ارتباطات؛ مهمترین رکن موفقیت در کسب و کار

بسیاری از کسب و کار‌ها فکر می‌کنند با مشکلات زیادی دست و پنجه نرم می‌کنند، در حالی که نمی‌دانند تنها یک مشکل وجود دارد که مانع پیشرفت کارها می‌شود: ارتباطات. نکته اینجاست که رفع این مشکل، آنقدرها هم سخت نیست. اما بگذارید این مشکل را اول بشناسیم تا بتوانیم راه‌حلی برای حل آن ارائه دهیم. با ما همراه باشید تا مشکل ارتباطات در شرکت‌ها را حل کنیم.

اگر کمی با دقت به این قضیه نگاه کنید، متوجه می‌شوید که اکثر مشکلات شرکت‌ها در ارتباطات خلاصه می‌شود. احتمالا بارها به این مسئله برخورده‌اید: مدیر شما می‌خواهد پروژه‌ای را انجام دهید و شما بی‌درنگ به سراغ آن می‌روید و با تمام وجود و انرژی، آن کار را پس از مدتی انجام می‌دهید. در حالی که پیروزمندانه و با اعتماد به نفس نتایج کار را به مدیرتان نشان می‌دهید و انتظار دارید که با تعریف و تمجید رو به رو شوید، اخم مدیر تنها چیزی است که گیرتان می‌آید.

مدیر شما می‌گوید «کار بسیار خوبی انجام داده‌ای ولی این اصلا چیزی نبود که از تو می‌خواستم». در نتیجه نه تنها وقت شما هدر رفت، بلکه احتمالا زیانی نیز به شرکت خود وارد کرده‌اید و سرافکنده تر از گذشته به میز خود باز می‌گردید. علت این امر، مشکل در نوع ارتباطات است. اگر همان موقع چیزی که مدیر از شما خواسته بود را برای او بازگو می‌کردید، یا حتی مدیرتان در حین انجام پروژه پیگیر کارتان می‌شد، هیچ کدام از این اتفاقات نمی‌افتاد.

با این حال برای جلوگیری از رخ دادن این اتفاق‌ها باید راه‌هایی وجود داشته باشد. در ادامه با سه راه‌حل برای از بین بردن مشکلات ارتباطات آشنا می‌شوید که اکوسیستم کاری شما را تحت تاثیر قرار خواهد داد.

نظرات همه را جویا شوید

آن کارمند دون پایه‌ای که در گوشه اتاق کز می‌کند یا در جلسات ماهیانه شما همیشه ساکت می‌نشیند، ممکن است راه‌حل فوق‌العاده‌ای برای حل مشکل شرکتتان داشته باشد. اما آیا او می‌تواند نظرش را به راحتی در میان بگذارد؟ یا این که ساختار کمپانی شما به گونه‌ای است که حتی اگر کارمندی مشکلی را پیدا کند، باید ساکت بنشیند و مسئولان و دیگر مدیران را به چالش نکشد؟

بسیار مهم است تا محیط کاری مناسبی را خلق کنید تا در آن کارمندان بدون در نظر گرفتن جایگاه خود بتوانند ایده‌ها و نظراتشان را بیان کنند. با این کار شما احتمال برطرف کردن مشکلات سخت و در ظاهر غیر قابل حل را تا حد زیادی افزایش می‌دهید.

مطمئن شوید کارمندان از وظایف یکدیگر باخبرند

‌همواره این ایده را در نظر داشته باشید که کارمندان خود را از وظایف یکدیگر آگاه نگه دارید. زمانی که کارمندان ندانند همکارانشان چه وظایفی دارند یا حیطه تخصصیشان چیست، سرعت انجام پروژه‌‌ها پایین می‌آید، زیرا انگار هر کارمندی به یک زبان بیگانه حرف می‌زند. با افزایش آگاهی کارمندان نسبت به وظایف همکارانشان، کارایی آن‌ها نیز بیشتر می‌شود. مثال زیر به خوبی می‌تواند این موضوع را توضیح دهد:

تصور کنید که کارفرمایی از کارمند شما سوالی می‌کند که مربوط به بخش دیگری از کمپانی شماست. اگر کارمندتان بتواند بدون کمک شخص دیگری به سوال پاسخ دهد، زمان زیادی صرفه‌جویی می‌شود و دیگر نیاز نیست تا یک نفر از هر تیمی را در جلسه کاری خود داشته باشید.

دسته‌بندی کارمندان را فراموش کنید

بسیاری از شرکت‌ها و سازمان‌ها علاقه دارند تا کارمندان خود را بر اساس تخصص، دسته‌بندی کنند. مثلا اعضای گروه مارکتینگ همه در بخش مارکتینگ و اعضای گروه مالی، در بخش مخصوص به خود فعالیت کنند. تا حدودی ممکن است این نظریه جواب دهد ولی بهتر است در این روند، تجدید نظر کنید.

این رویه ممکن است به درد سازمان‌هایی بخورد که اعضای آن برای یک هدف و اولویت فعالیت نکنند و اطلاعات را با دیگر بخش‌های آن سازمان به اشتراک نگذارند. این دسته‌بندی و عدم اشتراک اطلاعات، مشکلاتی مانند ناکارآمدی سازمانی را به دنبال دارد. یکی از شایع‌ترین مشکلات در اینگونه سازمان‌ها، رقابت است که جایگزین همکاری تیمی می‌شود. همچنین دسته‌بندی بر اساس وظایف کارمندان باعث می‌شود تا پیدا کردن مقصر برای سرزنش کردن نیز ساده‌تر شود و این آخرین چیزی است که شما در شرکت خود می‌خواهید.

به جای جدا کردن کارمندان، آن‌ها را در گروه‌هایی قرار دهید که برای رسیدن به یک هدف تلاش می‌کنند. این کار به شما کمک می‌کند تا جابجایی کار‌ها را با کارایی بهتری میان کارمندان انجام دهید.

نتیجه‌گیری

اگر اعضای شرکت شما بخواهند به صورت پویا و بهینه با یکدیگر کار کنند، باید ارتباطات خوب را در شرکت خود نهادینه کنید. فرهنگ شرکت شما باید به گونه‌ای باشد که ارتباطات درست را سرلوحه کار‌ها قرار دهد و به گونه‌ای نباشد که با مرزبندی‌های مختلف، اعضای شرکت را از هم دور کند؛ پس بهتر است از همین الان به دنبال ایجاد فضای مناسب با ارتباطات درست باشید تا بعد‌ها پس از ضررهای فراوان، حسرت نخورید.