفه دادگاه دفاع کنید؛ پس او را طوری معرفی کنید که برای شنوندگان خوشایند باشد.

در ادامه به نکاتی در همین رابطه اشاره شده است که توصیه می شود آنها را مطالعه کنید.

۱ - بیوگرافی آنها را نخوانید.

ایستادن در مقابل شنوندگان و خواندن متن بیوگرافی سیصد کلمه ای که از پیش آماده شده بهترین راه برای آن است که بگویید «من هیچ ایده ای ندارم که چرا چنین فردی بعنوان سخنران استخدام شده»! اولین وظیفه شما آن است که به درستی به شنوندگان بگویید چرا این سخنران را انتخاب کرده اید.

۲ - از رئیس جلسه نخواهید که وی را معرفی کند.

من برای بانک های بسیاری سخنرانی کرده ام و کارمندان آنها تمایل دارند که به سلسله مراتب اهمیت ویژه ای بدهند. برای یک کارمند بانک٬ اگر مهم ترین مقام سازمانی برای معرفی سخنران انتخاب شود نشانه احترام به وی می باشد. اما اگر یک رئیس نه چندان محبوب این وظیفه را بر عهده بگیرد برایشان چنین تداعی می شود که ارزشی برای وقتشان قائل نشده اید.

خاطرم هست یک بار وقتی از طرف یکی از بزرگترین بانک های کشور سخنران می کردم و شخص مهم و برجسته ای مسوولیت معرفی من را به عهده داشت. وی بیوگرافی من را با صدایی یکنواخت خواند و نامم را اشتباه تلفظ کرد. معرفی او هیچ کمکی به برقراری ارتباط بین من و شنوندگان ایجاد نکرد و حتی باعث شد شنوندگان احساس کنند که بانک هیچ ارزشی برای وقت آنها قائل نیست.

هرچقدر شخصی که وظیفه معرفی کردن را به عهده دارد خبره تر باشد، زمان کمتری برای دانستن پیشینه سخنران نیاز خواهد داشت. من ترجیح می دهم توسط یک مدیر نه چندان رده بالا معرفی شوم که مرا بشناسد و به حرف هایم ایمان داشته باشد تا مدیر کل شرکت که هرگز مرا ندیده است.

۳ - نام آنها را اشتباه تلفظ نکنید.

اگر سخنرانی دارید که نام خانوادگی عجیب یا حتی خنده داری دارد٬ بهتر است پیش از جلسه از وی تلفظ صحیح اسمش را بپرسید و آن را تمرین کنید. اینکه بگویید «من هیچ ایده ای ندارم که این سخنران چه کسی است» بهتر از این است که نامش را اشتباه تلفظ کنید!

۴ - در لفافه حرف نزنید.

برخی از معرفی کننده ها سعی می کنند تا به گونه ای شخص را معرفی کنند که نظرشان یک پیش داوری منفی از سخنران به شنوندگان القا کند. مثلا٬ معرفی کننده ممکن است بگوید٬ «حالا شما ممکن است با آنچه که سخنران بعدی می گوید موافق نباشید اما به وی فرصت دهید تا نقطه نظر خودش را بیان کند...»

این گونه معرفی کردن این تصور را به شنوندگان می دهد که فرد معرفی کننده هم با نظرات و حرف های سخنران موافق نیست و می خواهد مانع از برقراری ارتباط وی با مخاطبین شود. اگر شما فکر می کنید که سخنران را دوست ندارید و یا با نظراتش موافق نیستید آنها را دعوت به سخنرانی نکنید. برای این کار کسی را انتخاب کنید که با نظرات شما موافق و هم سو است و نظر مثبتی نسبت به او دارید.

۵ - سر به زیر و خجالتی نباشید.

بسیاری از افراد هنگام صحبت کردن در محافل عمومی بسیار هیجان زده و پراسترس هستند و نمی توانند به خوبی صحبت کنند. آنها به جایگاه رفته و چنین می گویند «و سخنران بعدی ما … است» و با دست پاچگی و با سرعت هرچه تمام تر محل را ترک می کنند. فراموش نکنید که نیازی نیست بهترین معرفی کننده دنیا باشید تا این کار را به خوبی انجام دهید. تمام آنچه که لازم است انجام دهید این است که بدانید دلیل انتخاب کردن آن سخنران چه بوده است. هر چه صمیمی تر باشید موفق تر خواهید بود.

بهترین معرفی کننده ای که تا کنون دیده ام آقای ورنه هارنیش موسس افسانه ای شرکت مشاوره ای گزلتس بوده است. وی خودش با دقت تک تک افرادی که در برنامه هایش سخنرانی می کنند را انتخاب می کند. به همین دلیل نیازی به از پیش آماده کردن متن سخنرانی ندارد. او در ابتدا درباره دلیل انتخاب آنها توضیح می دهد و به طور زیرکانه ای به شما درباره آشنایی خودش با سخنران اطلاع رسانی می کند. مثلا می گوید «من اولین بار سخنران بعدی مان را وقتی دیدم که ...». هارنیش بیشتر سخنرانهایش را بر اساس کتاب هایی که نوشته اند انتخاب می کند و بنابراین قسمتی از متن را که بر روی خودش تاثیرگذار بوده انتخاب می کند و آن را با شنوندگان به اشتراک می گذارد.

من خیلی خوش شانس بوده ام که دو مرتبه توسط هارنیش معرفی شده ام. شنوندگان هارنیش می دانند وی چرا من را انتخاب کرده و مقداری از احترامی که برای وی می گذارند به من نیز منتقل می گردد و همین به من برای ساختن یک پل ارتباطی بهتر با شنوندگان کمک به سزایی می کند. تاثیر مثبت دیگری که انتخاب تک تک سخنران ها توسط خود هارنیش بر روی شنوندگان می گذارد حس قدردانی از ارزشی است که وی برای وقت آنها قائل می شود.

شاید معرفی کردن یک سخنران کاری بسیار ابتدایی به نظر برسد٬ اما یک معرفی هوشمندانه نه تنها با سخنران امکان شروع خوب برای سخنرانی اش را می دهد بلکه کمک مثبتی به برقراری رابطه با شنوندگان نیز خواهد کرد.