نکاتی برای بازدهی بیشتر جلسه ها و حذف دیدارهای غیرضروری

جلسات کاری برای بسیاری افراد نفرت انگیز هستند و اغلبشان بی فایده به نظر می رسند. این افراد بسیاری از جلسه ها را تنها مواردی برای هدر دادن وقت به حساب می آورند و البته در بسیاری موارد حق با آنهاست.

اما برای اینکه تا حد امکان ضروری ترین جلسات را برگزار کنیم و بیشترین بازدهی را در اتاق های جلسه دریابیم چه باید کرد؟

در ادامه با دیجیاتو همراه باشید و نکاتی را در خصوص مدیریت بهتر جلسات مطالعه کنید.

جلسه بی هدف نباید برگزار شود

پیش از برنامه ریزی و زمان بندی هر جلسه ای باید هدف یا اهداف نهایی حاصل از آن برای تمامی شرکت کنندگان مشخص باشد. هدف یک جلسه می تواند تصمیم گیری در خصوص انجام عملی خاص یا هر مورد دیگری باشد و تمامی شرکت کنندگان باید تا حد ممکن با هدف مورد بحث در جلسه همراه و در خصوص آن هم نظر باشند.

زمان مورد نیاز برای برگزاری را به نصف برسانید

تخمین بزنید که زمان مورد نیاز برای برگزاری جلسه چقدر است و سپس آن را به دو بخش تقسیم کنید. برای مثال اغلب جلسه های یک ساعته می توانند در نیم ساعت نیز به نتیجه برسند. برای زمان مورد نیاز برگزاری بازه مشخصی تعیین کنید و پس از آن شاهد اثرگزاری آن در صحبت های افراد باشید. اغلب افراد در صورتی که از زمان محدود جلسه آگاه باشند صحبت های خود را سریع تر و کوتاه تر بیان می کنند.

حتی بهتر است به هنگام ثبت مدت زمان برگزاری جلسه در تقویم، به جای یک ساعت، نیم ساعت یا حتی ۱۵ دقیقه را برای جلسه مذکور اختصاص دهید. بله؛ ۱۵ دقیقه زمانی ایده آل و کاملا مناسب برای برگزاری و نتیجه گیری اغلب جلسات روزانهٔ کاری است.

تعداد شرکت کنندگان را تا حد ممکن کاهش دهید

هر چه تعداد افراد شرکت کننده در جلسه بیشتر باشد، زمان بیشتری هدر می رود و رسیدن به نتیجه نیز سخت تر و سخت تر می شود. جلسات دو نفره به مراتب بازدهی بیشتری در مقایسه با جلسات سه یا چهار نفره یا بیشتر دارند. همچنین انتخاب افراد مناسب برای شرکت در جلسه نیز اهمیت ویژه ای دارد.

شخصی را برای مدیریت جلسه انتخاب کنید

بهتر است کسی نقش مجری یا دبیر را در جلسات بازی کند تا بحث را در تمام طول جلسه پیش ببرد. البته وجود چنین شخصی برای آغاز جلسه نیز مفید و موثر است. مطمئنا همه از این نقش خوششان نمی آید اما به هر شکل بهتر است کسی آن را پذیرفته و در جلسه اعمال کند. برای مثال هنگامی که بحث در حال خروج از موضوع است، مجری یا دبیر جلسه می تواند با جمله ای مشابه 'ببخشید؛ این بحث ممکن است خیلی مهم باشد، اما در موضوع جلسه نمی گنجد'، جلسه را به خط اصلی برگرداند.

•••

به هر شکل جلسات کماکان وجود دارند و البته وجودشان در بسیاری اوقات ضروری است. شما می توانید به راحتی از بار منفی جلسات کاسته و با بهبود بازدهی بار مثبت آنها را افزایش دهید. بدین منظور نکات ذکر شده در بالا به طور حتم می توانند کمک خوبی برای شما باشند.