4 مزیت اصلی استفاده از سیستم های حضور غیاب آنلاین

حضور و غیاب کارمندان همواره یکی از بخش های مهم مدیریت کسب و کار و همچنین جزء دغدغه های همیشگی دپارتمان منابع انسانی است. بدون یک سیستم حضور و غیاب دقیق نمی شود میزان وفاداری و کیفیت عملکرد نیروها را ارزیابی کرد. وقتی میخواهید به کارمندان خود بر اساس عملکردشان امتیاز دهید بدون داشتن یک سامانه حضور و غیاب، کار دشواری پیش رو خواهید داشت.

همانطور که می‌دانید عملکرد کارکنان تنها بر پایه سخت کوشی آن ها محاسبه نمی شود؛ بلکه سازگاری با مقررات و فرهنگ سازمانی نیز وجه مهمی از عملکرد کارکنان است و بررسی چنین داده هایی به صورت دستی، کاری بسیار دشوار خواهد بود.

حضور غیاب آنلاین یکی از روش هایی است که این روزها بسیاری از سازمان ها به آن روی آورده اند. چرا که مزایای بسیاری دارد و استفاده از آن نسبت به روش های قدیمی درد سر کمتری دارد. اگر هنوز به روش های قدیمی پای بندید، پیشنهاد می کنیم این مطلب را بخوانید. تا پس از آن، تغییری اساسی در سازمانتان به وجود آورید. در ادامه به توضیح چهار مورد از اصلی ترین مزیت های کار با نرم افزارهای حضور غیاب آنلاین می پردازیم:

حضور غیاب آنلاین کار را برای همه افراد سازمان آسان تر می کند

نرم افزار حضور غیاب آنلاین در مقایسه با سیستم حضور غیاب دستی، بسیار کاربردی تر است. چنین نرم افزاری معمولا یک سیستم حضور غیاب آنلاین در بستر وب و موبایل است و با استفاده از آن راه های زیادی برای کارکنان شما وجود دارد که ساعت ورود و خروج خود را ثبت کنند . از مرسوم ترین این راه ها می توان به ثبت از طریق دستگاه حضور غیاب، ثبت ورود و خروج بنا به اعتماد متقابل میان کارفرما و کارمند و همچنین ثبت تردد در موقعیت مکانی شرکت اشاره کرد.

با استفاده از این سامانه کارمندان شما دیگر مجبور نیستند فرم های حضور غیاب را (به جای خود یا دیگران! ) پر کنند.

چنین نرم افزاری بررسی لیست های حضور و غیاب را برای مدیران آسان می کند. حتما شما هم به عنوان یک مدیر مشغله های زیادی دارید. در این صورت کافی است لپتاپ یا گوشی هوشمند خود را باز کنید تا ببینید کدام یک از کارکنانتان هنوز وارد دفتر نشده است.

حضور غیاب آنلاین سرعت دسترسی به اطلاعات را افزایش می دهد

وقتی می خواهید میزان تاخیرهای یکی از کارکنانتان را بررسی کنید، انجام این کار به صورت دستی زمان زیادی خواهد گرفت. اما با استفاده از سامانه حضور غیاب آنلاین در هر زمان یا مکانی که باشید به اطلاعات لازم دسترسی خواهید داشت. کلیه فرامین هشداری و عملیاتی در این سیستم بلادرنگ (real time)  است و با انجام یک عملیات توسط کاربر ، نتایج آن بلافاصله در سایر گزارش ها اعمال می شود.

«دنیای وب در حال تکامل است و برای تبلیغ برندها، دیگر داشتن بک وبسایت به تنهایی کافی نیست. برای معرفی یک برند و حضور در دنیای وب، شرکت ها باید ترکیبی از ابزارهای اجتماعی مانند ویکی پدیا، فیسبوک، اینستاگرام و یوتیوب را به کار ببرند و همچنین در اپلیکیشن های موبایل فعال باشند.»

همچنین اگر از زاویه دید کارمندان نگاه کنیم، این سامانه به نیروها اجازه خواهد داد در هر مکانی که هستند کار خود را بدون نگرانی انجام دهند. اگر نیروی کار شما خارج از شرکت کار می کند، با این شیوه از مدیریت آنلاین کسب و کار امکان آن فراهم می شود که او ترددهای خود را در محدوده مکانی مورد توافق ثبت نماید.

با حضور غیاب آنلاین کنترل اوضاع را در دست بگیرید

بسیاری از سازمان های بزرگ دارای شعبه های متعدد اند. این سازمان ها هزاران کارمند دارند که هر کدامشان دارای حقوق و تعهدات خاص خود است. برای شرکت هایی در این سطح دشوار خواهد بود که همچنان به صورت دستی و با صفحات کاغذ همه چیز را کنترل کنند. برای چنین شرکت هایی ضروری تر است که از سامانه های آنلاین مدیریت کسب و کار استفاده کنند تا بتوانند اوضاع را آسان تر و بیشتر کنترل کنند. 

حضور غیاب آنلاین روابط کاری را شفاف تر می کند

به غیر از روسا و مدیران، خود کارکنان هم نیاز دارند که به اطلاعات حضور و غیاب دسترسی داشته باشند. آن ها نیز می خواهند بدانند که در طول یک ماه چند ساعت غیبت، تاخیر، مرخصی و یا اضافه کاری داشته اند. بدون یک نرم افزار آنلاین، کارمندان مجبورند برای دستیابی به اطلاعات، لیست حضور غیاب را به صورت دستی از دپارتمان منابع انسانی درخواست کنند و چه بسا که دپارتمان تمایلی به ارائه لیست نداشته باشد. این اتفاق در رابطه میان کارکنان و کارفرما باعث عدم شفافیت می شود که به هیچ وجه مطلوب نیست.

فوایدی که مطرح شد تنها با استفاده از یک سامانه حضور و غیاب پیشرفته به دست خواهند آمد. سامانه آنلاین حضور و غیاب کارساعت به شما این امکان را می دهد که به آسانی اطلاعات مربوط به حضور و غیاب، تاخیر و برگه های مرخصی را مدیریت کنید. این سامانه کار دپارتمان منابع انسانی را نیز آسان تر می کند و از تقلب های احتمالی کارکنان جلوگیری می نماید. 

«به قول تام کنه مور کارآفرین و نویسنده کتاب پر فروش «طرفداران در آتش»، اگر در یک صنعت رقابتی هستید، بررسی های آنلاین برای شما نه فقط خوب، بلکه یک ضرورت هستند. اگر هنوز مشغول استفاده از روش های دستی و کاغذی برای کنترل نظم در سازمانتان هستید، امروز زمان خوبی است که روشی جدیدتر را امتحان کنید.»

 با استفاده از سامانه حضور و غیاب آنلاین کارساعت کار را برای خود و کارکنانتان آسان تر کنید.